La Ley Antifraude: cómo afecta a los programas de facturación

Son muchas las personas que nos preguntan a diario por esto de la Ley Antifraude. Y es natural porque, nosotros, que desde hace muchos años tenemos un software especializado en facturación electrónica que no paramos de actualizar, y estamos muy al día sobre el tema. Así que hoy responderemos a todas tus dudas.

La verdad es que esta ley es importante, porque introduce medidas que nos afectan a todos. Entérate de todo leyendo este artículo.

¿Qué es la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude, también conocida como Ley 11/2021, de 9 de julio de 2021, es una ley aprobada por el Gobierno de España con el objetivo de prevenir el fraude fiscal.

Es una transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen diversas normas contra las prácticas de elusión fiscal.

Esta ley ha sido una herramienta para conseguir que cada euro que se mueve esté registrado correctamente y sea accesible para las autoridades fiscales cuando así lo requieran.

Aunque la ley entró en vigor en 2021, sus impactos más significativos para pymes y autónomos se sentirán, sobre todo, a partir de 2025 y 2026, con la obligatoriedad de uso de software certificado para emitir facturas en España.

Entre las diferentes medidas contenidas en la ley, esto es lo más destacable:

• Software de doble uso: Ahora profundizaremos sobre esto, pero básicamente se prohíben los llamados «software de doble uso»: programas de facturación o de gestión que permiten llevar contabilidades alternativas, modificar o eliminar facturas ya emitidas.
• Pagos en efectivo: Se reduce el límite de pagos en efectivo a 1 000 euros para la mayoría de actividades económicas, con multas del 25 % del valor de la operación para infractores.
• Gestión de criptomonedas: Las entidades que operan con criptomonedas en España deben reportar balances y transacciones.
• Paraísos fiscales: Se refuerza la definición y seguimiento de paraísos fiscales, ahora llamados «jurisdicciones no cooperativas», con actualizaciones regulares de la lista correspondiente.

Se acabó eso de modificar facturas

¿Cuántas veces has recibido un correo electrónico de un cliente para pedirte que modifiques una factura que acabas de enviarle porque no está de acuerdo con los importes o porque hay un error en sus datos de facturación? ¿Y cuántas veces has ido directamente a tu programa de hojas de cálculo o tu programa de facturación, has modificado la factura en cuestión y se la has reenviado?

Pues esta práctica que parece de lo más normal del mundo está totalmente prohibida por la Ley de Facturación en España y en cualquier otro país. Las facturas ya emitidas no pueden modificarse ni borrarse bajo ningún concepto.

Es normal cometer errores en la emisión de facturas. A todos nos ha pasado alguna vez. Las autoridades tributarias lo saben y no tienen problema con ello. Lo que no quiere es que esos errores se corrijan a fuerza bruta, modificando las facturas originales y, por lo tanto, generando diferentes versiones de un mismo documento.

En España, la forma correcta de corregir una factura ya emitida es hacerlo mediante una factura rectificativa, que no es más que un documento muy parecido a una factura ordinaria donde debes indicar qué factura estás corrigiendo y cuál es el motivo de la corrección.

A pesar de esta restricción, todavía hoy hay muchas empresas y profesionales que usan aplicaciones de facturación que permiten modificar y eliminar facturas ya emitidas.

Pero la Ley Antifraude, precisamente lo que ha hecho ha sido prohibir la fabricación y el uso de este tipo de aplicaciones.

Si quieres saber más, puedes seguir leyendo, pero ya te adelantamos que con Quaderno estarás cubierto automáticamente ante este y cualquier otro cambio legislativo, ya que nuestra prioridad es cumplir con la ley y darte esa tranquilidad de que estás haciendo las cosas bien. Pídenos una demostración y verás a qué nos referimos.

¿A quién afecta la Ley Antifraude?

La Ley Antifraude no es solo para grandes empresas. Si estás emitiendo facturas en España, esta normativa te afecta. Y más todavía si vendes online y necesitas mantener el control de tu facturación entre varios canales (Shopify, Amazon, WooCommerce… lo que sea).

Concretamente, esto es lo que debes tener en cuenta:

• Empresas y profesionales con sede en España: Si operas en territorio nacional y estás obligado a emitir facturas, necesitas cumplir con los requisitos del nuevo sistema. Da igual si facturas poco o mucho: el cumplimiento es obligatorio, y lo será todavía más con la llegada de Verifactu.
• Fabricantes y distribuidores de software de facturación: También están obligados. Deben garantizar que sus herramientas cumplen con los criterios técnicos exigidos por Hacienda y no permiten manipular datos contables o fiscales.
• Particulares: Aunque no emiten facturas, también se ven afectados si pagan a profesionales o empresas en efectivo por encima del límite legal (1 000 €). Así que ojo también con eso.

Vamos, que si eres un negocio y estás facturando, necesitas que el software que usas cumple con los requisitos actuales y, muy pronto, con los requisitos de la normaVerifactu.

¿Qué significa esto para ti como profesional o empresario? Pues, principalmente, lo que debería de preocuparte más es todo lo que afecta a los programas de facturación

¿Qué es eso del software de doble uso?

Ya te hemos contado que modificar o borrar facturas está totalmente prohibido. Pues lo que prohíbe la ley no es solo la práctica… también las herramientas que la permiten.

