Verifactu: la guía definitiva para no tener sorpresas

¿Has oído hablar del Verifactu? Yo sí, y lo conozco muy bien. En esta guía podrás informarte, porque responderé a todas las preguntas que nos suelen hacer en Quaderno y añadiré también un webinar que hicimos hace poquito.

Yo soy Carlos Hernandez, experto en facturación desde hace más de 20 años y CEO fundador de Quaderno (empresa de facturación electrónica que arrancó en 2014). Llevo muchos años empapándome sobre este nuevo sistema que llega a España, y hoy quiero responder a todas tus dudas.

¿Empezamos? Prepárate, porque esto te interesa y mucho.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Verifactu, o, como lo llaman en la Agencia Tributaria (AEAT): «VERIFACTU»*, es el nuevo sistema que trae Hacienda para poner fin al fraude fiscal y asegurarse de que todo el mundo juega limpio con sus números.

Es una forma de hacer que las facturas sean verificables y difíciles de manipular, lo que se traduce en menos falsificación y más control sobre lo que realmente se factura.

Si eres autónomo o tienes un negocio, tendrás que usar un software de facturación certificado por la Agencia Tributaria. Esto es lo que más te tiene que preocupar.

Olvídate de hacer facturas en Word o Excel, porque ya no valdrán.

Además, a partir de ahora, los programas de facturación tendrán que cumplir con una serie de requisitos para que Hacienda pueda recibir, de manera automática y en tiempo real, los registros de facturación.

¿Y esto, para qué? Para que los datos sean seguros, accesibles y trazables. En pocas palabras, cada factura emitida tendrá un rastro digital que impedirá su manipulación y permitirá que todo esté en orden, sin margen para trampas.

Si usas un software de facturación adecuado, como el de Quaderno, el proceso será casi automático y no tendrás que preocuparte por nada. Pero si hasta ahora facturabas «a la antigua», más vale que empieces a adaptarte, porque este cambio viene para quedarse.

No te preocupes: te sigo explicando más cosas sobre Verifactu para que lo entiendas a la perfección, y resolveré muchas de tus posibles dudas en los siguientes apartados. No hace mucho hicimos un webinar resolviendo dudas de nuestros clientes, que te añadiré más abajo, y sé qué preguntas debes de tener en mente.

Características del sistema Verifactu

Con Verifactu, las facturas serán más seguras, verificables y transparentes. Y sí, puede parecer un cambio grande si hasta ahora hacías facturas en Word, pero si te lo montas bien todo será automático, sin dolores de cabeza.

Veamos qué implica este sistema:

1. Registros de facturación inalterables

Cada vez que emitas una factura, el sistema creará un registro de facturación único que no se podrá modificar ni borrar. Se acabó eso de cambiar un par de cosas en la factura, aquí y allí, incluso después de haberla enviado.

Para evitar cualquier intento de retoque, cada factura se encadena con la anterior. Así, Hacienda puede comprobar si falta alguna o si alguien ha intentado manipular los datos.

2. Envío automático de datos a Hacienda

Si usas un software de facturación certificado y activas la opción Verifactu, el proceso será automático y te olvidarás del tema.

¿Por qué?, porque el Reglamento Verifactu añade la posibilidad de que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) envíen los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática.

Todos los SIF que opten por este envío automatizado se denominan «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas Verifactu».

Los sistemas Verifactu funcionan de la siguiente manera:

1. Para cada factura emitida, se remite un fichero XML a la sede electrónica de la AEAT.
2. La AEAT asigna un código QR y un código identificativo a cada fichero.
3. La AEAT devuelve el fichero validado junto con los datos generados.
4. Por último, la factura se envía al cliente en papel o en formato PDF con su correspondiente código QR.

Todas las facturas enviadas por los sistemas Verifactu a los clientes finales deben incluir las palabras «Verifactu» o la frase completa a la que hace referencia «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Podrás usar los códigos QR impresos en las facturas recibidas para verificar su validez en la web de la Agencia Tributaria.

3. Requisitos para los sistemas informáticos de facturación (SIF)

Si usas o estás creando un programa de facturación, tendrás que asegurarte de que cumple con las normas de Verifactu. No es opcional.

