Fiscalización en España: todo lo que debes saber

Uno de los principales objetivos de la Agencia Tributaria (AEAT) es asegurar que los ciudadanos y las empresas paguen sus impuestos en plazo y forma. Para ello, las autoridades fiscales hacen uso de todos los medios humanos y materiales a su alcance, incluidas las cada vez más presentes nuevas tecnologías.

Desde la factura electrónica a los sistemas de información electrónica en tiempo real, las administraciones tributarias desean acceder a más datos fiscales para incrementar la eficiencia del sistema tributario y la AEAT no es una excepción.

Desde hace varios años las grandes empresas están obligadas a suministrar a la Agencia Tributaria toda su facturación en tiempo real. A día de hoy todas las empresas y profesionales del País Vasco deben emitir sus facturas con el formato TicketBAI. Y en pocos meses todos los negocios radicados en España tendrán que emitir facturas electrónicas en sus operaciones B2B.

En este artículo, exploramos los diferentes sistemas de fiscalización existentes en España y te contamos cómo pueden afectar a tu negocio.

Sistemas de fiscalización en España

El proceso de fiscalización es el conjunto de actividades realizadas por las autoridades fiscales para asegurar y verificar que los contribuyentes cumplen con las leyes y obligaciones tributarias vigentes.

Las administraciones tributarias usan diferentes métodos para llevar a cabo su trabajo de fiscalización. Algunos de ellos son:

• Inspecciones y auditorías.
• Cruce de información con otras bases de datos propias o de terceros.
• Análisis de riesgos que permitan identificar potenciales casos de incumplimiento.
• Uso de plataformas digitales para la presentación de facturas, declaraciones de impuestos y otros formularios, lo cual facilita el proceso de revisión y verificación por parte de la administración.

Después de la aprobación de la Directiva Europea 2016/1164 de 12 de julio de 2016, varios países europeos comenzaron a crear legislaciones locales específicamente diseñadas para combatir el fraude y la evasión fiscal.

Hasta el año 2021, no existía en España ninguna obligación de usar un sistema que registrara las ventas y enviara los datos en tiempo real a las autoridades fiscales. Pero ese año el panorama cambió por completo con la introducción de TicketBAI y la Ley Antifraude.

TicketBAI es una iniciativa impulsada por las tres Haciendas Forales del País Vasco (Araba, Bizkaia y Gipuzkoa) y el Gobierno Vasco. Entre otras medidas, obliga a que todas las facturas emitidas por empresas y profesionales radicados en dichos territorios sean comunicadas instantáneamente a la Hacienda Foral correspondiente a través de un software de facturación homologado.

Basándose en el sistema vasco y en lo establecido por la Ley Antifraude, la AEAT publicó en el año 2023 el reglamento Verifactu, un sistema muy similar a TicketBAI que afecta al resto del territorio español, incluyendo las Islas Canarias, Ceuta y Melilla, y que será de obligado cumplimiento a partir de julio de 2025.

Verifactu coexistirá con el Suministro Inmediato de Información (SII), que desde el año 2017 es obligatorio para todas las empresas con una facturación anual superior a los 6 millones de euros.

A todo esto, hay que sumarle además una cuarta iniciativa: la Ley Crea y Crece 18/2022 para la creación y crecimiento de empresas. Dicha Ley establece la obligación de emitir facturas electrónicas en todas las operaciones comerciales entre empresas y profesionales a partir del año 2025 como medio para reducir la morosidad en dichas operaciones.

En los siguientes capítulos, te explicaremos con más detalle en qué consiste y cuáles son los aspectos más importantes de cada una de estas normativas.

Fiscalización en el País Vasco - TicketBAI

TicketBAI es una iniciativa impulsada por las tres Haciendas Forales del País Vasco (Araba, Bizkaia y Gipuzkoa) y el Gobierno Vasco. Su objetivo es combatir el fraude fiscal y aumentar el control sobre las operaciones económicas.

Este nuevo sistema exige que todas las facturas emitidas por empresas y profesionales radicados en el País Vasco sean comunicadas instantáneamente a la Hacienda Foral correspondiente a través de un software de facturación homologado.

