Las 10 mejores prácticas de facturación en SaaS

¿Quieres perfeccionar tu facturación de SaaS? En este artículo te lo contamos todo.

Nosotros llevamos más de 10 años trabajando codo a codo con desarrolladores de SaaS (Software as a Service) como tú, que desean que todo funcione bien en su negocio.

Por si hace falta aclararlo, cuando hablamos de facturación en SaaS nos referimos a todo el sistema que te permitirá cobrar por el uso de un software de manera periódica, normalmente con modelos de suscripción mensual o anual.

No es cuestión de «poder emitir una factura cada mes», es más bien cosa de que tengas un sistema preparado para automatizarlo todo: cálculo de precios, gestión de planes y usuarios, cobros, impuestos y seguimiento de impagos.

Y si encima tienes clientes en varios países (UE, LATAM, EE. UU.), la cosa se complica: tipos de IVA distintos, reglas de facturación específicas, o incluso retenciones. Por eso, facturar bien en SaaS a la larga no es algo que puedas hacer a mano: necesitas herramientas pensadas para solucionarte este tipo de problemas, como Quaderno.

Una vez aclarado esto, vamos a hablar sobre lo mejor que puedes hacer si quieres ser práctico a la hora de facturar con tu SaaS.

1. Centraliza toda tu facturación en un único sistema

A medida que creces (y, si algo es un SaaS, es escalable) es habitual acabar usando herramientas distintas para cada cosa. Esto se puede volverse bastante caótico, y robarte mucho tiempo.

Lo mejor es tenerlo todo en una misma plataforma: suscripciones, pagos únicos, impuestos, descuentos, renovaciones e informes.

Tener toda la facturación centralizada también evita errores y hace que tus informes financieros sean más fiables. Además, cuando todo está conectado, puedes automatizar procesos, mantener el control y dar así una mejor atención al cliente.

Por cierto, hablando de eso…

2. Apuesta por la automatización desde el principio

Emitir facturas a mano no es escalable, por lo tanto no basta con automatizar el envío: también debes automatizar los recordatorios de pago, los reintentos ante fallos, los cambios de plan, la contabilidad del IVA (sobre todo si vendes en varios países), y la gestión de bajas.

Si usas un sistema automatizado, incluso aunque te pueda costar adaptar tu negocio al principio, podrás dormir tranquilo sabiendo que, aunque un cliente cambie de plan, se retrase en un pago o viva en un país con un IVA distinto, todo está controlado sin que tú tengas que intervenir (casi nunca).

Entre otras cosas, en Quaderno contamos con integraciones de programas muy usados en SaaS, como Stripe, que puedes aprovechar para generar informes fiscales.

3. Elige un modelo de precios adaptado a tu negocio

El modelo de facturación que elijas debe encajar con tu tipo de cliente, el valor que ofreces y cómo usas el software:

• Tarifa plana: Si ofreces algo simple.
• Modelo por uso: Al detectar grandes diferencias en el uso entre clientes.
• Pricing por niveles: Tener diferentes niveles o tiers es ideal para segmentar si tienes clientes con diferentes perfiles muy concretos.
• Cuota base + variables: En el caso de que lo que estés vendiendo sea muy complejo y necesite la flexibilidad de un modelo híbrido.

Cuanto más claro sea el valor que entregas y cómo lo cobras, más fácil será vender y retener.

4. Ten un sistema de facturación que cumpla con la ley

Si operas en España, tu sistema debe aplicar el IVA correctamente según el país y tipo de cliente. Y no olvides que con Verifactu es obligatoria la factura electrónica.

Esto implica, entre otras cosas: emitir en formato estructurado, firmar electrónicamente, enviar las facturas por medios digitales y estar preparado para integrar tu sistema con plataformas certificadas.

Si usas un software de facturación que cumpla con todos los formatos, como Quaderno, pues mucho mejor. Así no te pilla el toro.

