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Qué es TicketBAI y cómo puedes implementarlo en tu negocio

Qué es TicketBAI y cómo puedes implementarlo en tu negocio

TicketBAI está marcando un antes y un después en la forma en la que las empresas y profesionales del País Vasco gestionan sus facturas. En este artículo desglosamos qué es TicketBAI, cómo funciona, sus fechas clave, su impacto en Araba, Bizkaia y Gipuzkoa, y mucho más. ¡Acompáñanos en este viaje hacia la facturación del futuro!

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es una iniciativa impulsada por las tres Haciendas Forales del País Vasco (Araba, Bizkaia y Gipuzkoa) y el Gobierno Vasco. Su objetivo es combatir el fraude fiscal y aumentar el control sobre las operaciones económicas, tal y como queda establecido en el Plan Conjunto de Lucha contra el Fraude Fiscal elaborado por el Gobierno de Euskadi.

A través de este sistema, todas las facturas emitidas por empresas y profesionales deben ser comunicadas instantáneamente a la Hacienda Foral correspondiente a través de un software de facturación homologado.

Toda esa información será utilizada por las Haciendas Forales para facilitar a sus contribuyentes el ejercicio de sus obligaciones fiscales.

¿Cómo funciona TicketBAI?

El funcionamiento de TicketBAI se basa en la generación de un código QR y una serie de datos identificativos en cada factura. Estos elementos garantizan la trazabilidad y unicidad de las facturas, permitiendo a las Haciendas Forales un control más efectivo sobre las transacciones.

  1. Para cada factura emitida, el software creará un fichero XML firmado electrónicamente.
  2. Dicho fichero será enviado a la Hacienda Foral correspondiente.
  3. La Hacienda Foral asignará un código QR y un código identificativo a cada fichero.
  4. Por último, la Hacienda Foral enviará el fichero validado junto con los datos generados al emisor de la factura.
  5. El emisor de la factura enviará la factura en papel o en formato PDF con su código QR y su código identificativo al cliente.

diagrama explicando el proceso de validación de TicketBAI

Según las especificaciones oficiales de TicketBAI, la factura final enviada al cliente debe mostrar el código QR (con un tamaño mínimo de 30 mm y máximo de 40 mm) y el código de identificación en una tipografía legible y similar al del resto del documento.

representación de los requisitos de la factura validad por TicketBAI

Los clientes podrán usar el código para verificar la validez de la factura recibida en los servicios online de las Haciendas Forales.

¿A quién afecta TicketBAI?

Este sistema afecta a prácticamente todos los profesionales y empresas que realizan actividades económicas en el País Vasco, independientemente de su tamaño o sector. Desde autónomos hasta grandes corporaciones, todos deben adaptarse a esta nueva normativa.

Solo hay una excepción. Las diputaciones de Gipuzkoa y Araba eximen del cumplimento de esta nueva normativa a las personas mayores de 60 años que no hayan tenido empleados durante 2021 y no pertenezcan a profesiones obligadas a colegiarse.

TicketBAI en Araba, Bizkaia y Gipuzkoa

Aunque la esencia de TicketBAI es la misma en las tres provincias, existen algunas particularidades en su implementación:

  • En Araba se ha puesto un énfasis especial en la formación y el apoyo a los empresarios para la transición al nuevo sistema.
  • En Bizkaia, TicketBAI forma parte de BATUZ, un proyecto impulsado por la Hacienda Foral local que incluye otros elementos para modernizar la gestión fiscal como el libro de registro de operaciones económicas (LOE) o los borradores de IVA, Sociedades y Renta. La implementación de BATUZ se ha ido realizando de manera progresiva, afectando inicialmente a las grandes empresas y extendiéndose gradualmente a las pequeñas y medianas empresas y a los autónomos. Su implementación completa representa un paso importante hacia la digitalización y la modernización de la gestión fiscal en Bizkaia.
  • Gipuzkoa ha sido pionera en algunos aspectos de TicketBAI, iniciando su implementación antes que las demás provincias.

Si necesitas más información puedes acceder a las webs oficiales de las Haciendas Forales.

Plazos de implementación

TicketBAI se ha ido implementando de manera gradual. El calendario de obligatoriedad varía ligeramente entre Araba, Bizkaia y Gipuzkoa, comenzando en algunas áreas en 2021 y extendiéndose hasta 2026. Es esencial estar atento a las fechas específicas que afectan a tu sector de actividad.

  • Araba — El 1 de diciembre de 2022 entró en vigor la obligación TicketBAI a todos los contribuyentes residentes en Araba.
  • Bizkaia — Los contribuyentes del Impuesto de Sociedades que no sean microempresas o PYMES tienen que usar TicketBAI desde el 1 de enero de 2024. El resto de contribuyentes están obligados a usar TicketBAI entre el 1 de julio de 2024 y el 1 de enero de 2026, dependiendo de su tipo de actividad económica.
  • Gipuzkoa — Desde el 1 de junio de 2023 la obligación TicketBAI es exigible a todas las personas contribuyentes que ejerzan actividades económicas en Gipuzkoa.

Incentivos y deducciones

Para fomentar la adopción temprana de esta tecnología, las Haciendas Forales están dando incentivos fiscales a los negocios que empiecen a usar TicketBAI antes de los plazos oficiales establecidos.

En Bizkaia, los contribuyentes podrán aplicar una deducción del 30% sobre todos los gastos necesarios para implementar TicketBAI en su negocio, incluyendo la compra de equipos, terminales y software.