Este sistema afecta a prácticamente todos los profesionales y empresas que realizan actividades económicas en el País Vasco, independientemente de su tamaño o sector, con la única excepción de los profesionales mayores de 60 años de Gipuzkoa y Araba que no hayan tenido empleados durante el 2021 y no ejerzan profesiones obligadas a colegiarse.

El incumplimiento de la normativa TicketBAI puede acarrear sanciones significativas. Estas van desde multas económicas hasta posibles sanciones administrativas, dependiendo de la gravedad y la repetición del incumplimiento.

Cualquier alteración de datos, destrucción de información o manipulación de facturas conlleva una multa del 20% de la cifra de negocio del ejercicio anterior, con un mínimo de 20.000 euros.

La multa aumentará al 30% de la cifra de negocio del ejercicio anterior, con un mínimo de 30.000 euros, para aquellos negocios que reincidan en prácticas ilegales con respecto a TicketBAI.

Para facturar bajo el sistema TicketBAI, todas las empresas y profesionales deben usar un software garante que cumpla con los requisitos establecidos por las Haciendas Forales.

Dichos softwares deben ser capaces de generar un código QR y los datos necesarios para cada factura, y enviarlos automáticamente a la Hacienda Foral correspondiente.

Es fundamental elegir un proveedor de software de confianza y que esté completamente adaptado a las especificaciones de TicketBAI, como Quaderno. Solo tienes que emitir tus facturas con nuestra aplicación y nosotros nos encargaremos de verificar que todos los datos necesarios estén disponibles, enviarlas a tu Hacienda Foral de forma automática y generar las facturas para tus clientes con el código QR.

Fiscalización en el resto de España: Verifactu y la Ley Antifraude

La Ley Antifraude aprobada en el año 2021 establece que todos los programas informáticos que presten servicios de contabilidad, facturación o gestión deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros contables.

A raíz de esta Ley y siguiendo el ejemplo del País Vasco con TicketBAI, en el año 2023 la AEAT publicó el denominado Reglamento Verifactu, donde se establecen los requisitos que deben cumplir todos los sistemas informáticos de facturación (SIF) para que puedan ser usados en España.

Esta nueva normativa es obligatoria para todas las empresas y profesionales radicados en territorio español, incluidas las Islas Canarias, Ceuta y Melilla.

Solo estarán exentos de cumplir con el Reglamento los siguientes casos:

• Las empresas y profesionales que estén adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Las empresas y profesionales radicados en los territorios de régimen foral de Araba, Bizkaia, Gipuzkoa y Navarra, donde ya funciona TicketBAI.
• Las empresas exentas de emitir factura según el Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012), entre las que se encuentran los sectores agrícola, ganadero y pesquero.

Las sanciones por incumplimiento de esta nueva normativa van desde los 50.000 € por ejercicio para los contribuyentes que no usen un SIF compatible con Verifactu hasta los 150.000 € por ejercicio para sus desarrolladores o distribuidores.

Con el objetivo de aumentar la transparencia fiscal y automatizar los procesos tributarios, el Reglamento Verifactu añade la posibilidad de que los SIF envíen los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática y generen un código QR que debe incluirse en la factura final enviada al cliente.

Al igual que ocurría con TicketBAI, es fundamental usar una aplicación de facturación compatible con el sistema Verifactu para emitir tus facturas. Quaderno te ofrece todo lo que necesitas para emitir y gestionar tus facturas sin arriesgarte a recibir una multa de 50.000 €.

Fiscalización para grandes empresas (SII)

El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema obligatorio en España desde 2017 y afecta fundamentalmente a:

• Grandes empresas con un volumen de facturación anual de más de 6 millones de euros.
• Grupos de entidades que tributan en régimen de consolidación fiscal en el IVA.
• Contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME).

Este sistema requiere que los contribuyentes sujetos a él lleven sus libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT, proporcionando detalles de sus facturas emitidas y recibidas casi en tiempo real.

Los contribuyentes deben enviar la información detallada de sus facturas en un plazo de 4 días hábiles desde su emisión o desde que se registra la factura recibida. Este plazo fue ampliado temporalmente a 8 días naturales, pero la normativa puede revertirse a 4 días según las condiciones administrativas.

