Ventas a distancia en la UE: cómo hacerlo bien

Qué es la venta a distancia

¿Alguna vez has pedido zapatos, un libro o algunos muebles por Internet? ¿Te has registrado en alguna plataforma para ver series y películas en la nube? Seguro que te acuerdas de ver a tus padres sentados a la mesa de la cocina, mirando un catálogo y pidiendo algo por correo postal.

Todas estas transacciones son lo que se denomina "ventas a distancia". La venta a distancia ocurre cuando se venden bienes o servicios sin ningún contacto cara a cara entre el vendedor y el comprador.

Las ventas a distancia incluyen los pedidos por correo, compras de productos que anuncian en televisión, compras por teléfono (ya sean llamadas de voz o SMS) o en Internet. Se trata de productos físicos y incluyen digitales, aunque los productos digitales sean una categoría fiscal de la UE diferente (telecomunicaciones, radiodifusión y servicios electrónicos). ¡Más sobre eso más tarde!

En la UE el término venta a distancia se aplica particularmente a cualquier producto que deba cruzar la frontera de otro país de la UE. Si el comprador no está registrado a efectos del IVA, quiere decir que el comprador es un ciudadano particular y no una empresa.

Además de eso, la UE tiene una gran cantidad de regulaciones de venta a distancia (DSR, en inglés), diseñadas para proteger a los consumidores europeos de estafas, fraudes y productos de baja calidad.

Por tanto, para evitar problemas que puedan costarte reputación y/o dinero, es fundamental que conozcas tus obligaciones como vendedor a distancia. Para ello, sigue leyendo 😉

Diferentes tipos de venta a distancia

Tu página web

Ya sea que tengas un dominio independiente o vendas tus productos a través de un servicio como Shopify, cada venta en línea que realices se considera una venta a distancia.

Marketplace (Amazon)

Muchas empresas optan por vender a través de un marketplace acreditado como Amazon. Las condiciones son diferentes según la plataforma, como quién almacenará tus productos, quién los entregará y quién se hará cargo del IVA.

Dado que Amazon es el rey en esta área, aquí hay un poco más de información sobre cómo funciona. Amazon ofrece muchos servicios para cumplir los pedidos y completar la venta a distancia, por ejemplo, la suite conocida como Logística de Amazon (Amazon FBA). Si tus productos se almacenados en un país distinto a donde tu empresa tiene su sede, los productos que salgan de las instalaciones de ese país, no se consideran ventas a distancia. La opción Pan-European FBA de Amazon te permite almacenar tus productos en cualquiera de los 7 almacenes europeos de Amazon. Como resultado, optar por Pan-EU puede tener consecuencias fiscales para tu negocio. Si optas por no utilizarlo, tus productos se almacenan en tu país de origen y solo se envían una vez comprados.

Subasta en línea (eBay, eBid, Bonanza)

Las empresas que venden productos a través de sitios de subastas en Internet están sujetas a las mismas regulaciones de venta a distancia. Algunos sitios pueden tener tus productos y controlar los envíos; otros sitios solo ofrecen la plataforma de venta y te dejan a ti el trabajo pesado.

SMS

En el mundo del comercio móvil, las compras y los pagos por SMS no son un método de venta a distancia muy utilizado. En 2008, Amazon anunció su servicio TextBuyIt, que permite a los compradores buscar, seleccionar y comprar productos directamente en sus mensajes de texto.

Televentas

Ahora mismo es un método de venta a distancia un poco vintage, pero la venta por teléfono fue una de las primeras formas de venta a distancia, y todavía se usa. Los guiones de televentas deben redactarse meticulosamente de acuerdo con las políticas de venta a distancia. Dado que esta venta no tiene un elemento visual, toda la información sobre el producto y todos los términos del contrato, deben explicarse verbalmente en la misma llamada telefónica. Posteriormente, el vendedor debe hacer un seguimiento con una versión escrita.

Televisión

Esto incluye cualquier tipo de programa de televisión interactiva que solicite y reciba un pago de un comprador. Las redes de compras por televisión, así como el alquiler de películas en televisión, hacen negocios en el mundo de la venta a distancia.

Reglamento de la venta a distancia en la UE

Todos los DSR están diseñados para proteger al consumidor. Para darle una idea de cuán extensas y específicas son las regulaciones. Esta es una descripción rápida:

1. Se debe proporcionar información detallada y completa antes de firmar el contrato.
2. El cliente debe indicar y aceptar explícitamente cualquier cargo o tarifa adicional. ¡Sin casillas previamente marcadas!
3. El punto en el que un cliente hace clic para completar una compra o contrato debe utilizar un llamado a la acción como "Compre ahora" o "Pague ahora", algo que indique claramente que se espera el pago.
4. Se debe proporcionar el contrato una forma formal (impreso o correo electrónico), enviado tan pronto como se confirme.
5. Debes ofrecer devoluciones y reembolsos, con un mínimo de 14 días. Hay un período de reflexión de siete días, durante el cual un cliente puede cancelar por cualquier motivo. Después, el cliente tiene siete días más para probar el producto y comprobar si está satisfecho con él. (Si falta alguna información sobre la venta, o es inexacta, el comprador tiene tres meses para cancelar el contrato o devolver el producto, para obtener el reembolso completo a tu costa).

