¿Qué es el VIES?

Si has aterrizado aquí buscando qué es el VIES, estás en el lugar correcto. En Quaderno hemos ayudado a personas como tú a gestionar las facturas de su negocio, y les hacemos más fácil la vida. Siguiendo precisamente esa filosofía, es que hemos decidido crear este breve artículo-guía.

¿Qué es el VIES?

El VIES (VAT Information Exchange System), llamado en español «Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA», es un servicio de búsqueda de números de IVA proporcionado por la Comisión Europea. Un directorio en línea de todas las empresas en la Unión Europea que están registradas para el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) que ayuda a verificar que el número de NIF intracomunitario o NIF-IVA de tu cliente B2B es válido.

Si todavía estás familiarizándote con el IVA y cómo funciona, tómate un momento para aprender qué es un número de IVA y por qué es importante.

Recibir mi NIF-IVA

Para recibir tu NIF-IVA, como ya hemos comentado en otras guías, tendrás que registrarte en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). Para hacerlo, deberás rellenar el modelo 036 en la AEAT, que es el proceso de alta del Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Rellenando este modelo, tendrás que marcar la casilla 584 y en la casilla 584 escribir la fecha en la que prevés emitir tu primera factura intracomunitaria.

Una vez enviada, la Agencia Tributaria tardará unos 2 meses en aprobar la solicitud, y entonces obtendrás tu NIF-IVA, compuesto por el prefijo ES y tu NIF.

¿Cómo consultar el VIES?

Para consultar el VIES tan solo tienes que ir a la página oficial del buscador VIES. Verifica los números de IVA en 4 pasos rápidos:

1. En el primer campo, donde pone «Estado miembro / Irlanda del Norte», elige el país de origen del negocio en cuestión.
2. En el segundo campo, donde pone «Número de IVA», introduce el número de registro de IVA del negocio.
3. En los dos últimos campos, introduce tu país y tu propio número de IVA.
4. Haz clic en «Comprobar» y los resultados aparecerán en la página.

¿Y si tu cliente no está en el VIES?

Si no está, lo que podrás deducir es que no se le podrán aplicar las normas del IVA intracomunitario. Es decir, tendrás que aplicarle el IVA correspondiente en tu factura.

¿El VIES verifica números de IVA de fuera de la UE?

Respuesta corta: no. La herramienta de búsqueda de números de IVA de VIES solo funciona para negocios que están registrados para el IVA dentro de los 27 Estados miembros de la UE, más Irlanda del Norte gracias a algunas reglas comerciales post-Brexit.

Si necesitas verificar números de IVA o identificaciones fiscales en otros países no pertenecientes a la UE, algunos países ofrecen herramientas online similares. Por ejemplo, en Reino Unido se puede usar el buscador del UK VAT number.

¿Por qué deberían las empresas utilizar el VIES?

Como negocio online, utilizamos la herramienta VIES para cada una de nuestras ventas B2B en la UE. Según nuestra experiencia, esto es crucial para cumplir con el IVA de la UE. ¿Por qué? ¡Porque es obligatorio por ley! Aquí tienes una explicación más detallada:

Las ventas transfronterizas B2B se gravan de forma diferente en la UE. En casos donde tanto el vendedor como el comprador están registrados para el IVA, no es necesario añadir el impuesto sobre el valor añadido a la transacción. Este es un proceso llamado inversión de sujeto pasivo.

Usando la inversión de sujeto pasivo, el vendedor no recauda el IVA. En cambio, el comprador lo paga directamente a la autoridad fiscal cuando presenta su próxima declaración de IVA. En este sentido, la responsabilidad del IVA de la venta se invierte.

¡Pero, ojo! El comprador debe tener un número de IVA válido. Esta es la única manera de que las autoridades fiscales sepan que deben esperar los ingresos del impuesto de carga inversa de ese negocio. Sin un número de IVA válido, el comprador puede evadir el pago de impuestos, es decir: evasión fiscal.

¿Y adivina de quién es la responsabilidad verificar que el número de IVA del comprador es válido? Así es, del vendedor. Si tu comprador presenta un número falso y no remite el IVA de tu venta, entonces tu negocio debe pagar los impuestos faltantes.

