Verifactu gratis: qué opciones hay y cuál te conviene

Buscas «Verifactu gratis» porque alguien te ha dicho que en 2027 tendrás que cambiar de programa de facturación. Y lo primero que encuentras son ocho páginas de proveedores explicándote por qué necesitas su software de pago.

Una te dice que la aplicación gratuita de Hacienda todavía no existe. Otra, que solo permite 20 facturas al año. Ninguna de las dos cosas es verdad.

Aquí tienes las vías que existen para cumplir con la normativa de Verifactu sin pagar una licencia, con sus límites reales y contadas desde el manual de Hacienda.

¿Existe de verdad un Verifactu gratis?

Sí. Y conviene entender por qué, porque cambia la forma de buscar.

Verifactu no tiene precio porque no es un producto que se compre. Es lo que el reglamento exige a tu programa: registro encadenado por factura, envío a la Agencia Tributaria y código QR en el documento. Lo que cuesta dinero, cuando cuesta, es el programa.

Por eso «Verifactu descargar» no lleva a ninguna parte. No hay un ejecutable, no hay un instalador y no hay nada que bajarse. Hay un software de facturación que cumple la normativa, o que no la cumple.

Sin pagar una licencia tienes tres opciones sobre la mesa:

• La aplicación gratuita de facturación de la AEAT. Sin coste, sin caducidad y disponible desde octubre de 2025.
• Los planes gratuitos de algunos programas privados. Cumplen el reglamento igual, con el uso acotado por volumen, por funciones o por número de clientes.
• Lo que no cuenta. Una prueba de 14 o de 30 días no es una vía de cumplimiento. Es un periodo de evaluación para decidir.

Empecemos por la oficial, que es la que casi nadie explica bien.

La aplicación gratuita de facturación de la AEAT

La aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria es un formulario web alojado en la Sede electrónica. No se instala nada, no se paga nada y no hace falta ningún conocimiento técnico.

Lo interesante es lo que hace en una sola operación. Rellenas los datos de la factura y la aplicación se ocupa del resto:

• Genera el documento
• Crea el registro de facturación y lo encadena con el anterior
• Le añade el código QR
• Remite el registro a la Agencia Tributaria en ese mismo momento

Es decir, opera en modalidad Verifactu, la del envío automático.

La propia AEAT dice para quién la ha hecho: autónomos, profesionales y empresas con un número reducido de facturas al año, o con un proceso de facturación sencillo.

Cómo se entra

El camino es este: Sede electrónica, apartado «Accede directamente», Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU. Ahí está el enlace «Acceso a la Aplicación de facturación de la AEAT».

Para identificarte necesitas certificado electrónico admitido por la AEAT, DNI electrónico o Cl@ve Móvil. Después eliges si actúas en nombre propio o de un tercero. Ese segundo caso resuelve una duda frecuente: tu asesoría puede facturar por ti si le has dado el apoderamiento previo.

Qué incluye de verdad

Más de lo que su fama sugiere. Según el manual de usuario de la aplicación, publicado en octubre de 2025:

• Emisión de facturas completas con todos los datos que pide el reglamento
• Consulta de todas las facturas enviadas, con su fecha, su estado y su identificador
• Borradores y plantillas, para no empezar de cero cada vez
• Cartera de clientes y catálogo de productos y servicios, con importación y exportación de los listados
• Números de serie, con numeración consecutiva automática
• Recargo de equivalencia, retención global y otros ajustes de la factura
• Descarga de la factura emitida en PDF

Hasta aquí lo que hace. Ahora lo que no hace, que es la parte que sirve para decidir.

Dónde se queda corta la aplicación gratuita

Los límites de la aplicación no son un descuido. Son la consecuencia de haberla diseñado para un caso de uso concreto, y están documentados en el mismo manual.

• Toda factura necesita destinatario identificado. La aplicación emite facturas completas, no facturas simplificadas ni tickets. Si tu venta es de mostrador, o de carrito sin datos fiscales, esto te deja fuera de entrada.
• Una factura, a mano, cada vez. No hay facturación recurrente ni emisión automática al cobrar. Ninguna suscripción, ninguna renovación, ningún abono que se genere solo.
• No se conecta con nada. Ni con tu tienda, ni con tu pasarela de pago, ni con tu contabilidad, ni por API. Cada venta se teclea.
• Los registros no salen. Solo pueden gestionarse desde la propia aplicación, y no se pueden exportar para seguir facturando en otro sistema informático de facturación.
• Solo resuelve España. No calcula el IVA del país de tu cliente, no valida números de IVA intracomunitarios y no vigila umbrales de registro.
• No hay soporte dedicado. Tienes los manuales y los canales de ayuda de la Sede electrónica.

La primera no es una carencia del formulario: toda factura Verifactu completa exige destinatario identificado, y así lo fija el artículo 19 de la Orden HAC/1177/2024.