Para que Hacienda lo dé por válido, debe cumplir con estos requisitos:

1. Generar registros de facturación. Cada vez que emitas, anules o rectifiques una factura, el sistema tiene que generar un registro de facturación único. Es decir, cada factura deja su propia huella digital, evitando que puedas hacer cambios sin que quede constancia.
2. Garantizar la seguridad de los datos. El sistema debe garantizar que los registros de facturación sean:
   • Íntegros. No se pueden modificar ni borrar.
   • Accesibles y legibles. Si Hacienda los pide, deben estar disponibles y claros.
   • Inalterables. No se pueden manipular después de ser generados. Vamos, que lo que facturas queda grabado a fuego.
3. Enviar los datos automáticamente a Hacienda. El software debe ser capaz de enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática y en tiempo real, si el usuario así lo decide. Si prefieres no enviar los datos en tiempo real, el software deberá garantizar que los registros se conservan de manera segura, y que en cualquier momento puedan ser enviados a Hacienda en formato Verifactu en caso de inspección.
4. Registrar eventos para la trazabilidad. El sistema debe registrar todos los movimientos que hagas dentro del programa de facturación. Esto incluye la emisión, rectificación y anulación de facturas. Este registro no se puede modificar ni borrar y debe guardarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.

El objetivo de todo esto, como te decía antes, es que las facturas sean infalsificables y que haya un rastro digital de cada una. Si cometes un error en una factura, no podrás simplemente eliminarla y hacer otra. En su lugar, el sistema generará un registro de anulación, dejando claro qué ha pasado y evitando cualquier sospecha.

4. Datos que se envían a Hacienda

Cuando se genera una factura con Verifactu, el software envía una serie de datos clave a la Agencia Tributaria, como:

• Quién emite y recibe la factura (NIF, nombre o razón social).
• Número de factura, fecha de emisión.
• Si es una factura rectificativa o una nueva.
• Conceptos e importes: Base imponible, IVA, retenciones, etc.
• Identificación del sistema de facturación y código del registro.
• Fecha y hora exactas en las que se generó la factura.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Según la Orden HAC7/1177/2024, la entrada en vigor de Verifactu será el 1 de julio de 2025, que será a partir de cuándo las empresas tendrán que adoptarlo.

Sin embargo, yo de ti me centraría en la fecha oficial del 1 de julio. No te arriesgarás a que el rumor sea falso y te acaben multando por no usar Verifactu a tiempo, ¿no?

¿A quién afecta el Verifactu?

El Verifactu es obligatorio para todas las empresas y profesionales radicados en territorio español, incluidas las Islas Canarias, Ceuta y Melilla.

Tendrás que asegurarte de que tu software de facturación cumple con las nuevas exigencias de Hacienda. Te lo repito: ya no vale con hacer las facturas en Word, Excel o la plantilla de turno: necesitas acceso a un programa homologado como Quaderno.

¿Quién está exento de Verifactu?

Hay tres tipos de negocios que quedarán exentos:

1. Las empresas y profesionales que ya están en el SII (Suministro Inmediato de Información). Este sistema, que ya reporta datos en tiempo real a Hacienda, sigue en marcha sin cambios.
2. Los negocios en territorios de régimen foral (Araba, Bizkaia, Gipuzkoa y Navarra). Allí ya llevan tiempo con su propio sistema de control de facturación llamado TicketBAI, así que no les afecta esta nueva norma.
3. Las empresas exentas de emitir factura según el Real Decreto 1619/2012. Esto incluye sectores como la agricultura, ganadería y pesca, que tienen normativas específicas.

Si no estás en estos grupos, ya sabes: toca adaptarse al Verifactu antes de julio de 2025. Así que, si aún no lo has hecho, ve buscando un buen software de facturación, porque este cambio no es opcional.

Ventajas de los sistemas Verifactu

Hay varias razones por las que este sistema vendrá muy bien, tanto si eres autónomo como si tienes un negocio más grande. Te cuento algunas de sus ventajas más importantes:

1. Te da credibilidad

Si facturas con Verifactu, tus clientes sabrán que lo haces cumpliendo con Hacienda. Esto genera confianza en tus relaciones comerciales. Además, con el código QR en la factura, cualquiera podrá comprobar su autenticidad en segundos.

2. Menos líos con la contabilidad

Si te vuelves loco con la contabilidad, Verifactu te lo pone más fácil. Como las facturas quedan registradas de manera automática, no tienes que preocuparte por actualizar los libros ni por cuadrar números a última hora.

