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¿Cuáles son las partes y elementos de una factura en España?
¿Cuáles son las partes de una factura?, ¿lo tienes claro? Es muy importante que lo entiendas bien para no equivocarte al enviarla. Nosotros tenemos esto más que dominado como plataforma de facturación, y hoy te sacaremos de dudas.
¿Qué son las partes de una factura?
Las facturas son documentos legales que reflejan una transacción económica, ya sea por la venta de un producto o la prestación de un servicio.
Cada factura está compuesta por una serie de partes, que aportan información relevante y que ayuda a entenderla. De hecho, algunas de estas partes debes de incluirlas para que tu factura sea considerada válida ante la ley. Así también evitarás sanciones.
¿Cuáles son?, pues te lo vamos a contar todo a continuación, de manera muy concisa.
Partes obligatorias de una factura
Según la legislación española, estos son los datos obligatorios en una factura:
1. Datos del emisor de la factura (tú)
Son los datos de la persona o empresa que emite la factura (tus datos, si la factura se la mandas tú o tu empresa a un cliente):
- Nombre y apellidos o razón social: Identificación del emisor (tus datos o los de tu empresa).
- Dirección fiscal: Domicilio donde desarrollas tu actividad.
- NIF (Número de Identificación Fiscal): Para verificar tu identidad fiscal.
2. Datos del receptor de la factura
El receptor también debe estar bien identificado en la factura:
- Nombre y apellidos o razón social del cliente: Quién recibe el producto o servicio.
- Dirección fiscal: Domicilio del cliente.
- NIF del receptor: Para la identificación fiscal del receptor.
3. Datos de identificación de la factura
Son los elementos que permiten diferenciar una factura de otra:
- Número de factura: Cada factura debe tener un número único y correlativo. ¿Qué significa correlativo? Pues que una factura posterior siempre debe de tener un número superior a la anterior, de manera ordinal. Si una factura es la número 20741, la siguiente debería de ser la 20742. Igualmente, es posible usar una serie de números concreta por cada línea de negocio.
- Fecha de expedición: La fecha en la que se emite la factura. Es importante para efectos tributarios y de cobro.
4. Concepto del bien o servicio
Aquí se describe qué es lo que se está facturando:
- Descripción del bien o servicio vendido: Debe ser específica y detallada.
- Cantidad: El número de unidades o la cantidad del servicio.
- Precio unitario: El precio de cada unidad o servicio antes de impuestos.
5. Datos económicos de la factura
Esta sección recoge la información necesaria para calcular el importe total de la factura:
- Base imponible: El importe total antes de aplicar los impuestos, también conocido como «subtotal»
- IVA: El porcentaje de IVA que se aplica y el importe correspondiente. Para saber cuánto IVA se aplica, mira nuestra guía sobre cómo calcular el IVA de una factura. También te recomendamos nuestro artículo sobre qué es el IVA.
- Retención de IRPF (si aplica): Solo para ciertos profesionales y actividades.
- Importe total a pagar: La suma de la base imponible más el IVA menos las retenciones.
Estas partes son obligatorias y deben aparecer en todas las facturas para que sean consideradas legales y válidas según la normativa en España.
Sin embargo, esto no es todo. Detrás de las facturas hay mucho más que deberías de saber. Seguimos.
5 consejos para hacer la factura perfecta
1. Revisa antes de emitir la factura
Antes de enviar la factura, asegúrate de que todos los datos estén correctos. Hacer un buen repaso evitará que caigas en errores e impedirá tener que hacer rectificaciones más adelante. Un pequeño error puede ocasionarte problemas con Hacienda o con el cliente, así que mucho ojo.
2. Guarda copias de seguridad
Guardar una copia de todas las facturas emitidas, ya sea en formato digital o físico, es crucial. Las copias de seguridad te permitirán cumplir con las obligaciones fiscales, ya que deberías de tener acceso a ellas durante varios años en caso de una auditoría.
Además, contar con copias de seguridad es una buena práctica para evitar pérdidas accidentales de información importante.
3. Personaliza tu factura
Aprovecha para personalizar tus facturas, acercándolas más a la identidad de tu marca o empresa. Cuando esté todo en sintonía, hará que proyectes una imagen más profesional (o cercana) de cara al cliente.
4. Establece políticas claras de pago
Asegúrate de incluir de manera clara y visible tus políticas de pago, sobre todo si no lo has hecho antes. Esto incluye plazos, recargos por retraso, y cualquier otra condición aplicable. Dejar esto claro en la factura evita malentendidos y mejora las posibilidades de recibir los pagos a tiempo.
5. Usa software de facturación
Utilizar un software de facturación especializado te ayudará a automatizar el proceso y garantizará que estés cumpliendo siempre con tus obligaciones legales.
Partes de las facturas electrónicas
Las facturas electrónicas también tienen algunas partes que por ahora son recomendables, pero que podrían ser obligatorias a partir de 2025, además de seguir las partes obligatorias de las facturas tradicionales. Estos son algunos elementos que deberías tener en cuenta:
1. Verificabilidad y códigos QR
Con la nueva normativa, de las facturas electrónicas obligatorias, hay algo a destacar: deberán ser verificables y podrán incluir elementos como códigos QR para facilitar la comprobación de su autenticidad y validez. Estos códigos permiten que tanto emisores como receptores puedan confirmar la validez de la factura de una manera más sencilla y rápida.
2. Estado de cobro o pago
Las facturas electrónicas deberán incluir el estado de la factura, indicando si está «pendiente de aceptación», «aceptada» o «pagada». Este dato es útil para mantener un control más claro sobre las operaciones y es posible que se convierta en un requisito obligatorio con la nueva normativa de facturación electrónica.
3. Firma electrónica
Para garantizar la autenticidad de la factura y evitar problemas futuros, es fundamental contar con una firma electrónica. Esta firma asegura que la factura no ha sido modificada y garantiza su validez legal. Aunque actualmente no siempre es obligatoria, la normativa próxima sobre facturación electrónica podría exigirla.
Partes opcionales de una factura
Además de los elementos obligatorios, hay algunas partes opcionales que puedes incluir para mejorar la comunicación con el cliente o la imagen de tu empresa. Aquí algunas sugerencias:
- Logo de la empresa: Añadir un logo le da un toque más profesional y contribuye a la imagen de tu marca.
- Fecha de vencimiento: Establecer una fecha límite para el pago puede ayudar a evitar retrasos.
- Medios de pago: Especificar cómo puede hacerse el pago (transferencia, tarjeta, Bizum, etc.) facilita el proceso para el cliente.
- Descuentos aplicados: Reflejar los descuentos de forma clara ayuda a que el cliente valore la oferta recibida.
- Información adicional: Puedes incluir observaciones, acuerdos previos, o métodos de contacto para resolver dudas, lo que mejora la comunicación con el cliente.
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Ahora que ya dominas a la perfección todas las partes de una factura, ya sabes, aquí te esperamos para ayudarte a hacer tu gestión muuuucho más fácil y ligera. Te escuchamos si tienes dudas antes de dar cualquier paso.
Nota: En Quaderno nos encanta ofrecer información útil y buenas prácticas sobre impuestos y finanzas, pero no somos asesores fiscales certificados. Si tienes cualquier duda o pregunta, consulta con un asesor fiscal profesional o la propia Agencia Tributaria.