La cuarta es la que más pesa a medio plazo y merece leerse dos veces. Los listados de clientes y de productos sí se exportan, pero los registros de facturación no. Si empiezas ahí y en un año quieres cambiar de programa, tu histórico se queda dentro: consultable en la Sede electrónica, pero no trasladable.

Y luego está el límite que todo el mundo repite y que no existe.

El límite real no está en cuántas facturas emites. Está en qué tipo de factura puedes emitir y en lo que puedes hacer con ella después.

Nada de esto la descalifica. La descalifica o no según cómo factures tú.

Para quién es suficiente la opción gratuita

Si te reconoces en esta lista, la aplicación de la AEAT es la respuesta correcta y no necesitas pagar nada por cumplir con Verifactu:

• Emites pocas facturas al mes y todas con destinatario identificado
• Vendes por un solo canal, y la venta la registras tú a mano de todas formas
• Tus facturas son iguales o casi iguales, sin suscripciones ni renovaciones
• Tus clientes están en España
• No necesitas que tu facturación hable con tu contabilidad, con tu banco ni con tu tienda
• No prevés crecer mucho en volumen ni salir de España a corto plazo

El caso típico es el profesional que emite una docena de facturas al mes a tres o cuatro clientes fijos. Para ese perfil, un programa de pago es un gasto sin retorno: pagaría una cuota mensual por automatizar un trabajo que le lleva veinte minutos al mes. Que se vaya a la Sede electrónica, se identifique con Cl@ve y empiece.

Para el resto, la cosa depende del patrón de facturación más que del tamaño del negocio:

Cómo facturas	¿Te vale la app gratuita?	Por qué
Pocas facturas al mes, todas a mano	Sí	Es exactamente el caso para el que la AEAT la ha diseñado
Tu asesoría factura por ti	Sí, con matices	Admite apoderamiento, pero no hay usuarios ni roles: entra uno o entra el otro
Tickets de mostrador sin datos del cliente	No	No emite facturas simplificadas y toda factura exige destinatario identificado
Suscripciones y renovaciones automáticas	No	No hay facturación recurrente, así que cada cobro se teclea a mano
Pedidos que entran solos por tu tienda online	No	No se integra con ninguna plataforma ni pasarela de pago
Ventas a clientes de otros países	No	Resuelve Verifactu, pero no el IVA que debes en el país de tu cliente

Si al leer la tabla has pensado «yo no soy eso», tu problema no es el precio.

Programas de pago con plan gratuito: qué son y qué no

La segunda vía sin coste son los planes gratuitos permanentes de algunos programas privados. Cumplen con los requisitos igual que la aplicación oficial, porque el reglamento obliga al software, no al precio. Los hay pensados para autónomos y los hay pensados para empresas.

Lo que cambia es el techo: número de facturas al año, clientes que puedes guardar, un solo usuario o funciones bloqueadas. Las integraciones casi siempre están fuera. Antes de montar tu facturación encima de uno, hazle tres preguntas:

1. ¿Qué pasa cuando supere el límite? El día que lo superes tendrás que decidir con la facturación del mes a medias.
2. ¿Puedo sacar mis registros si me voy? La pregunta que casi nadie hace, y la que más cuesta después.
3. ¿El productor publica su declaración responsable? Debería poder enseñártela sin que insistas.

Cuidado con confundir dos cosas distintas. Un plan gratuito es permanente y acotado. Una prueba gratuita es completa y temporal, de 14 o 30 días.

La prueba sirve para decidir, no para cumplir. Si estás comparando, mira nuestra lista de programas de facturación. Ahí verás cuáles tienen versión gratuita y cuáles solo ofrecen una prueba.

Queda una vía más, muy anunciada: el Kit Digital, el programa de ayudas con el que muchos autónomos pagaron su software. Hoy no es una opción, porque las convocatorias del programa han finalizado. Si vuelve a abrirse, se anunciará ahí.

Y una última cosa sobre los planes gratuitos, la que ningún proveedor pone en su página: el coste cero no traslada la responsabilidad. Ante la Agencia Tributaria respondes tú de tus registros, no tu proveedor.

¿Existe software Verifactu homologado gratis?

No, y no porque sea gratis. No existe software homologado para Verifactu, ni gratuito ni de pago. La homologación no existe, y tampoco hay un listado oficial de programas aprobados que puedas consultar.

La certificación es otra cosa, y esa sí existe y es obligatoria. La emite el propio fabricante: la AEAT lo llama autocertificación, y consiste en que el productor firma una declaración responsable en la que certifica que su programa cumple el reglamento. Nadie externo lo revisa y la Agencia Tributaria no aprueba nada por adelantado. Esto vale igual para un programa gratuito y para uno de pago.