3. Ahorras tiempo

Olvídate de enviar facturas manualmente a Hacienda. Con un software compatible con Verifactu, todo se hace solo. Cada factura que emites se registra y, si activas la opción, se envía automáticamente a la Agencia Tributaria. Esto significa menos papeleo y más tiempo para centrarte en tu negocio.

4. Seguro y transparente

El sistema está diseñado para que nadie pueda modificar, eliminar o hacer trampas con las facturas. Cada registro queda guardado y trazado, lo que reduce el fraude y evita problemas con Hacienda. Para ti, esto se podría traducir en menos riesgos y menos inspecciones sorpresa.

5. Más comodidad

Verifactu es un paso más hacia la digitalización, eliminando el papeleo innecesario y permitiéndote gestionar todo online. Se acabaron las carpetas llenas de facturas impresas y los montones de recibos acumulando polvo.

Esta es, por cierto, una de las razones por las que llevo tanto tiempo apostando por la facturación electrónica.

6. Una economía más justa

Este sistema ayuda a reducir la economía sumergida y el fraude fiscal, consiguiendo limpiar este problema económico español. Y, aunque a veces nos quejemos de Hacienda, lo cierto es que si todos jugamos con las mismas reglas, el juego se equilibra.

Ya tenemos nuestro webinar informativo disponible para que lo puedas consultar y ver todas las preguntas que hemos respondido sobre Verifactu y la facturación electrónica:

¿Cuándo tendremos Verifactu en Quaderno?

¡Justo a tiempo! Quaderno cumplirá con Verifactu a tiempo para la fecha de julio 2025.

¿Tienes más dudas todavía?

No te preocupes, que sigo respondiéndotelas basándome en lo que nos han estado preguntando. Si tu pregunta no está aquí, contáctanos y la añadimos, o pruebas directamente nuestro software para que veas cómo es:

1. La obligatoriedad de Verifactu

A ver, voy a aclarar una duda, ya que mucha gente se piensa que el sistema Verifactu es obligatorio para todo el mundo.

Para los únicos que es obligatorio emplear Verifactu es para los desarrolladores de software de facturación, que deberán de seguir la normativa y conseguir así que su SIF esté certificado.

Lo que pasará con las empresas y profesionales es que mandar tus facturas de manera automática a Hacienda será VOLUNTARIO. Lo que sí que será obligatorio será usar un SIF certificado, es decir un programa, como Quaderno, que cumpla con las normas de inalterabilidad y trazabilidad de las facturas.

Podrás seguir generando tus facturas como siempre, pero el software deberá registrar todos los movimientos y evitar manipulaciones.

¿Y qué pasa si sigo haciendo facturas en Excel o Word? Directamente, no podrás. Si no usas un software certificado, te arriesgas a sufrir sanciones.

2. ¿Qué es un SIF o sistema informático de facturación?

Un sistema informático de facturación (SIF) es cualquier sistema hardware o software que permite emitir facturas. Esta amplia definición incluye sistemas ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales), terminales de punto de venta y programas de facturación online, como Quaderno.

Si usas un SIF para gestionar las facturas de tu negocio, según este reglamento, dicho sistema está obligado a cumplir con los siguientes requisitos:

• Generar un registro de facturación para cada factura emitida, anulada o rectificada.
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de todos los registros de facturación.
• Ser capaz de enviar automáticamente cualquier registro de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT).
• Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de todas las operaciones dentro del sistema. Este registro de eventos no podrá ser modificado y debe conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.

Además de todo esto, todos los SIF deben incluir una declaración responsable del fabricante para asegurar su conformidad con la Ley General Tributaria, el Reglamento Verifactu y cualquier otra normativa relacionada que se apruebe en el futuro.

3. ¿Qué pasa si un fabricante de software no cumple con el reglamento Verifactu?

Pues que puede recibir sanciones de hasta 150.000 euros, o 1.000 euros por licencia.

4. ¿Y si una empresa o profesional decide no usar un sistema Verifactu?

Una cosa es no querer enviar tus facturas a Hacienda y otra muy distinta es ignorar por completo la normativa y decidir seguir creando las facturas desde tus plantillas en Excel.

