Guía definitiva de la factura electrónica obligatoria en España

¿Cómo funciona esto de la facturación electrónica obligatoria?, ¿tienes ya claro cómo funciona en nuestro país?

Yo soy Carlos Hernández Medina, fundador y CEO de Quaderno, y llevo más de 20 años trabajando en el sector de la facturación. Es normal que te sientas perdido, pero no te preocupes: aquí estoy para resolver todas tus dudas.

¿Qué es eso de la factura electrónica obligatoria?

Sé lo que estás pensando: «Otra cosa más, ¿qué lío es este ahora?». Lo entiendo perfectamente. Últimamente, habrás escuchado algo sobre «Verifactu», la Ley Crea y Crece o la obligación de usar la factura electrónica (aunque no sea así, en este artículo te enterarás de todo). Y seguro que cada vez tienes más preguntas.

Lo que está pasando es que España está dando un paso importante para modernizar la forma en que las empresas emiten sus facturas, y esto te afecta directamente a ti y a tu departamento financiero.

Una factura electrónica es un documento emitido en formato electrónico que tiene la misma validez legal que una factura de papel de toda la vida. Al menos, así es si creas una factura válida (te comentaré cómo tiene que ser para ser válida, por cierto).

Es decir, nada de papel ni facturas hechas a mano o en Word y enviadas por email así sin más. Ahora tendrás que usar un sistema electrónico certificado y compatible con los estándares oficiales.

¿Por qué esta obligación ahora?

Aunque ahora mismo te lo pueda parecer, la idea no es complicarte la vida. Al contrario: el objetivo es ayudarte a ti y a tu equipo a simplificar y agilizar la gestión financiera. Esto es lo que se consigue con este tipo de facturación:

• Optimizar procesos: Vas a reducir el papeleo, las tareas repetitivas y, sobre todo, los errores humanos.
• Cobrar más rápido: Este sistema te permitirá acelerar los tiempos de pago porque hace más fácil que las facturas se validen y tramiten más rápido entre empresas.
• Reducir el fraude fiscal y mejorar la recaudación de IVA: Al tener todo centralizado digitalmente, es más sencillo controlar las facturas, lo que ayuda a evitar errores y detectar posibles fraudes fiscales.

Todo esto no es solo cosa de España. Forma parte de un plan más amplio impulsado desde la Unión Europea llamado «VAT in the Digital Age (ViDA)». Es una iniciativa a nivel europeo que busca llevar a toda Europa hacia una gestión fiscal 100 % digitalizada.

En España, esto se concretó con la aprobación de la Ley Crea y Crece, publicada en septiembre de 2022. Así que la cuestión no es si te afecta, sino cómo te adaptarás tú.

Ahora bien, seguro que tienes una pregunta en mente: «¿Esto cómo me afecta exactamente y qué debo hacer ahora?». Tranquilidad, que para eso estoy aquí. Vamos a seguir aclarando paso a paso todas tus dudas y, finalmente, a definir cómo puedes prepararte para este cambio sin volverte loco.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Desde 2015 las facturas electrónicas ya han sido obligatorias a la hora de mandarlas a cualquier Administración Pública (sea o no sea a través de la plataforma FACe). Era ya obligatoria para Ayuntamientos y otras administraciones, en su relación con proveedores.

Pero ¿qué ocurre con las relaciones entre empresas y profesionales?

Aquí entra en juego la Ley Crea y Crece, que establece la obligación de usar factura electrónica también en las operaciones entre empresas y profesionales. Sin embargo, la normativa técnica que regula su implantación aún no ha sido publicada.

Esto significa que, a día de hoy, no hay una fecha oficial de entrada en vigor. El plazo para adaptarse comenzará a contar cuando se apruebe el reglamento correspondiente, que está pendiente de publicación por parte del Gobierno.

