Cómo firmar una factura electrónica

Si has llegado a este artículo es porque te interesa saber cómo funciona eso de firmar una factura electrónica.

Y haces bien, porque la cosa se va a poner seria en el ámbito de la facturación. Pronto será obligatorio emitir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas, no solo cuando trabajas con la Administración. Y para que esas facturas tengan validez legal, hay un paso que no te puedes saltar: firmarlas electrónicamente.

Nosotros llevamos ya años adaptándonos y adelantándonos a todo esto, así que hoy vamos a responderte a las dudas más habituales sobre este tema, y sí… te enseñaremos cómo firmar digitalmente una factura, sea cual sea tu caso.

¿Qué es exactamente una firma en una factura electrónica?

Cuando decimos "firmar" no nos referimos a la firma habitual, el garabato que harías con un boli o incluso con el ratón, ni de añadir una imagen de tu firma en PDF. Eso no vale.

La firma electrónica es un sistema cifrado que tiene que dar la seguridad de cuál es el origen y la integridad del documento. Por tanto, está regulado por la Ley 6/2020 y el Reglamento eIDAS. Aunque es gracias a las obligaciones futuras impuestas por la Ley Crea y Crece que ahora está empezando a popularizarse (y probablemente, la razón de que estés leyendo este artículo). Hablaremos sobre todo eso más adelante.

Según la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, una firma electrónica es «una huella digital de un documento cifrado con una clave».

Vamos, que el fin mismo de la firma es poder afirmar que esa factura es auténtica, no ha sido manipulada y que quien la ha emitido es quien dice ser.

Existen varios tipos de firma, pero la clave es que vas a necesitar un certificado electrónico, emitido por una entidad autorizada. Si ya estás acostumbrado a presentar impuestos con la Agencia Tributaria o accedes a la Seguridad Social online, probablemente ya lo tienes. Puedes consultar las autoridades de certificación reconocidas por el Gobierno español.

¿Es obligatorio firmar una factura electrónica?

Todavía no es obligatorio firmar digitalmente todas las facturas electrónicas, pero lo será, e igualmente hoy en día sí es obligatoria su autenticidad e integridad. Y aquí es donde la firma electrónica entra en juego… aunque no es la única vía.

Según el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), las empresas pueden usar distintos métodos para validar sus facturas electrónicas.

La firma electrónica avanzada (eso de usar un certificado electrónico para validar tu identidad) es uno de los más habituales, pero no es el único. También se puede usar un intercambio electrónico de datos (EDI) entre sistemas autorizados. O incluso otros sistemas validados previamente por la Agencia Tributaria.

Es decir, aunque firmar digitalmente todavía no sea obligatorio, sí que es conveniente porque es una de las mejores formas de cumplir con los requisitos legales.

Ahora bien, como te decíamos, esto va a cambiar muy pronto. La Ley Crea y Crece ya ha establecido que la facturación electrónica será obligatoria en las operaciones entre empresas y profesionales.

El uso de herramientas que permitan enviar, firmar y almacenar facturas electrónicas será imprescindible para adaptarse a la nueva normativa. De hecho, si quieres saber más sobre esta transición, en Quaderno ya te hemos contado lo que se viene con nuestro artículo sobre el Verifactu, el sistema que Hacienda va a implantar en verano de 2025.

¿Quién debe firmar una factura electrónica?

Aunque la firma electrónica no es obligatoria en todos los casos, cuando se utiliza, debe hacerla la persona o entidad que emite la factura.

Normalmente, esto se hace de manera automática desde el propio software de facturación, empleando un certificado digital a nombre del emisor: la empresa, el autónomo o su representante legal.

Si trabajas con un programa que ya incorpora la firma digital, lo habitual es que uses un certificado emitido por la FNMT. El certificado identifica a la empresa y genera la firma electrónica.

Cuidado, porque hay muchos que esto no lo saben: si estás facturando por cuenta de otra empresa (por ejemplo, si eres gestor o asesor), necesitarás firmar con un certificado que te autorice legalmente a actuar en su nombre. Vamos, un certificado de representante.

Todo esto te lo explicamos con más detalle a continuación…

Requisitos para firmar una factura electrónica

Antes de lanzarte a firmar facturas electrónicas, recuerda que hay algo que necesitas tener sí o sí: un certificado digital válido y reconocido. Sin eso, no puedes identificarte y generar una firma electrónica que sea aceptada legalmente.

A grandes rasgos, vas a necesitar:

• Un certificado digital instalado en tu ordenador o en un dispositivo seguro (como un USB criptográfico). Recuerda que debe estar emitido por una autoridad de certificación reconocida.
• Un software o herramienta que permita firmar documentos con ese certificado (por ejemplo, AutoFirma o tu propio programa de facturación si ya lo incluye).
• Y, por supuesto, la factura electrónica en formato adecuado (normalmente PDF o XML, según el caso).

En función de cómo gestiones tus facturas, puedes firmarlas tú mismo o que las firme el software por ti. Muchos programas modernos lo hacen de manera automática usando el certificado que has instalado previamente, así que ni siquiera notarás la diferencia. Solo asegúrate de que el certificado esté en vigor y que el programa esté bien configurado.

¿Qué tipo de certificado necesitas?