El SII se introdujo con el objetivo de mejorar la eficacia en la gestión del IVA, aumentar el control fiscal, y reducir las obligaciones formales de los contribuyentes a largo plazo.

Facturación electrónica y la Ley Crea y Crece

En septiembre de 2022, el Ministerio de Economía aprobó la Ley Crea y Crece 18/2022 con el objetivo de implantar la facturación electrónica en las operaciones B2B como medio para reducir la morosidad.

La emisión de factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones entre empresas y profesionales cuando tanto el cliente como el proveedor operen en España.

Es importante señalar que, por el momento, las transacciones dirigidas a consumidores finales (B2C), es decir, ventas realizadas a particulares residentes en España, no se encuentran sujetas a las exigencias de la normativa de facturación electrónica.

La implementación de la facturación electrónica en España está programada para iniciarse en el verano de 2024, aunque la mayoría de las empresas y profesionales del país no estarán sujetos a esta obligación hasta 2025 o incluso más tarde. El despliegue de esta normativa se realizará de manera gradual, siguiendo un enfoque escalonado basado en el volumen de negocios de las entidades, priorizando a aquellas con mayores ingresos.

Las consecuencias de no cumplir con la legislación de facturación electrónica en España abarcan desde la recepción de notificaciones por retrasos hasta la penalización por llevar una contabilidad inadecuada. La normativa establece que por cada factura notificada fuera del plazo establecido, se aplicará una sanción que puede alcanzar hasta el 0,5% del importe total de la transacción. Las multas se sitúan en un mínimo de 300 euros y pueden llegar hasta un máximo de 6.000 euros por cada trimestre.

Además, la falta de mantenimiento de registros contables adecuados puede acarrear multas que varían desde los 150 euros hasta los 6.000 euros.

La Ley establece que la AEAT ofrecerá una solución pública de facturación electrónica para que clientes y proveedores intercambien sus facturas.

También prevé la existencia de plataformas privadas de facturación electrónica, que deben adherirse a los estándares establecidos por el Real Decreto 1007/2023, asegurando compatibilidad y seguridad en el manejo de las facturas electrónicas.

Las empresas y profesionales podrán optar por la solución pública proporcionada por la AEAT o por soluciones de facturación de terceros. Estos sistemas de facturación electrónica, tanto públicos como privados, estarán diseñados para interoperar, permitiendo una comunicación fluida y segura entre ellos.

Asimismo, empresas y profesionales deberán informar de forma eficiente y precisa el estado de sus facturas (por ejemplo, cuando la han recibido o cuando la han pagado). Este proceso asegura una mayor transparencia y facilita el seguimiento adecuado de las transacciones comerciales, reforzando así la integridad y la confiabilidad del sistema de facturación electrónica en España.

En Quaderno, nos encontramos en plena preparación para adaptarnos a la próxima legislación sobre facturación electrónica en España, asegurándonos de que nuestros clientes puedan emitir facturas electrónicas españolas conforme a la nueva normativa en cuanto entre en vigor.

Cómo prepararte para los cambios

Las reglas del juego cambian. Ahora ya no solo tienes que emitir tus facturas con todos los datos que exige la ley, sino que además tienes que enviarlas a la administración con el formato y en los plazos establecidos.

Por eso, lo más importante es usar un sistema de facturación que sea compatible con toda esta nueva normativa, para que puedas dedicarte 100% a tu negocio y no a pelearte con normativas fiscales y multas indeseadas.

En Quaderno ya estamos preparados para dar soporte a TicketBAI, Verifactu y la ley de facturación electrónica. Con nuestra solución de facturación puedes estar tranquilo y, lo que es casi más importante, podrás automatizar una parte importante de la gestión de tu negocio con las máximas garantías y usar ese tiempo para lo verdaderamente importante.

Si tienes preguntas o necesitas ayuda con la implementación de cualquier sistema de fiscalización en tu negocio, ¡no dudes en contactarnos!

Y recuerda, mantenerse informado y adaptarse a los cambios es clave en el dinámico mundo de los negocios.