Lo que sí sabemos es que se prevé un periodo transitorio. Por tanto, aunque la obligación llegará, todavía hay margen para prepararse. Eso sí, cuanto antes te adaptes, mejor: te evitarás prisas de última hora y empezarás a beneficiarte ya de las ventajas de facturar en digital.

En Quaderno llevamos ya unos años adaptándonos a este cambio de las facturas electrónicas, y por ejemplo contamos ya con el formato Facturae. Pruébalo gratis y olvídate de cualquier problema. En caso de duda, pregúntanos antes de dar el paso.

¿Qué empresas están obligadas exactamente a usar factura electrónica?

Si me estás preguntando si esta obligación te afecta a ti, la respuesta corta es: sí, afecta prácticamente a todas las empresas y profesionales que operan en España.

En concreto, tendrás que usar la factura electrónica obligatoria cuando hagas transacciones comerciales con otras empresas o profesionales (lo que llamamos operaciones B2B, del inglés «business-to-business»). Es decir, siempre que vendas productos o servicios a otra empresa, deberás emitir la factura usando un sistema digital que cumpla con todos los requisitos exigidos por Hacienda.

De momento, puedes respirar tranquilo si tu empresa vende directamente a consumidores finales (operaciones B2C, «business-to-consumer»), es decir, ventas realizadas a particulares residentes.

Además, también quedan excluidas ciertas operaciones específicas:

• Operaciones con clientes situados fuera de España: Si tu cliente está en el extranjero, no tienes la obligación de usar factura electrónica para esas transacciones.
• Facturas simplificadas: Tampoco tendrás la obligación cuando estés autorizado a emitir facturas simplificadas. Este tipo de facturas (que antes conocíamos como tickets) tienen unas condiciones específicas y simplifican un poco el proceso habitual de facturación. Puedes consultar los detalles en el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.

¿Qué formato debe tener esta factura electrónica?

Vale, llegados a este punto seguro que te preguntas si puedes seguir enviando las facturas como PDF adjuntas en correos electrónicos. Pues siento decirte que eso ya no te va a valer. Eso ya no se considera «factura electrónica» en el ámbito legal.

Para cumplir con la normativa, las facturas electrónicas deben seguir unos formatos muy concretos y estar certificadas para garantizar su validez legal.

El Real Decreto 1007/2023 establece claramente las especificaciones técnicas necesarias para estas facturas digitales. El objetivo es que todas las facturas sean procesables, seguras y válidas desde un punto de vista legal.

Para resumirlo mucho, a grandes rasgos debes tener en cuenta dos cosas:

1. Solo puedes usar formatos «autorizados»

Hacienda no acepta cualquier archivo electrónico. Las facturas deben emitirse en uno de estos formatos estandarizados:

• XML CII: Formato universal del CEFACT de la ONU, aplicable a todo tipo de facturas.
• UBL (Universal Business Language): Utilizado para facturas y notas de crédito, conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT: Formato estandarizado según la norma ISO 9735 para la factura electrónica.
• FacturaE: Seguramente el formato Facturae que más te suena, ya que es específico de las Administraciones públicas de España. Este formato utiliza firmas electrónicas XML y cumple con los estándares de seguridad XAdES.

2. Certifica la autenticidad y origen de tus facturas

No basta con el formato, también necesitas certificar que la factura electrónica es auténtica y fiable. Es decir, debes poder demostrar quién la ha emitido y que no se ha modificado desde su creación. Para eso, hay dos métodos aceptados:

• Firma Electrónica Avanzada: Seguro que ya has oído hablar de ella, porque es el sistema más habitual. Esta firma digital está regulada por el Reglamento eIDAS europeo y garantiza la identidad del emisor así como la integridad de la factura.
• Intercambio Electrónico de Datos (EDI): Se trata de un método que permite enviar documentos de una manera segura entre empresas a través de proveedores especializados, asegurando la validez y trazabilidad del proceso. No se trata de enviar un correo electrónico con el archivo, como te decía, sino de mandar automáticamente la factura de un programa contable de una empresa a la otra, y en el formato correcto.

