Verifactu: qué es, cómo funciona y cuándo entra en vigor

Emites tus facturas desde una plantilla, una hoja de cálculo o un programa en el que no piensas desde hace años. Y alguien te ha dicho que en 2027 eso deja de ser legal. No tienes claro si te afecta, en qué fecha exactamente, ni qué se supone que tienes que comprar.

Al terminar esta guía sabrás qué es Verifactu, cuál de las dos fechas de 2027 es la tuya y qué mirar en un programa de facturación. Incluido lo que casi nadie te cuenta: no existe ningún listado de software aprobado por la Agencia Tributaria.

Cada norma que citamos enlaza a su texto oficial en el BOE, y las cuestiones que la ley no resuelve por sí sola, a las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria. Las fechas, las cuantías de las sanciones y lo que el sistema Verifactu exige a tus facturas puedes comprobarlos en la fuente sin salir de esta guía.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Qué es Verifactu, en una frase: el régimen de facturación verificable que la Agencia Tributaria impone a empresas y autónomos en España. Verifactu nace de la Ley Antifraude y cambia tres cosas en las facturas que emites:

• Un registro de facturación encadenado. Cada factura genera un registro que incorpora una huella del registro anterior. Modificar uno rompe la cadena, y la rotura se ve.
• Comunicación con la AEAT. Ese registro se envía a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, o se conserva firmado a la espera de que te lo pidan.
• Un código QR en la factura. Tu cliente lo escanea y comprueba que la factura existe y está declarada.

En la sede electrónica de la AEAT verás el nombre escrito como «VERI*FACTU», con asterisco. Verifactu, Veri*Factu y sistema Verifactu son lo mismo.

El objetivo declarado de Verifactu es acabar con el llamado software de doble uso. Hablamos de programas que permiten llevar una contabilidad paralela, o borrar y retocar facturas ya emitidas sin dejar rastro. Con un registro encadenado eso deja de ser posible, porque el rastro es el propio sistema.

La cadena normativa, en tres piezas

• Ley 11/2021, la Ley Antifraude. Creó la obligación y prohibió el software de doble uso.
• Real Decreto 1007/2023, el Reglamento Verifactu. La desarrolla y define qué tiene que hacer un sistema de facturación.
• Orden HAC/1177/2024. Baja al detalle técnico: formato de los registros, huella, código QR y especificaciones de envío.

Una aclaración que ahorra muchas confusiones: Verifactu no es la factura electrónica obligatoria entre empresas. Esa otra norma viene de la Ley Crea y Crece, regula el formato en que las facturas se intercambian y tiene su propio calendario. Verifactu regula cómo se registran y se verifican las facturas, no en qué formato viajan. Si te interesa la diferencia con detalle, la explicamos en Verifactu y factura electrónica: en qué se diferencian.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Verifactu tiene tres fechas de entrada en vigor y solo una es la tuya.

Quién	Obligatorio desde	Situación
Productores y comercializadores de software de facturación	29 de julio de 2025	Ya en vigor
Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades	1 de enero de 2027	Pendiente
Autónomos (IRPF), no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas	1 de julio de 2027	Pendiente

El calendario original está en el Real Decreto 1007/2023. Lo modificó primero el Real Decreto 254/2025 y después el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025. Esa última norma es la que fija las dos fechas de 2027.

Conviene leer bien qué significan esas fechas. No es un plazo para presentar nada. Es la fecha a partir de la cual todas las facturas que emitas tienen que salir de un sistema que cumpla el reglamento. El día 1 ya cuenta.

Y hay un detalle práctico que se pasa por alto. Los fabricantes de software están obligados desde julio de 2025, así que hoy ya existen programas que cumplen. Nada te impide adaptarte antes de tu fecha, y hacerlo con margen significa no estar migrando tu facturación en el peor momento posible, que es siempre diciembre.

¿A quién afecta Verifactu?

Verifactu afecta a quien tiene obligación de expedir facturas por una actividad empresarial o profesional en territorio común. Eso incluye a sociedades, autónomos, no residentes con establecimiento permanente en España y entidades en régimen de atribución de rentas.

Quedan fuera de Verifactu tres grupos, cada uno por un motivo distinto:

• Contribuyentes de País Vasco y Navarra. Los territorios forales tienen su propio sistema de control de facturación. En Álava, Bizkaia y Gipuzkoa es TicketBAI, y Navarra tiene su equivalente.
• Quienes ya están en el SII. El Suministro Inmediato de Información ya remite los libros registro a la AEAT casi en tiempo real, así que no se duplica la obligación.
• Quienes no tienen obligación de facturar. Si el Real Decreto 1619/2012 no te obliga a expedir factura por una operación, no hay registro que generar.