Así que, ya lo ves: es muy importante que los negocios online verifiquen el número de IVA de sus clientes para cada venta B2B, para evitar pagar tasas fiscales innecesarias.

Posibles problemas al usar VIES

En nuestra experiencia, VIES puede ser muy útil y conveniente, pero la herramienta presenta importantes carencias si gestionas un negocio en línea.

Aquí tienes 5 problemas de usar VIES con los que te podrías encontrar:

1. Datos inexactos
2. Datos no disponibles
3. Ralentiza el proceso de venta
4. El proceso es muy manual
5. No se adapta al crecimiento de los negocios

1. Datos inexactos

Como cualquier base de datos creada por humanos, ¡puede haber errores! El directorio de VIES se compone a partir de los registros de IVA de los 27 Estados miembros. Si esos países tienen errores en sus datos, la Comisión Europea no puede corregirlos en VIES. Si te ocurre y es urgente, puedes dirigirte a la autoridad fiscal nacional para consultar el número de IVA de la empresa.

2. Datos no disponibles

Como la base de datos de la UE se actualiza con la información de las bases de datos nacionales, la herramienta puede no estar disponible durante esos períodos. En lugar de obtener un resultado, recibirás un mensaje de error.

La UE intenta mantener estos tiempos de inactividad al mínimo. Si te pasa, espera unos minutos y vuelve a intentarlo. Si te sucede esto, simplemente espera unos minutos y vuelve a intentarlo.

3. Ralentiza el proceso de venta

La clave para validar los números de IVA es hacerlo antes de que se complete la transacción. Pero, ¿puedes imaginarte estar disponible para cada venta B2B en la UE, teniendo que pararte para usar la herramienta VIES mientras el cliente espera? Claro que no. Esto podría afectar tu tasa de conversión y reducir las ventas.

La alternativa es comprobar retroactivamente los números de IVA y perseguir a los clientes para obtener el número correcto, lo cual, seamos sinceros, nadie tiene tiempo para hacer.

4. El proceso es muy manual

Copiar cada número de IVA y pegarlo en la herramienta online es muy tedioso y lleva mucho tiempo. Como emprendedor, no puedes permitirte tener tareas tan manuales en tu proceso de negocio.

5. No se adapta al crecimiento de los negocios

No solo es un proceso manual, sino que VIES solo permite comprobar un número de IVA a la vez. Si vendes a múltiples empresas en distintos países de la UE de forma regular, esto supone una enorme carga de trabajo. Y si quieres crecer, este proceso se volverá insostenible.

¡Por suerte, hay una solución para todos estos problemas! 😊

Valida automáticamente los números de IVA con Quaderno

¿Te sientes abrumado por la cantidad de trabajo o simplemente no tienes tiempo para ello? Ahí es donde Quaderno te puede ayudar.

Quaderno verificará automáticamente los números de IVA de la UE a través de nuestra integración directa con VIES de la Comisión Europea. Si el número de IVA no es válido, la venta no se realizará. Esto te protege de fraudes fiscales y garantiza que no tengas que pagar impuestos de más.

Quaderno es un software de cumplimiento fiscal con una API potente que está diseñado para encargarse de todos esos pasos fiscales confusos y manuales por ti.

Y mantendremos tu negocio en regla a medida que crece. Además de verificar automáticamente los números de IVA, Quaderno también calcula automáticamente el impuesto correcto en todas las ventas B2C y envía recibos personalizados y cumplidores con la normativa fiscal.

Además, cuando se acerquen las fechas límite para presentar impuestos, podrás hacerlo en solo unos minutos con los informes fiscales instantáneos de Quaderno.

Ahora que ya te hemos explicado qué es el VIES con pelos y señales, sabes que necesitas algo así. Empieza una prueba sin compromiso hoy mismo. Sin tarjeta de crédito, sin trabas. Haremos una configuración rápida para integrar todas las plataformas de tu negocio, y empezaremos a automatizar el IVA, GST y el impuesto sobre las ventas por ti.