Estos dos requisitos (formato y certificación de autenticidad), aunque al principio te puedan parecer una complicación extra, no buscan otra cosa que simplificarte la vida. Evitan errores, agilizan las validaciones y, sobre todo, te dan tranquilidad respecto al cumplimiento normativo.

Adapta tu sistema de facturación cuanto antes y asegúrate de que utiliza formatos válidos y seguros. Así estarás preparado, evitarás sustos y podrás centrarte en lo verdaderamente importante: hacer crecer tu negocio.

¿Cómo funciona el proceso de emisión de una factura electrónica?

Vale, ahora que hemos sentado las bases, toca hablar del proceso en sí. Tranquilidad, no es tan complicado si conoces qué pasos hay que seguir. Vamos a ir viéndolo…

1. Recopila la información necesaria

Lo primero que necesitas es asegurarte de tener todos los datos correctos y completos, que serán:

• Tus datos como emisor: Nombre o razón social, tu NIF o CIF, dirección fiscal y datos de contacto.
• Los datos de tu cliente: Nombre o razón social, NIF o CIF, dirección. Comprueba que todo esté correcto.
• Descripción clara de lo que estás facturando: Detalla bien productos o servicios, cantidades, precios unitarios y descuentos, si los hay.
• Impuestos: Indica el IVA aplicable o cualquier otro impuesto relevante según el tipo de operación.
• Fecha y número de factura: Recuerda que tienen que ir numeradas de manera correlativa y llevar una fecha exacta de emisión

2. Usa un software de facturación homologado

Ya no valdrá eso de generar facturas en Word o Excel, ni enviarlas como PDF por email, justo como te decía antes. Necesitas una herramienta digital que cumpla sí o sí con los requisitos técnicos que establece Hacienda. Más adelante te cuento cuáles.

3. Genera tu factura electrónica

Una vez elegido el software y recopilados los datos, rellena la factura en el formato digital adecuado. Esto normalmente es muy sencillo (y parecido a lo que ya venías haciendo con las facturas en físico), pero ahora con un estándar técnico específico. Recuerda que no se acaba aquí…

4. Firma electrónicamente tu factura

Para que la factura sea válida, necesitas certificar su autenticidad (hacer saber quién la emite) y que no haya cambios posteriores (integridad). Recuerda, lo podías conseguir con una firma electrónica o usando un sistema EDI (como ya te he contado).

5. Envía tu factura al destinatario

Ya firmada, la factura debe enviarse vía telemática. Para clientes particulares o empresas privadas, normalmente se hace a través del software que hayas elegido (que ya debería de tener integradas estas funciones).

Si la factura va a una Administración Pública, el envío debe hacerse obligatoriamente mediante la plataforma FACe, o por la plataforma propia de la organización en cuestión.

6. Almacena y conserva la factura

Ah, y no olvides que, según el art. 30 del Código de Comercio, estás obligado a conservar tus facturas electrónicas durante al menos 6 años. Esto también lo hacen los software, guardando copias para las auditorías o inspecciones fiscales.

¿Necesito un software especial?

Sí, vas a necesitar herramientas específicas si quieres cumplir con la nueva normativa sin arriesgarte a cometer errores ni perder tiempo. La buena noticia es que puedes elegir entre varias opciones, dependiendo de lo que necesites y del nivel de automatización que busques.

Estas son tus dos opciones:

A. Usar la solución pública gratuita que ofrecerá la Agencia Tributaria

Es una opción válida y, si no tienes muchas operaciones o si tu sistema actual no es muy complejo, puede servirte.

Eso sí, ten en cuenta que será bastante básica, y no siempre está pensada para integrarse con otros programas o automatizar procesos. Es más bien una herramienta para «salir del paso».

B. Adoptar un software de facturación compatible y más completo

Aquí es donde entran herramientas como Quaderno, diseñado para cumplir con los estándares del Real Decreto 1007/2023. Diseñado para ayudarte a cumplir con todos los requisitos técnicos, pero además te da ventajas que van más allá de la simple emisión de facturas.