Canarias, Ceuta y Melilla sí están dentro

Este es el punto que más gente lee al revés, y se entiende por qué. Los tres territorios quedan fuera del ámbito en que se aplica el IVA, así que la conclusión intuitiva es que sus facturas también quedan fuera de Verifactu.

No lo están. Esa exclusión afecta al impuesto, no al régimen de facturación. Que en tu factura aparezca IGIC en lugar de IVA, o IPSI, cambia qué tributo repercutes, no cambia tu obligación de generar un registro verificable de esa factura. Si facturas desde Las Palmas, Santa Cruz, Ceuta o Melilla, las fechas de la tabla anterior son las tuyas.

Una última precisión sobre las exclusiones. Estar fuera de Verifactu no te saca de la Ley Antifraude: la prohibición del software de doble uso sigue aplicándose igual.

Si tu situación no encaja de forma limpia en ninguno de los supuestos anteriores, la desglosamos caso por caso en quién está obligado a Verifactu, incluidos los módulos, las comunidades de bienes y los no residentes.

Verifactu y no Verifactu: las dos modalidades

Aquí está el malentendido más caro de todos. Mucha gente cree que Verifactu obliga a enviar todas sus facturas a Hacienda. No es así.

Lo obligatorio es usar un sistema que cumpla el reglamento. Que ese sistema envíe o no envíe es una elección entre dos modalidades, y cada una tiene sus deberes.

Obligación	Modalidad Verifactu	Modalidad no Verifactu
Envío de los registros a la AEAT	Automático, al emitir	No se envían
Firma electrónica de los registros	No necesaria	Obligatoria
Conservación de los registros	No necesaria	Obligatoria, a tu cargo
Registro de eventos del sistema	No necesario	Obligatorio hasta la prescripción
Mención en la factura	«VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»	Solo el código QR

Puesto así, la elección se ve sola. En modalidad Verifactu envías y te olvidas. La carga de firmar, conservar y demostrar la integridad de los registros se traslada a la AEAT, que ya los tiene.

En modalidad no Verifactu no envías nada. A cambio te quedas con esa carga entera durante todo el periodo de prescripción, y con la responsabilidad de producir los registros si te los reclaman.

Para un negocio pequeño o mediano, la primera opción es más barata por bastante distancia. Quaderno opera en modalidad Verifactu.

¿Cómo funciona Verifactu paso a paso?

El recorrido de una factura con Verifactu, desde que la emites hasta que tu cliente la comprueba, tiene seis pasos:

1. Emites la factura. Tu sistema de facturación genera un registro de alta asociado a ella.
2. El sistema calcula la huella. Es un hash sobre los datos de la factura y sobre el hash del registro anterior. Ahí está el encadenamiento: cada registro apunta al que le precede.
3. El sistema genera el código QR. Lo genera tu programa, no la Agencia Tributaria, siguiendo el formato de URL que la AEAT publica.
4. Se envía el registro a la sede electrónica de la AEAT, si operas en modalidad Verifactu. La Agencia devuelve la aceptación o el rechazo de ese registro.
5. La factura llega a tu cliente, en papel o en PDF, con su QR impreso.
6. Tu cliente escanea el QR y accede al servicio de cotejo de la AEAT, donde comprueba que la factura ha quedado registrada.

Merece la pena insistir en el paso 3, porque circula mucha información equivocada al respecto: el código QR lo genera tu sistema de facturación. La AEAT no lo crea, no te lo devuelve y no interviene en su composición. Lo que hace la Agencia es publicar el formato de la URL que debe contener. Está en el artículo 21 de la Orden HAC/1177/2024:

Artículo 21. Código «QR»

1. El código «QR» deberá tener un tamaño entre 30x30 y 40x40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004. Para la generación del código «QR» se empleará el nivel M (medio) de corrección de errores. En la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se publicarán la ubicación y presentación del mismo dentro de la factura, pudiéndose completar con otras características a cumplir.
2. El contenido del código «QR» será el siguiente:
   1. «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
   2. Información de la factura que formará parte de la «URL»:
      • NIF del obligado a expedir la factura.
      • Número de serie y número de la factura expedida.
      • Fecha de expedición de la factura.
      • Importe total de la factura.