Hablamos del famoso software de doble uso: esos programas de facturación que permiten llevar dos contabilidades, alterar ingresos o borrar facturas sin dejar rastro. Muchos negocios los han usado durante años para ocultar parte de su facturación. Pero, desde 2021, con la Ley Antifraude en marcha, esto se ha acabado.

Lo importante: no hace falta cometer fraude para estar en riesgo. Simplemente tener un software que lo permita ya es sancionable.

Aquí no hay margen de maniobra. Si estás usando uno de estos programas, la multa puede ser de 50 000 euros por cada ejercicio fiscal. Y si fabricas o vendes este tipo de software, la sanción sube a 150 000 euros al año.

Cómo asegurarte de que cumples

¿Tu software no te deja borrar facturas? Bien. ¿Registra automáticamente los cambios y genera documentos rectificativos? Perfecto. ¿Está preparado para adaptarse a Verifactu y la facturación electrónica obligatoria? Entonces vas por buen camino.

Y si tienes dudas, lo mejor es que preguntes a tu proveedor o directamente te pases a un sistema que ya cumpla con todo, como el nuestro.

Quizás te estés preguntando: ¿cómo serán a partir de ahora los software de facturación?

El nuevo paradigma del software de facturación

Si a todo lo anterior sumamos la aprobación de la normativa Verifactu, el terreno ha cambiado por completo.

Ya no vale cualquier programa que te permita facturar: ahora necesitas uno que cumpla una serie de condiciones técnicas obligatorias, pensadas para conseguir que todo lo que emitas se registre de manera fiable, sin posibilidad de alterar datos ni borrar el rastro.

Resumiéndolo mucho, esto es lo que tienes que buscar en tu nuevo software:

1. Facturas encadenadas y registros cerrados

Cada factura que emitas debe generar un registro con su propio identificador y estar vinculada con la anterior, sin huecos ni saltos.

El sistema debe permitir cerrar formalmente cada ejercicio, dejando constancia de ello. Es la única forma de garantizar que no hay “facturas fantasmas”.

2. Datos protegidos e inalterables

Una vez generada una factura, su contenido debe quedar bloqueado contra cualquier cambio, ya sea manual o automático.

Los datos deben mantenerse íntegros, accesibles y legibles, y estar protegidos frente a manipulaciones que puedan comprometer su validez fiscal.

3. Trazabilidad total (registro de eventos)

El programa debe registrar todo lo que ocurre en su interior: accesos, errores, actualizaciones, emisión de facturas, rectificaciones… Todo.

Este «registro de eventos» tiene que ser automático, continuo e imposible de modificar, para que Hacienda pueda reconstruir la actividad sin fisuras.

4. Preparado para Verifactu

El sistema debe estar listo para enviar los datos a la Agencia Tributaria en tiempo real (o cuando sea requerido).

Aunque no es obligatorio desde el primer momento, el envío automático será el nuevo estándar, y facilitará las cosas tanto a ti como al inspector que revise tu contabilidad. Menos papeleo, más seguridad.

5. Código QR obligatorio

Toda factura deberá incluir un código QR que permita validar su autenticidad. Este elemento, generado por el propio software, servirá para identificarla sin equivocación posible y comprobar si ha sido bien registrada en los sistemas oficiales.

6. Declaración responsable del proveedor

Si tú eres el fabricante o distribuidor del software, tendrás que presentar una declaración responsable confirmando que tu herramienta cumple con todos los puntos anteriores.

Si eres usuario, asegúrate de que tu proveedor ya lo ha hecho: usar un sistema no homologado también conlleva sanciones.

Como ves, la prioridad ya no es solo facturar, sino hacerlo con un sistema que respete la ley de forma técnica y verificable. Si te estás planteando cambiar de software o integrar mejor todos tus canales de venta, este es el momento de hacerlo con cabeza. Porque, más pronto que tarde, Hacienda lo exigirá.

Cumple con la Ley Antifraude

En conclusión, si haces caso a todo lo que te hemos explicado en este artículo y dejarás de gestionar tus facturas con Excel o con cualquier programa que te permita modificar o eliminar facturas ya emitidas.

A partir de ahora tienes que usar un programa antifraude que cumpla los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad que exige la Ley.

En Quaderno cumplimos con esos requisitos de la siguiente forma:

• Integridad: Garantizamos la veracidad y exactitud de todas tus facturas, asegurando que no han sido alteradas de manera no autorizada desde su emisión.
• Conservación: Todas las facturas son almacenadas durante el tiempo que exige la ley de facturación si tu cuenta permanece activa.
• Accesibilidad: Tus facturas son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar gracias a nuestro almacenamiento en la nube.
• Legibilidad: Todos los datos de facturación son presentados de una manera clara, entendible y sin ambigüedades, facilitando las inspecciones y auditorías por parte de las autoridades tributarias.
• Trazabilidad: Cada factura contiene un histórico de todas las operaciones realizadas sobre ella, desde su fecha de emisión hasta el registro de los pagos asociados.
• Inalterabilidad: Las facturas emitidas con Quaderno no pueden modificarse ni ser eliminadas. Si detectas algún error en una factura ya emitida, te ofrecemos los mecanismos adecuados para cancelarla de acuerdo a lo establecido en la ley de facturación.

Resumiendo, Quaderno te ofrece todo lo que necesitas para emitir y gestionar tus facturas sin arriesgarte a ser multado con 50 000 € por no usar un programa de facturación que cumpla con la ley antifraude.

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