El Real Decreto 1007/2023 obliga al productor del software a emitir una declaración responsable y mantenerla accesible. En ella identifica el programa y afirma que cumple el reglamento.

La AEAT las pone a disposición. No aprueba, no certifica y no publica una lista de programas conformes.

¿De dónde sale entonces la idea de que existe un software homologado? De dos sitios. De la confusión con TicketBAI, el sistema de las haciendas forales vascas, que sí tiene un registro real de software garante. Y de la palabra «certificados» del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que se refiere a esa declaración responsable y no a una aprobación previa.

La consecuencia práctica es directa: «software homologado gratis» no garantiza nada, porque ningún programa lo está. La pregunta que sí sirve es si el productor publica su declaración responsable. Es el documento con el que responde ante Hacienda de que su software cumple los requisitos de la Ley Antifraude. Lo tienes desarrollado en nuestra guía de Verifactu, con el calendario completo y el régimen de sanciones.

Con eso descartado, la decisión se reduce a dos variables.

Cuándo compensa pagar por un programa de facturación

Cuántas facturas emites y por cuántos canales entran. No hay una tercera variable, y basta con que una de las dos sea alta para que un software de pago empiece a tener sentido.

El punto de inflexión no es un número de facturas. Es el momento en que la factura deja de nacer de un teclado. En cuanto el pedido, el cobro o la renovación ocurren solos, teclear la factura después no escala. Y mete el error humano en un registro que ya no se puede borrar, solo rectificar.

Estos son los patrones en los que compensa cumplir con la normativa desde un programa de pago:

• Suscripciones y renovaciones que se cobran solas
• Pedidos que entran por una tienda online, en Shopify o en WooCommerce
• Abonos y devoluciones con cierta frecuencia
• Tickets sin destinatario identificado
• Varios canales de venta funcionando a la vez
• Una asesoría que necesita trabajar en paralelo contigo
• Clientes fuera de España

El ejemplo más común que nos llega: un vendedor cobra por Stripe y por Shopify. Mira la aplicación gratuita y descubre que la mitad de sus pedidos no traen NIF. No es que le resulte incómodo teclearlos. Es que no podría emitirlos.

Y la decisión tiene fecha, sea gratis o de pago. Los fabricantes de software están obligados desde julio de 2025.

A las empresas les aplica desde el 1 de enero de 2027. A los autónomos, desde el 1 de julio de 2027. Si no sabes en qué grupo caes, lo desglosamos en a quién afecta Verifactu.

Cómo lo resuelve Quaderno

Quaderno cumple con el Reglamento Verifactu y opera en modalidad Verifactu. El envío a la Agencia Tributaria es automático desde que activas la integración. En concreto:

• Envía a la AEAT todas tus facturas, tickets y abonos, sin que tengas que marcar nada factura a factura
• Añade el código QR a cada documento, para que tu cliente pueda comprobarlo
• Devuelve verification_code y verification_url a través de la API, si quieres montar la verificación en tu propia interfaz
• Emite webhooks de entrega (delivery.succeeded, delivery.failed, delivery.rejected), para que sepas si un registro ha sido rechazado en lugar de enterarte meses después

La puesta en marcha son tres pasos:

1. Subes tu certificado electrónico. Su NIF y su nombre fiscal deben coincidir con los de la cuenta.
2. Conectas Verifactu desde la página de Integraciones.
3. Autorizas el envío a la Agencia Tributaria.

Tres limitaciones que conviene saber antes, con la misma franqueza con la que hemos contado las de la aplicación de la AEAT:

• La numeración y la fecha de emisión se asignan automáticamente. Con Verifactu activo no puedes usar tu propia serie ni retrodatar una factura.
• Se valida el nombre y el NIF del cliente contra el censo de la AEAT en las facturas completas a clientes españoles.
• Quaderno funciona siempre en modo Verifactu. El campo 1.e de nuestra declaración responsable declara el sistema como exclusivamente VERI*FACTU, así que el envío no es un interruptor. Para detenerlo hay que escribir a soporte.

Y queda la diferencia que no cubre ninguna herramienta española, porque no va de Verifactu. Si vendes fuera de España tienes dos obligaciones al mismo tiempo: Verifactu, por facturar desde España, y el IVA del país de tu cliente, por vender allí.

Quaderno calcula y aplica el impuesto correcto en cada país en el que vendes, valida los números de IVA intracomunitarios y vigila los umbrales de registro. Es el mismo sistema que envía tus registros a la AEAT. Tienes el detalle en la integración con Verifactu y las tarifas en precios.

Si tu facturación cabe en un formulario, úsalo y ahórrate el gasto. Si nace en tu tienda, en tu pasarela de pago o en varios países a la vez, la cuenta cambia. Lo que buscas no es un Verifactu gratis, es un programa que facture por ti.