Aquí depende de quién emita la factura:

• Si eres autónomo y emites facturas en tu propio nombre, puedes usar un certificado digital de persona física. El más habitual es el certificado de ciudadano de la FNMT, que puedes obtener online aquí.
• Si representas a una empresa, entonces lo que necesitas es un certificado de representación. Hay varios tipos:
  • Certificado para administrador único o solidario, que te permite firmar como representante legal de la empresa.
  • Certificado de representante voluntario, si no eres administrador pero tienes poder para actuar en nombre de la empresa.
  • Certificados para entidades sin personalidad jurídica, como es el caso de comunidades de bienes o UTEs.

Ten en cuenta que estos certificados no se comparten: cada persona que firma debe tener el suyo, emitido a su nombre y con la autoridad necesaria para hacerlo.

¿Cómo firmar una factura electrónica de la Administración Pública?

Cuando emites una factura a una Administración Pública, el proceso de firma y envío tiene sus propias reglas. Tienes que cumplir ciertos requisitos, porque por ejemplo la Administración solo acepta facturas electrónicas en el formato Facturae.

Vamos paso a paso. Esto es lo que tienes que hacer:

1. Genera la factura en formato Facturae

Lo primero es crear la factura en formato .xsig o .xml, usando el estándar Facturae. Es un tipo de archivo estructurado, como los que podemos generar nosotros en Quaderno, y que la Administración puede leer y validar.

Puedes crearla de dos formas:

• Con el generador del propio Ministerio de Hacienda. Ten en cuenta que puede ser problemático. Para que te hagas una idea, mírate nuestro artículo sobre los errores de Facturae.
• Usando un software de facturación específico como Quaderno.

2. Firma la factura con un certificado electrónico

Una vez tengas el archivo en formato Facturae, toca firmarlo. Esto se hace con un certificado digital válido, como los que te comentábamos. Para ello, puedes:

• Usar AutoFirma, el programa gratuito del Gobierno que sirve para firmar electrónicamente cualquier documento, incluido el Facturae. Solo tienes que abrir el archivo desde AutoFirma, seleccionar tu certificado… y firmar.
• O dejar que lo haga directamente tu software de facturación, si ya incorpora la firma con tu certificado.

Ten en cuenta que si la factura no está firmada digitalmente, la Administración la rechazará.

3. Envía la factura a FACe

La plataforma FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado, y por aquí es por donde podría tener que pasar tu documento firmado.

Puedes enviarla de dos formas:

• Desde la propia herramienta que hayas usado para generar la factura (si tiene conexión directa con FACe).
• O accediendo tú mismo al portal de FACe, pulsando en «Remitir factura», seleccionando tu archivo firmado… y enviándolo.

Antes de enviar, asegúrate de tener a mano el código DIR3 del órgano al que va destinada la factura. Sin eso, no te dejarán completar el proceso. No te preocupes, que en el artículo que te acabamos de enlazar del FACe lo explicamos con detalle.

4. Guarda el justificante

Cuando envías la factura a través de FACe, el sistema te genera un justificante con un Código Seguro de Verificación (CSV).

Este documento demuestra que la factura se ha entregado correctamente y te servirá si necesitas reclamar el pago o comprobar el estado de la factura. Descárgalo siempre y guárdalo junto con la factura.

¿Cómo firmar digitalmente una factura en PDF?

Firmar una factura en PDF es una forma muy común de garantizar su validez legal, sobre todo si no estás trabajando con un sistema de facturación automatizado.

Esto cambiará en un futuro debido a Verifactu, pero de momento puedes hacerlo con dos herramientas principales: AutoFirma (el programa gratuito del Gobierno) o el típico programa de gestión de PDFs que incluye esta función, como Adobe Acrobat Reader. Te explicamos cómo hacerlo:

Autofirma

1. Abre AutoFirma en tu ordenador. Si no lo tienes, puedes descargarlo desde firmaelectronica.gob.es.
2. Arrastra el archivo PDF de tu factura al programa.
3. Elige cómo quieres que se muestre la firma. Puedes seleccionar el área en el documento donde se verá la firma, o personalizarla con una imagen o cambiar el tamaño de letra.
4. Selecciona tu certificado digital. El sistema te mostrará los certificados disponibles en tu ordenador o en el dispositivo criptográfico que tengas conectado.
5. Firma el documento. AutoFirma genera un nuevo PDF firmado, con la marca visible si la has activado.
6. Guarda la factura firmada. Asegúrate de archivarla correctamente junto al resto de facturas electrónicas de tu empresa.

Adobe Acrobat Reader

Si ya trabajas con Adobe Acrobat Reader, también puedes usarlo para firmar tus facturas digitalmente, siempre que tengas instalado tu certificado.

1. Abre el archivo PDF con Adobe Acrobat Reader.
2. Ve al menú «Herramientas» y entra en «Certificados».
3. Pulsa en «Firmar digitalmente». Te pedirá que selecciones un área del documento donde colocar la firma.
4. Elige tu certificado digital. Asegúrate de que esté activo y reconocido.
5. Guarda el documento. El programa generará un nuevo archivo PDF con la firma visible en el lugar que hayas marcado.

Este sistema también es válido legalmente, siempre que uses un certificado electrónico reconocido y no una imagen de tu firma.

Firma de manera automática tus facturas, con Quaderno

Es importante que hagas las cosas bien, y en Quaderno nos gusta darte las herramientas que necesitas para que no te pille el toro con las regulaciones legales. Por eso nos esforzamos cada día por mantener actualizada nuestra plataforma y contamos con un equipo de expertos que te puede asesorar.

Ahora, ya sabes cómo se tiene que firmar una factura electrónica, pero recuerda que con nuestro programa lo tendrás todo mucho más fácil y automatizado, ya que incluiremos tu certificado y firma en las facturas, sin darte trabajo extra.

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