¿Qué es Facturae - la guía definitiva

¿Acabas de oír hablar sobre esto del Facturae y te tiene un pelín mareado? No te preocupes, todos hemos estado ahí. Hoy en Quaderno te contamos lo que debes saber.

¿Qué es el Facturae?

FacturaE o Facturae es el formato estándar de factura electrónica que se usa en España (en XML) para todas las operaciones con las Administraciones Públicas desde el año 2015.

Si alguna vez has tenido que hacer una factura a la Administración Pública, casi seguro que has tenido que mandarles una factura en este formato. O tal vez te encuentres en esa situación justo ahora. No te preocupes, que saldrás de aquí con una solución.

¿Cómo es este formato?, pues lo tienes todo explicado en este documento oficial por ellos mismos. Como verás, resulta bastante rebuscado de entender para alguien poco experto y, la verdad, tampoco es que sea muy estético el resultado cuando por fin generas la factura.

Independientemente de su complejidad, es obligatorio cumplir con este formato para que la factura electrónica sea válida y puedas enviarla a tu cliente a través del FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).

Y aquí viene el porqué del gran lío que tiene mucha gente con este concepto: la Administración, para intentar facilitar las cosas creó una aplicación de escritorio que llamó, sí… Facturae.

Dado que a partir de 2025 muchas empresas y profesionales van a estar obligados a emitir facturas electrónicas a causa de la implementación del sistema Verifactu, será indispensable que empieces a familiarizarte con los formatos de factura electrónica que irán apareciendo.

¿Cuándo enviar una factura electrónica en formato Facturae?

Se envía una factura en este formato siempre en dos situaciones muy concretas:

1. Proveedores que deben mandar una factura electrónica a la Administración Pública.
2. Cuando hay que crear una factura electrónica entre contratistas o subcontratistas del Estado.

¿Estarás tú en algunos de estos dos casos? Entonces, necesitarás mandarlo en Facturae. Veamos qué necesitas para conseguirlo.

Descargar el programa Facturae… ¿o no?

Por supuesto que puedes encontrar y descargar la aplicación gratuita Facturae, que la puedes descargar desde aquí. También te dejamos por aquí links directos a la versión 3.4 de cada plataforma:

• Windows
• MacOS
• Linux

Recuerda que para poder usar este programa necesitarás tener Java JRE 1.6 o superior instalado en tu ordenador.

¿Es esta la mejor opción para emitir facturas con este formato? Por supuesto que NO.

Te seremos muy claros: el programa Facturae tiene muchas desventajas por las que muchas personas están dejando de usarlo. Para que veas, te las explicaremos todas a continuación y luego te daremos una alternativa:

1. Sin soporte: El programa actualmente NO cuenta con ningún soporte técnico, por lo que, ante cualquier problema… estás solo.
2. Dificultad de uso: Como suele ocurrir con muchos aplicativos de la Administración, el diseño no es ni de lejos perfecto, y la experiencia de uso deja mucho que desear. Cuidado, porque esto puede hacer más fácil que cometas errores graves al generar tus facturas.
3. Desfasado: Al abrirlo en tu ordenador, tú mismo podrás ver que es un programa muy antiguo. De hecho, entre los requisitos técnicos podrás ver que no menciona Windows 10 ni 11. Esto podría significar que, si lo usas, tarde o temprano te encuentres con incompatibilidades que fastidien tus facturas o algo peor.
4. Todo es manual: Tienes que rellenar todos los datos manualmente cada vez que quieras crear una factura, en vez de tener alguna solución más automatizada. Hoy en día, esto es un retraso y significa una pérdida de eficiencia enorme para cualquier empresa. Además, después de crear la factura electrónica es posible que para validarla tengas que mandarla por el sistema FACe que te comentábamos más arriba.

Debes saber que usar el programa Facturae NO es obligatorio. Al contrario: es más recomendable usar otra alternativa que, si bien no es gratuita, sale a cuenta para la mayoría de negocios.

En Quaderno consideramos mucho mejor nuestro aplicativo, ya que combinamos todo lo que se requiere en esta compleja normativa con la automatización que nos caracteriza, con cumplimiento del Verifactu, API, soluciones para marketplaces y mucho más.

Para demostrártelo, analicemos por un momento qué es lo que se necesita realmente para cumplir con el formato, y por qué nosotros cumplimos con él a rajatabla.

¿Qué formato tiene el Facturae?

Además de emitir la factura en formato XML Facturae, una factura Facturae debe contener los mismos datos obligatorios que suele tener cualquier factura ordinaria. Si quieres conocer el detalle del formato y su contenido, te recomendamos que consultes las últimas versiones en la página oficial.

Por tanto… si quieres crear facturas con este formato… ¿qué puedes hacer para que todo salga bien?

Simplificándolo mucho, hay dos cosas que son indispensables al crear una factura en este formato:

1. Tener un certificado digital, necesario para firmar electrónicamente la factura.
2. Contar con un software compatible, una herramienta que genere facturas cumpliendo con el formato comentado justo arriba.

En Quaderno sabemos lo que se siente delante de este problema, así que hemos trabajado duro para actualizar y adaptar nuestro aplicativo para que puedas emitir o generar facturas a la Administración en formato Facturae, y eso incluye la firma electrónica.

Lo importante es que se considerará válida, tanto para mandar a la Administración como a otras empresas y entidades, y de manera mucho más fluida, con soporte activo, automatizando los procesos y acabando con cualquier complicación de la app gratuita.

¿Te interesaría usarla en tu empresa? Puedes contactarnos para que te contemos más y probar nuestra aplicación de manera gratuita.