Si haces esto, además de perderte las ventajas de usar una facturación más automatizada, las sanciones podrían ser de unos 50.000 euros por ejercicio. Al fin y al cabo, estarás yendo en contra de la Ley Antifraude.

Piensa que Hacienda va a requerir poder tener acceso a tus facturas cuando lo solicite, a través del SIF.

5. ¿Cuánto costará Verifactu a las empresas?

La normativa relacionada con Verifactu obligará a las empresas y profesionales a usar un SIF para gestionar sus facturas, no a enviar las facturas. El tema es el coste del SIF, que la propia empresa tendrá que elegir. Vamos, tú eliges qué software es el idóneo para ti.

La esencia es que vas a tener que digitalizar tu facturación sí o sí, y necesitarás un SIF certificado. Por tanto, los precios variarán según el software.

Como ejemplo, solo tienes que ver nuestros precios.

Además, recuerda las ventajas del Verifactu… que incluyen la automatización de facturas, más credibilidad de cara a tus clientes, menos papeleo, etc. Todo eso también puede significar un beneficio para tu empresa.

6. ¿Cómo empezó esto de Verifactu?

Esto empezó a anunciarse en julio del año 2021, cuando el Gobierno español publicó la conocida como «Ley Antifraude», un catálogo de medidas para prevenir y luchar contra el fraude fiscal.

Entre otras medidas, la Ley estableció la prohibición de los llamados «softwares de doble uso» — programas de facturación o de gestión que permiten llevar contabilidades alternativas, modificar o eliminar facturas ya emitidas– y definió los requisitos básicos que deben cumplir los programas de contabilidad y gestión empresarial.

Esos requisitos — que básicamente consisten en asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación— quedaban a la espera de un reglamento que los desarrollara con más detalle.

Y así, en diciembre de 2023, el Ministerio de Hacienda publicó el Real Decreto 1007/2023, o «Reglamento Verifactu», que detalla los requisitos técnicos que todos los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con la Ley Antifraude.

7. ¿Cómo funciona exactamente la creación del QR?

Hacienda crea el QR de manera automática una vez recibe la factura, lo añade y te lo vuelve a enviar.

¿Quieres saber más? En el artículo 21 de la Orden Ministerial lo explican con mucha claridad. Cito textualmente:

8. ¿Cómo puedo estar seguro de que las facturas electrónicas lleguen a Hacienda y no se quedarán en un «limbo»?

Como sabes, al escanear un código QR con tu teléfono, lo que ocurre es que se carga automáticamente una URL.

Sabiendo esto, combinado con lo explicado en la pregunta anterior, si no se ha creado un QR o al menos la URL del QR, es que no ha llegado. Así de simple.

En el artículo 20 de la orden anterior lo explican también:

9. ¿Cómo puedo saber si mi programa cumple con la normativa antifraude?

Solo tendrás que consultar lo que dice dicha normativa. Sin embargo, recuerda que también puedes contar con la API de Quaderno, que podría facilitarte mucho la gestión de facturas de manera automática dentro de tus propias herramientas.

Si te preocupa cumplir con los requisitos técnicos, te recomendamos que te mires la Orden Ministerial de Verifactu.

10. ¿Se permite la modificación de facturas una vez enviadas a la AEAT?, ¿cómo se tratarán los errores humanos a la hora de facturar?

No, la factura no se podrá modificar porque ya se habrá enviado y validado con Hacienda. Tendrás que crear en su lugar una factura rectificativa. Esto es algo que siempre hemos hecho con Quaderno, y que inculcamos en nuestros clientes.

Con las facturas electrónicas hay que cambiar de mentalidad. Si una factura ya ha sido pagada, es la factura final. Si ha habido un error, hay que abonarla y emitir la factura corregida (en Quaderno, esto se hace clicando en «corregir»).

Las sanciones por no hacer esto bien, pueden ser de hasta 50.000 euros, así que cuidado.

11. ¿Verifactu es lo mismo que la Ley Crea y Crece?

No, no es lo mismo. La Ley Crea y Crece llegará también (será sobre el formato específico de la factura), pero más tarde.

¿Qué te parece?, ¿te sientes preparado ante la llegada del sistema Verifactu?

Anticípate a estos cambios y comienza a usar Quaderno para simplificar tu gestión fiscal y administrativa con nuestra prueba gratuita. Sin compromiso de ningún tipo.