Algunas ventajas de usar una herramienta especializada:

• Ahorro de tiempo: Olvídate de introducir datos a mano o hacer seguimientos manuales. Todo se genera automáticamente.
• Menos errores: Los campos obligatorios y los cálculos se hacen de forma automática. Así reduces el riesgo de enviar facturas mal hechas.
• Más control fiscal: Puedes tener alertas, informes automáticos, integración con Verifactu y cumplir con todas las obligaciones legales sin complicarte la vida.
• Escalabilidad: Si tu negocio crece, necesitas un sistema que crezca contigo. Aquí es donde las soluciones privadas marcan la diferencia.

Sinceramente, tener un software propio es lo ideal si quieres ser más productivo facturando y buscas flexibilidad, soporte técnico y otras funcionalidades avanzadas que te serán útiles. De hecho, nosotros tenemos integración con Verifactu y te ayudamos a automatizar muchos de estos procesos.

¿Y si ya tienes un software de facturación?

Si tu empresa ya trabaja con una plataforma de facturación, revisa si están adaptando sus sistemas para cumplir con el nuevo modelo de facturación electrónica. Ten muy en cuenta el tema del Verifactu, que te comento más adelante.

Muchos ya están trabajando en ello, pero debes asegurarte de dos cosas:

• Que emita facturas en uno de los formatos válidos.
• Que tenga integraciones con Verifactu, como nosotros, que hasta tenemos una API.

Si no lo hace, o si tienes dudas, lo mejor es hablar directamente con el equipo técnico o valorar usar nuestra herramienta.

¿Qué debo hacer ahora mismo para prepararme?

Si has llegado hasta aquí, ya tienes clara la película: esto va en serio y tarde o temprano vas a tener que adaptarte. Lo bueno es que si te pones ahora, puedes hacerlo sin agobios, sin prisas y sin sustos. Haz esto para que no te pille el toro:

1. Revisa el software de facturación que estás usando

No des nada por hecho. Mira si tu programa actual cumple con estos puntos:

• ¿Genera facturas en formato Facturae, UBL, XML CII o EDIFACT?
• ¿Tiene firma electrónica avanzada?
• ¿Está preparado para soportar otros formatos como Verifactu?
• ¿Permite conservar las facturas de manera segura durante al menos 6 años?

Si la respuesta es "no", o si ni siquiera lo sabes, es hora de moverse. Habla con tu proveedor o empieza a valorar otras opciones.

2. No dejes la facturación para última hora

Cuanto antes empieces a emitir facturas electrónicas con los requisitos correctos, antes te acostumbras y menos margen de error tendrás. Aprovecha ahora que todavía no es obligatorio para todos y empieza a practicar. Así, cuando sea el momento, lo tendrás todo bajo control.

3. Asegúrate de conservar bien tus facturas

Asegúrate de que tu sistema lo hace automáticamente y de manera accesible en caso de inspección.

4. Implícate o delega

Si eres la persona responsable de la facturación o del departamento financiero, entiende bien cómo funciona todo este cambio. No hace falta que te conviertas en un experto técnico como nosotros, pero sí debes tener claro qué cambia, qué necesitas y cómo asegurarte de que se cumple. Y si lo delegas, que sea con alguien que sepa lo que hace.

5. Pregunta sin miedo

Si algo no te cuadra o no entiendes bien algún punto, no lo dejes pasar. Ahora es el momento de resolver dudas, antes de que te venga Hacienda a pedírtelas. Por ejemplo, si eres cliente nuestro en Quaderno puedes preguntarnos lo que quieras y te ayudaremos.

Espero que hoy tengas más claro que nunca cómo funciona el tema de la facturación electrónica obligatoria en España. Ya sabes: prueba gratis nuestra herramienta si quieres dejar de darle vueltas, y sigue centrándote en tu negocio.