Qué datos viajan a la Agencia Tributaria

El registro que se remite no es la factura entera. Contiene los datos identificativos de la operación:

• NIF y nombre o razón social de quien expide y de quien recibe
• Serie y número de factura, y fecha de expedición
• Tipo de factura, incluyendo si es rectificativa
• Base imponible, tipo y cuota de IVA, y el importe total
• Identificación del sistema de facturación empleado y la huella del registro
• Fecha y hora exactas en que se generó el registro

Los errores se corrigen, no se borran

Los registros de las facturas ya emitidas no se pueden editar. Si te equivocas, la solución es una factura rectificativa o un registro de anulación, y en los dos casos queda constancia de lo ocurrido.

Este es el cambio de hábito más grande para casi todo el mundo. Se acabó abrir la factura de la semana pasada y cambiar una cifra. Si una factura ya salió, la corrección es un documento nuevo que apunta a la anterior.

Requisitos que debe cumplir un software Verifactu

Antes de la lista, conviene fijar el término. Un SIF, o sistema informático de facturación, es cualquier hardware o software que uses para expedir facturas. La definición es deliberadamente amplia: entran los ERP, los terminales de punto de venta y los programas de facturación online.

Un SIF conforme al Reglamento Verifactu tiene que hacer seis cosas:

• Generar un registro de facturación por cada factura expedida, anulada o rectificada
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de esos registros
• Poder comunicarse con la AEAT para remitirlos
• Llevar un registro de eventos del propio sistema, exigible solo fuera de la modalidad Verifactu
• Imprimir el código QR en las condiciones del artículo 21 de la Orden
• Incorporar la declaración responsable de su productor

De ahí sale la conclusión que ya habrás leído en muchos sitios: para emitir facturas con Verifactu, Excel y Word quedan fuera. Pero conviene entender por qué, porque el motivo no es que una hoja de cálculo sea ilegal. Es que no puede generar un registro encadenado con su huella, ni imprimir un QR con la URL de cotejo, ni hablar con la sede electrónica. Le faltan las tres cosas que definen Verifactu.

¿Existe software homologado por la Agencia Tributaria?

No. La homologación no existe, y tampoco hay ningún listado oficial de programas aprobados para Verifactu. Si un proveedor te dice que su software está «homologado por Hacienda» o «certificado por la Agencia Tributaria», está describiendo algo que no existe.

La certificación, en cambio, sí existe y es obligatoria. Lo que ocurre es que la emite el propio fabricante. La AEAT lo llama autocertificación: el productor firma una declaración responsable en la que certifica que su sistema cumple el reglamento, y responde él de lo que declara. No interviene ningún organismo externo, la Agencia Tributaria no aprueba ni comprueba nada por adelantado, y no existe ningún registro de productos certificados que puedas consultar.

El mecanismo está en la norma. El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 obliga al productor del software a emitir una declaración responsable y mantenerla accesible. En ella identifica el programa y su versión y declara, bajo su propia responsabilidad, que cumple el reglamento y la Orden que lo desarrolla. Su contenido obligatorio está tasado en el artículo 15 de la Orden, apartado por apartado. Es una autodeclaración con consecuencias para quien la firma, no un sello que conceda nadie.

Como esa declaración debe poder leerse antes de comprar, puedes pedírsela a cualquier proveedor que estés valorando. La nuestra está publicada aquí: declaración responsable de Quaderno. Verás los campos que exige el artículo 15 de la Orden, uno a uno.

¿De dónde sale entonces la idea de la homologación? De dos sitios.

El primero es TicketBAI, que en el País Vasco sí tiene un registro real de software garante con sus fabricantes inscritos. Mucha gente da por hecho que Verifactu copió ese modelo, y no lo hizo.

El segundo es la palabra «certificados» del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Ahí se refiere a esta declaración responsable, no a un procedimiento de aprobación previa.

Qué comprobar de verdad antes de contratar

La pregunta útil no es si el programa está homologado, porque ninguno lo está. Es esta:

• ¿El productor publica su declaración responsable? Debería poder enseñártela sin que insistas.
• ¿En qué modalidad opera? Verifactu o no Verifactu cambia tus obligaciones, no solo las suyas.
• ¿Genera el registro encadenado y el código QR? Los dos, no uno.
• ¿Se comunica con la AEAT? Y si lo hace, qué te devuelve cuando la Agencia rechaza un registro.

Sobre Quaderno, con la misma precisión que pedimos al resto. Quaderno cumple con el Reglamento Verifactu, opera en modalidad Verifactu y envía los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. No decimos que esté homologado, porque eso no existe.

