Cómo obtener un número de IVA si tu empresa no tiene sede en Europa

Si quieres vender tus productos digitales en la UE, es muy probable que debas registrarte para obtener un número de IVA de la UE. (Si ya vendes en la UE y aún no lo tienes, ¡es urgente!)

La buena noticia es que el proceso de registro de IVA es bastante simple. La parte complicada es: una vez que tienes un número de IVA, ¿cómo realizas el seguimiento de todos los diferentes tipos de IVA y aplicas el correcto a cada venta?

Primero aprendamos cómo solicitar un número de IVA de la UE y, al final, ofreceremos soluciones para todo lo demás. 🙂

¿Tu empresa necesita un número de IVA de la UE?

Si vendes productos digitales a consumidores de la UE, es posible que debas registrarte para el IVA y aplicar impuestos del IVA a todas tus ventas de la UE.

En realidad, también es posible registrarse voluntariamente, incluso si no cumples con los requisitos. El registro tiene algunos beneficios que analizaremos más adelante.

Primero, comprendamos mejor el IVA y por qué es necesario un número de IVA.

IVA es la abreviatura de “impuesto al valor agregado” en la UE, y en todo el mundo. Es un impuesto al consumo que se cobra de forma incremental a lo largo de la ruta de un producto al mercado, en función del valor agregado total en cada etapa. En la UE, se aplica como un impuesto basado en el destino, lo que significa que la tasa impositiva exacta se basa en la ubicación del comprador.

El IVA funciona de dos formas: B2C y B2B.

En el primer caso, un consumidor paga impuestos por la compra de un producto o servicio en la UE -el IVA debe aparecer en una línea aparte dentro de la factura. (Esto es un requisito legal)-. El vendedor cobra el IVA al cliente, y lo retiene hasta que tenga que presentar el modelo correspondiente a la Agencia Tributaria.

En el segundo caso, a una empresa se le aplica el IVA sobre los materiales o servicios. Cuando llega el momento de presentar una declaración de impuestos, la empresa recibe un crédito por el IVA ya pagado. Esto reduce la carga fiscal general de la empresa. Con las transacciones B2B entre empresas registradas con IVA, también existe un esquema fiscal especial llamado mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Pero para recibir estos beneficios de la reducción del IVA, las empresas deben tener un número de IVA.

Un número de IVA es un número de identificación del impuesto al valor agregado que permite a los gobiernos rastrear la actividad del IVA de las empresas registradas. Estas actividades incluyen el IVA pagado, los créditos fiscales obtenidos y los impuestos IVA cargados y cobrados a los clientes.

Los números de IVA generalmente comienzan con un código de país ISO 3166-1 alfa-2, seguido de dos o más caracteres, hasta trece. Aunque los números de IVA generalmente constan solo de dígitos numéricos, algunos países occidentales tienen números de IVA que también contienen letras. (Ojo, los países extranjeros fuera de la UE también pueden tener un número de IVA que comience con 'EU').

Requisitos para un número de IVA

El factor determinante para que tu empresa deba registrarse para el IVA de la UE es si vende a empresas o consumidores privados .

• Si solo vendes productos digitales en transacciones B2B,no es necesario que te registres para el IVA de la UE.
• Si alguna vez vendes productos digitales B2C en Europa, aunque sea una sola vez, debes registrarte y obtener un número de IVA para tu empresa.

Principales ventajas de solicitar un número de IVA como empresa no perteneciente a la UE

Hay muchas ventajas al obtener un número de IVA. Si te interesa alguna de las siguientes, puede ser una buena idea obtener un número de IVA y comenzar a cobrar el IVA.

Evita sanciones económicas

No es raro que la facturación imponible en una pequeña empresa supere el umbral del IVA. Si te pasas y no te das cuenta, puedes sufrir multas y/o sanciones. Es mejor solicitar un número de IVA antes de que realmente lo necesites.

Aumenta el perfil de tu empresa

Muchas empresas internacionales no están dispuestas a hacer negocios con pequeñas empresas que no cuentan con la certificación del IVA. Para darle a tu negocio la validación y la percepción de una empresa escalable, solicita un número de IVA. Te ayudará a hacer negocios con empresas más grandes.

¡Recibe reembolsos del IVA en la UE!

Las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA sobre los bienes y servicios que compraron para su negocio. Esto reduce la base imponible de tu empresa en la UE y te permite ahorrar dinero.

Cómo obtener un número de IVA en la UE si es una empresa extranjera

Cada país de la UE tiene su propio sistema de IVA. Cada uno de estos sistemas genera un número de IVA que cubre las ventas dentro de Europa pero fuera del país donde tiene su sede la empresa.

Para ayudarte a comprender mejor el proceso de registro, describimos los pasos necesarios para obtener un número de IVA, utilizando Irlanda como ejemplo:

1. Elige un país de la UE específico y regístrate a través de su VAT OSS. Para la mayoría de las empresas extranjeras, el portal OSS irlandés es la mejor opción, porque es en inglés y tiene un diseño fácil de usar. (Tienes derecho a registrarse en cualquiera de los 27 estados miembros. Por ejemplo, si tu empresa tiene su sede en América del Sur, es posible que desees registrarte en España, donde todos los recursos se publican en español.

2. Agrega la información de tu empresa y los detalles de tu cuenta bancaria.

3. Ingresa tu información de contacto personal.

4. A partir de ahí, se te preguntará sobre el historial de IVA de tu empresa.

5. Después de esto, el portal te enviará a una página resumen donde podrás revisar toda la información que pusiste. ¡Asegúrate de que todo esté correcto!

6. Pulsa enviar. Y, ¡ya está!

Recibirás su número de IVA por correo electrónico o por correo.

¿Qué sucede después de obtener un número de IVA?

Si es una empresa que no pertenece a la UE, deberá solicitar un número de IVA para poder hacer negocios en cualquiera de los 27 estados miembros.

Por lo tanto, asegúrate de comprender cómo funciona el IVA, y de solicitar tu número, tal y como te explicamos arriba.

¿Qué sucede cuando ya tienes tu número de IVA? Como empresa registrada, debes comenzar a cargar el IVA a cada venta. Existen reglas especiales dependiendo de si la transacción es B2B o B2C. Y probablemente la parte más compleja: cada país tiene sus propias tasas de IVA. Por ejemplo, cuando vendes a un cliente en Hungría, debe aplicar la tasa de IVA húngara, etc._

Es mucha la información a tener en cuenta. Para una pequeña empresa, puede ser una gran carga, pero existen soluciones para ayudarte (como Quaderno, nuestro software de automatización de impuestos). Echa un vistazo a lo que debe saber sobre el IVA si tiene clientes en Europa para obtener un desglose claro de cómo cumplir con el IVA de la UE una vez que esté registrado.

Por último, si elige el VAT OSS de Irlanda para tu registro de IVA,  aquí te dejamos una guía rápida sobre cómo enviar una devolución de IVA a través del portal OSS irlandés, como empresa fuera de la UE.