5. Que tu factura sea clara y transparente

La factura es parte de tu producto. Si tus clientes no entienden lo que se les cobra, pueden desconfiar y desuscribirse. Por eso:

• Detalla bien el periodo facturado, el plan y los conceptos adicionales.
• Separa el IVA y los impuestos aplicados.
• Permite cambiar de plan o cancelar sin fricción ni dramas.
• Da acceso a un portal donde puedan descargar facturas y actualizar sus datos.

Y, si algo cambia (precios, condiciones, formas de pago), comunícalo con antelación, e intenta mantener los precios a quienes ya llevan tiempo confiando en ti. Eso genera confianza, y fideliza.

6. Monitoriza métricas clave y crea informes útiles

Tener datos no sirve de nada si no sabes qué mirar. Elige herramientas que te den informes claros de métricas como MRR, churn rate, LTV, CAC, tasa de conversión de pruebas gratuitas…

Además, asegúrate de que puedes ver el comportamiento de cada usuario, como cuándo cambia de plan, qué emails recibe antes de decidir coger un plan más amplio, cuántos intentos de pago fallan antes de irse… Eso te ayuda a entender qué funciona y qué no.

Cuanto más sepas de tus clientes y sus pagos, mejor podrás hacer cambios que te ayuden a crecer.

7. Personaliza tus facturas

Parece una tontería, pero no lo es: personalizar las facturas ayuda a reforzar tu marca.

Añade tu logotipo, colores corporativos o un diseño coherente con tu web para que tus facturas no pasen desapercibidas y transmitan profesionalidad.

Además, puedes adaptar el contenido de la factura para resaltar el valor que has aportado ese mes: número de usuarios activos, volumen de uso, beneficios alcanzados… Todo esto dependerá mucho del tipo de herramienta, el valor que aporta tu SaaS y con qué métricas trabajéis, claro.

Este nivel de personalización también puede agilizar el cobro y evitar dudas del cliente sobre lo que está pagando.

8. Ofrécele al cliente varios métodos de pago

Cuantas más opciones de pago les des a tus clientes, menos fricción habrá en el proceso. Lo ideal es permitir tarjeta de crédito, débito, domiciliación bancaria (SEPA), PayPal e incluso monederos digitales si tu público los utiliza (Apple Pay, Google Pay…).

Cada cliente tiene sus preferencias y, si le haces el pago fácil, tendrás más renovaciones de servicio. Además, algunos métodos (como SEPA) pueden reducir los costes por comisiones.

9. Adapta los ciclos de facturación a tu cliente

No todos tus usuarios tienen las mismas necesidades, así que esto es básico. Algunos preferirán pagar mensualmente, otros cada trimestre, y otros buscarán planes anuales para ahorrar o simplificar la contabilidad.

Ofrece diferentes ciclos de facturación y verás cómo mejora la experiencia del cliente, y a la vez te dará estabilidad. Los planes anuales, por ejemplo, te dan más caja por adelantado y reducen el temido churn.

Y si eres capaz de ofrecer un tipo de facturación más personalizada a cada cliente (como el primer día del mes o justo después de su nómina), mejor te adaptarás a los flujos de caja de tu cliente.

10. Pide feedback sobre el proceso de facturación en tu SaaS

¿Sabes si tus clientes entienden bien tus facturas, si hay algo que les molesta del sistema de pagos? Muchas veces, la única forma de saberlo es preguntando.

Aprovecha que tienes el correo de tus clientes y envíales una encuesta corta al cabo de unos meses de uso, en un simpático correo. Analiza también las quejas, reseñas y tickets de soporte.

Todo esto te dará pistas sobre lo que puedes mejorar en la facturación de tu SaaS. A veces, un simple cambio en el lenguaje de la factura o en la forma de notificar los cobros puede ser lo que te faltaba.

Y, otras veces, lo que te hace falta es una plataforma de facturación como Quaderno, que está pensada para negocios como el tuyo. ¿Quieres probarla?, puedes gracias a nuestra prueba gratuita, y también podemos explicártela en vivo si nos contactas y nos lo pides.