Sanciones por incumplir Verifactu

Las sanciones no están en el Reglamento Verifactu, sino en el artículo 201 bis de la Ley 58/2003, General Tributaria, que introdujo la Ley Antifraude. Todas las infracciones relacionadas con los sistemas de facturación se califican como graves.

Infracción	A quién afecta	Sanción
Tenencia de sistemas que no cumplan el reglamento, o que no estén debidamente certificados	La empresa o el autónomo que los usa	Multa fija de 50.000 € por cada ejercicio
Fabricación, producción o comercialización de sistemas que no cumplan	El productor del software	Multa fija de 150.000 € por cada ejercicio con ventas y por cada tipo distinto de sistema
Comercialización de sistemas sin la certificación exigida	El productor del software	1.000 € por cada sistema comercializado

Un matiz que casi todas las páginas que leerás sobre esto pasan por alto. Verás escrito «hasta 50.000 euros» en casi todos los artículos sobre sanciones de Verifactu, como si fuera un techo. La ley no dice eso: habla de una multa pecuniaria fija. No es un máximo del que se negocia a la baja, es la cuantía.

Y hay una consecuencia que nadie pone en la factura del incumplimiento, aunque duele antes que la multa. Una factura que no se apoya en un registro conforme queda expuesta cuando toca justificar un gasto deducible o acreditar un ingreso. Y eso se suma a las sanciones por no emitir factura electrónica cuando corresponda. El problema deja de ser una sanción hipotética y pasa a ser tu declaración.

Tienes el desglose completo de las dos infracciones, con los importes exactos y quién responde en cada caso, en sanciones de Verifactu.

Cómo cumplir con Verifactu con Quaderno

Quaderno cumple con el Reglamento Verifactu y opera en modalidad Verifactu, así que el envío es automático desde el momento en que activas la integración.

Qué hace, en concreto:

• Envía a la AEAT todas tus facturas, tickets y abonos, sin que tengas que marcar nada factura a factura
• Añade el código QR a cada documento, para que tu cliente pueda comprobarlo
• Devuelve verification_code y verification_url a través de la API, si quieres montar la verificación en tu propia interfaz
• Emite webhooks de entrega (delivery.succeeded, delivery.failed, delivery.rejected), para que sepas si un registro ha sido rechazado en lugar de enterarte meses después

La puesta en marcha son tres pasos:

1. Subes tu certificado electrónico. Su NIF y su nombre fiscal deben coincidir con los de la cuenta.
2. Conectas Verifactu desde la página de Integraciones.
3. Autorizas el envío a la Agencia Tributaria.

A partir de ahí el recorrido de cada factura es siempre el mismo y no tienes que tocar nada. Quaderno genera el registro, lo remite a la Agencia Tributaria, y tu cliente recibe su factura con el código QR:

Tres limitaciones que conviene saber antes

• La numeración y la fecha de emisión se asignan automáticamente. Con Verifactu activo no puedes usar tu propia serie ni retrodatar una factura.
• Se valida el nombre y el NIF del cliente contra el censo de la AEAT en las facturas completas a clientes españoles. Si la validación falla, la factura se guarda como borrador en lugar de emitirse con datos incorrectos.
• Quaderno funciona siempre en modo Verifactu, y eso no se puede desactivar. No es una carencia, es una característica declarada: el campo 1.e de nuestra declaración responsable dice que el sistema se produjo para funcionar exclusivamente como VERI*FACTU. Por eso el envío no es un interruptor. Si necesitas detener los envíos, hay que escribir a soporte.

Lo que ningún conector de Verifactu resuelve

Aquí está la diferencia real, y no tiene que ver con Verifactu. Las demás herramientas que hay en este mercado son soluciones de cumplimiento españolas y solo españolas.

Si vendes fuera de España a través de Stripe, Shopify, WooCommerce o Amazon, tienes dos obligaciones a la vez:

• Verifactu, por facturar desde España.
• El IVA del país de tu cliente, por vender allí.

Quaderno calcula y aplica el impuesto correcto en cada país en el que vendes, valida los números de IVA intracomunitarios y vigila los umbrales de registro. Es el mismo sistema que envía tus registros a la AEAT.

Puedes ver el detalle en la página de la integración con Verifactu, y las tarifas están en precios.

Hace poco hicimos un webinar respondiendo a las dudas que más nos llegan sobre Verifactu y facturación electrónica:

Verifactu llega en 2027, pero el software está obligado desde 2025, así que no hay ninguna razón para esperar a tu fecha. Mira cómo funciona la integración de Verifactu en Quaderno, o pruébalo gratis y comprueba cómo queda tu primera factura con su código QR.