También se establece una deducción del 15% en el IRPF o el Impuesto de Sociedades durante 2 años para aquellos contribuyentes que usen TicketBAI antes de los plazos oficiales.

Las Haciendas Forales de Bizkaia y Gipuzkoa establecen ventajas similares, permitiendo deducir el 60% del IRPF o el Impuesto de Sociedades por anticiparse un mes a la obligatoriedad de TicketBAI en sus territorios.

Te recomendamos consultar tu caso con la Hacienda Foral correspondiente.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la normativa TicketBAI puede acarrear sanciones significativas. Estas van desde multas económicas hasta posibles sanciones administrativas, dependiendo de la gravedad y la repetición del incumplimiento.

Cualquier alteración de datos, destrucción de información o manipulación del software garante conlleva una multa del 20% de la cifra de negocio del ejercicio anterior, con un mínimo de 20.000 euros.

La multa aumentará al 30% de la cifra de negocio del ejercicio anterior, con un mínimo de 30.000 euros, para aquellos negocios que reincidan en prácticas ilegales con respecto a TicketBAI.

Cómo facturar con TicketBAI

Para facturar bajo el sistema TicketBAI, necesitas un software que cumpla con los requisitos establecidos por las Haciendas Forales. Este tipo de programas se denominan software garantes.

Cualquier software garante debe ser capaz de generar el código QR y los datos necesarios para cada factura, y enviarlos automáticamente a la Hacienda Foral correspondiente.

Es fundamental elegir un proveedor de software confiable y que esté completamente adaptado a las especificaciones de TicketBAI. Las Haciendas Forales disponen de un listado actualizado de todos las aplicaciones que tienen la condición de software garante.

Quaderno está homologado como software garante TicketBAI por las tres Haciendas Forales. Puedes usar nuestro software para emitir tus facturas y nosotros nos encargaremos de mandarlas a tu Hacienda Foral de forma automática y generar las facturas que debes enviar a tus clientes.

Requisitos de los software garantes

Los software garantes que respaldan TicketBAI deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales para garantizar la correcta emisión de facturas y su correspondiente comunicación a la Hacienda. Estos requisitos incluyen:

  • Generación de facturas electrónicas — El software debe ser capaz de generar facturas electrónicas según el formato y estándares establecidos por TicketBAI.
  • Incorporación de código QR y TBAI-Identificación — Cada factura debe contener un código QR y una identificación TBAI única, que incluye información esencial sobre la factura y el emisor.
  • Firma electrónica — Las facturas deben estar firmadas electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad.
  • Envío de datos a la Hacienda Foral — El software debe ser capaz de enviar automáticamente los datos de cada transacción a la Hacienda Foral correspondiente en tiempo real o en el plazo establecido.
  • Almacenamiento seguro — Debe garantizar el almacenamiento seguro de las facturas generadas durante el período requerido por la ley.
  • Interoperabilidad y conformidad — Debe ser compatible con los sistemas de las Haciendas Forales y cumplir con las especificaciones técnicas publicadas por las autoridades fiscales.
  • Actualizaciones y mantenimiento — El software debe mantenerse actualizado para cumplir con los cambios en la normativa y los requisitos técnicos.
  • Protección de datos y privacidad — Debe cumplir con las normativas de protección de datos y privacidad, como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) de la UE.
  • Informes y auditorías — Capacidad para generar informes y facilitar auditorías en caso de ser requerido por las autoridades fiscales.

Es importante destacar que estos requisitos pueden variar ligeramente o actualizarse con el tiempo, por lo que siempre es recomendable consultar las fuentes oficiales y las actualizaciones más recientes proporcionadas por las Haciendas Forales y el Gobierno Vasco. Además, cada provincia puede tener particularidades específicas en su implementación de TicketBAI.

Pasos para cumplir con TicketBAI

  1. Infórmate: Conoce en detalle cómo TicketBAI afecta a tu negocio.
  2. Elige un software adecuado: Selecciona un software garante que se ajuste a tus necesidades y cumpla con los requisitos de TicketBAI.
  3. Formación: Capacítate y capacita a tu equipo en el uso del nuevo sistema.
  4. Implementación: Integra el software en tu proceso de facturación y asegúrate de que cumple con la normativa.
  5. Mantenimiento y actualización: Mantente al día con las actualizaciones del sistema y las posibles modificaciones en la normativa.

Conclusión

TicketBAI representa un paso importante hacia la digitalización y la transparencia fiscal en el País Vasco. Su implementación es un desafío, pero también una oportunidad para modernizar los procesos de facturación y alinearlos con las tendencias tecnológicas actuales. Prepararse adecuadamente para TicketBAI es esencial para cualquier negocio en la región.

Con Quaderno podrás emitir todas tus facturas en formato TicketBAI y cumplir con la normativa sin ningún esfuerzo. Puedes hacer tus facturas de forma manual o automatizada a través de cualquier de nuestras integraciones. Nosotros nos encargamos de mandar los datos a tu Hacienda Foral, generar la factura final con su código QR y su código de validación, y mandarla finalmente a tu cliente de forma automática.

Si tienes preguntas o necesitas ayuda con la implementación de TicketBAI en tu negocio, ¡no dudes en contactarnos! Y recuerda, mantenerse informado y adaptarse a los cambios es clave en el dinámico mundo de los negocios.

Nota: En Quaderno nos encanta ofrecer información útil y buenas prácticas sobre impuestos y finanzas, pero no somos asesores fiscales certificados. Si tienes cualquier duda o pregunta, consulta con un asesor fiscal profesional o la propia Agencia Tributaria.