El Reglamento Verifactu: qué es y cómo afecta a tu negocio

En julio del año 2021, el Gobierno español publicó la conocida como «Ley Antifraude», un catálogo de medidas para prevenir y luchar contra el fraude fiscal.

Entre otras medidas, la Ley estableció la prohibición de los llamados «softwares de doble uso» — programas de facturación o de gestión que permiten llevar contabilidades alternativas, modificar o eliminar facturas ya emitidas– y definió los requisitos básicos que deben cumplir los programas de contabilidad y gestión empresarial.

Esos requisitos — que básicamente consisten en asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación— quedaban a la espera de un reglamento que los desarrollara con más detalle.

Y así, en diciembre de 2023, el Ministerio de Hacienda publicó el Real Decreto 1007/2023, o «Reglamento Verifactu», que detalla los requisitos técnicos que todos los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con la Ley Antifraude.

En este artículo te explicaremos los conceptos fundamentales del Reglamento Verifactu y cuáles son las características que debe tener cualquier programa de facturación para poder ser utilizado de forma legal en España.

¿Qué es un sistema informático de facturación?

Un sistema informático de facturación (SIF) es cualquier sistema hardware o software que permite emitir facturas. Esta amplia definición incluye desde sistemas ERP, a terminales de punto de venta y programas de facturación online, como Quaderno.

Si usas un SIF para gestionar las facturas de tu negocio, dicho sistema está obligado a cumplir con los siguientes requisitos:

• Generar un registro de facturación para cada factura emitida, anulada o rectificada.
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de todos los registros de facturación.
• Ser capaz de enviar automáticamente cualquier registro de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT).
• Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de todas las operaciones dentro del sistema. Este registro de eventos no podrá ser modificado y debe conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.

Además de todo esto, todos los SIF deben incluir una declaración responsable del fabricante asegurando su conformidad con la Ley General Tributaria, el Reglamento Verifactu y cualquier otra normativa relacionada que se apruebe en el futuro.

¿A quién afecta el Reglamento Verifactu?

El Reglamento Verifactu es obligatorio para todas las empresas y profesionales radicados en territorio español, incluidas las Islas Canarias, Ceuta y Melilla.

Sólo estarán exentos de cumplir con el Reglamento los siguientes casos:

• Las empresas y profesionales que estén adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Las empresas y profesionales radicados en los territorios de régimen foral: Araba, Bizkaia, Gipuzkoa y Navarra. En los tres primeros territorios funciona desde hace algún tiempo el sistema TicketBAI.
• Las empresas exentas de emitir factura según el Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012), entre las que se encuentran los sectores agrícola, ganadero y pesquero.

Los sistemas Verifactu

Con el objetivo de aumentar la transparencia fiscal y automatizar los procesos fiscales, el Reglamento Verifactu añade la posibilidad de que los SIF envíen los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática.

Todos los SIF que opten por este envío automatizado se denominan «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas Verifactu».

Los sistemas Verifactu funcionan de la siguiente manera:

1. Para cada factura emitida, se remite un fichero XML a la sede electrónica de la AEAT.
2. La AEAT asigna un código QR y un código identificativo a cada fichero.
3. La AEAT devuelve el fichero validado junto con los datos generados.
4. Por último, la factura se envía al cliente en papel o en formato PDF con su correspondiente código QR.

Todas las facturas enviadas por los sistemas Verifactu a los clientes finales debe incluir las palabras «Verifactu» o la frase completa a la que hace referencia «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Los clientes podrán usar los códigos QR impresos en las facturas recibidas para verificar su validez en la web de la Agencia Tributaria.

Ventajas de los sistemas Verifactu

Las principales ventajas de los sistemas Verifactu son:

1. Confianza en la transparencia. Los sistemas Verifactu aseguran a los clientes que sus proveedores cumplen con sus obligaciones fiscales.
2. Simplificación contable. Los negocios pueden automatizar el envío de facturas a Hacienda, facilitando la presentación de modelos tributarios.
3. Promoción de la economía transparente. Ayuda a combatir el fraude fiscal y reduce la economía sumergida.
4. Digitalización y unificación de procesos. Optimiza tiempo y recursos, acelerando la transición hacia la digitalización.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

La obligatoriedad del Reglamento Verifactu está pendiente de una Orden Ministerial donde se detallará el formato de los ficheros que deben ser enviados a la AEAT y los protocolos de envío. A partir de su publicación, desarrolladores y comercializadores de software tendrán 9 meses para adaptar sus productos.

Las empresas y profesionales tienen hasta el 1 de julio de 2025 para adaptarse a este nuevo sistema.

Cómo cumplir con el Reglamento Verifactu

Seguramente en este momento hayan saltado todas las alarmas y estés a punto de entrar en modo pánico, pero puedes estar tranquilo. Si estás buscando una solución para gestionar tus facturas según el Reglamento Verifactu, Quaderno es tu aliado.

Así cumplimos en Quaderno con todos requisitos de esta nueva normativa:

• Generamos un registro de facturación por cada factura emitida.
• Garantizamos la integridad de todas las facturas, asegurando que no han sido alteradas de manera no autorizada desde su emisión.
• Todas las facturas son conservadas durante el tiempo que exige la ley de facturación si tu cuenta permanece activa.
• Tus facturas son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar gracias a nuestro almacenamiento en la nube.
• Todos los datos de facturación son presentados de una manera totalmente legible, facilitando las inspecciones y auditorías por parte de las autoridades tributarias.
• Cada factura contiene un histórico de todas las operaciones realizadas sobre ella, desde su fecha de emisión hasta el registro de los pagos asociados, garantizando la trazabilidad de todas las operaciones.
• Las facturas emitidas con Quaderno son inalterables. Si detectas algún error en una factura ya emitida, te ofrecemos los mecanismos adecuados para cancelarla de acuerdo a lo establecido en la ley de facturación.
• Cualquier factura puede ser enviada a la Agencia Tributaria en el formato oficial si así se desea.

En resumen, Quaderno te ofrece todo lo que necesitas para emitir y gestionar tus facturas sin arriesgarte a ser multado con 50.000 € por no cumplir con la Ley Antifraude.

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