Si tienes curiosidad acerca de la declaración oficial de la Comisión de la UE sobre estas regulaciones, eche un vistazo más tarde a la Directiva sobre venta a distancia y la Directiva sobre derechos consumidor.

• Esta será una nota de asterisco larga. Esto se debe a que hay una gran cantidad de información que debe proporcionar al cliente antes de que incluso se realice la venta.
• Muestra cómo pueden pagar los clientes e incluye las opciones de envío y los costos
• Enumera los pasos necesarios para que un cliente realice un pedido
• Enumera los idiomas disponibles
• Tu nombre comercial, dirección de correo electrónico y, a veces, tu dirección física
• Tu número de IVA (si tu empresa está registrada a efectos del IVA)
• El costo de usar líneas telefónicas u otras comunicaciones para completar el contrato (si es necesario)
• Una descripción de tus bienes, servicios o contenido digital: incluye tanta información como puedas
• El precio total o cómo se calculará
• El costo total de envío o cómo se calculará
• La duración mínima de su contrato
• Cualquier condición para finalizar contratos continuos o contratos sin una fecha de finalización clara

Nuevamente, si falta alguna de esta información o es inexacta, el cliente tiene derecho a cancelar o devolver ¡hasta tres meses más tarde! Asegúrate de diseñar tu sitio web, listas de productos y páginas de pago de manera adecuada.

Como funciona el IVA de la UE para la venta a distancia de productos físicos

Todo depende de los umbrales de ventas anuales. Si tus ventas están por debajo de un umbral en lo que va de año, aplica el IVA en tu propio país. Si las ventas de tu año superan el umbral, aplica el IVA del otro país.

Un poco más detallado...

Umbral de ventas para el IVA en comercio electrónico dentro de la UE

Desde el 1 de julio de 2021, el límite para las ventas a distancia en Europa se establece en 10.000 € de ingresos anuales.

Este ingreso incluye ventas que:

• Se realizan cruzando fronteras hacia compradores en otros países de la UE.
• Son efectuadas a particulares, es decir, solo operaciones B2C y no B2B.
• Pueden ser tanto de productos físicos como de bienes/servicios digitales.

Nota: Las ventas en tu propio país, a empresas registradas en el IVA de la UE o fuera de la UE, no cuentan para el umbral anual de 10.000 €. Si tus ventas del año corriente o del anterior superaron esta cifra, deberás comenzar a aplicar tasas de impuestos basadas en el destino.

Cómo funciona la ventanilla única (OSS)

El OSS es un portal electrónico que las empresas pueden utilizar para cumplir con sus obligaciones de IVA en las ventas de comercio electrónico. Está diseñado para simplificar todo el proceso, permitiéndote registrarte y declarar en un solo lugar. Aquí es donde las soluciones de software de cumplimiento fiscal para el comercio electrónico resultan muy útiles.

Si tu empresa está basada en la UE — o si no está en la UE pero almacenas inventario en países de la UE — entonces deberías inscribirte en el esquema de la UE para el OSS.

Aquí tienes un resumen rápido de cómo cumplir:

• Registra tu empresa en el país donde tú o tus bienes estén físicamente ubicados. El sitio web de impuestos del país debería ofrecerte la opción de registrarte en línea en el OSS. Recibirás un Número de Registro de IVA (VRN) y acceso al portal en línea.
• Cobra la tasa de IVA del país de destino, en el punto de venta. Por ejemplo, si vendes a alguien en Francia, la transacción está sujeta al IVA francés del 20%.
• Envía a los clientes una factura.
• Presenta declaraciones. Debes presentar declaraciones de IVA de OSS después de cada trimestre, antes de finales del mes siguiente. Al final del proceso de presentación en línea, se te informará cuánto debes (o cuánto te reembolsarán).
• Si algunas de tus ventas se realizan a través de un mercado en línea como Amazon, por favor lee cómo las normas de IVA de la UE de julio de 2021 para los mercados en línea afectan a tu negocio (en inglés).

Los umbrales de venta a distancia NO se aplican a:

• Ventas B2B. Siempre que los compradores tengan un número de IVA válido.
• Los productos sujetos a impuestos especiales (tabaco, alcohol, gasolina) siempre están sujetos al IVA en el país de destino. Sin umbral. Debe registrarse en esos estados.
• Productos digitales. Esto lo explicaremos enseguida.

Cómo funciona el IVA de la UE para los productos digitales

Los productos digitales se rigen por diferentes leyes fiscales, aunque las transacciones son, técnicamente, ventas a distancia.

Ventas B2C

Si tu negocio se mantiene por debajo de los 10.000 € en ventas transfronterizas de productos digitales por año, en toda la UE, puedes cobrar la tasa de IVA de tu país de origen en todas esas ventas transfronterizas. Esto hace que sea mucho más fácil cumplir con el IVA, porque solo está utilizando una tasa impositiva en sus productos digitales. Una vez que pasa ese umbral, cobra la tasa de IVA del país de tu cliente.

Ventas B2B

Cobras la tasa de IVA del país del cliente. Si vendes a un cliente en el extranjero, ni siquiera piensen en el IVA de tu país de origen. Siempre se carga de la tasa del país de destino (el del comprador).

No hay umbrales de registro. Incluso una sola venta en un país extranjero requiere que estés registrado y cumplas con su sistema de IVA local. Por esta razón, es muy útil para las empresas digitales registrarse para un VAT OSS, incluso más que para las empresas que venden productos físicos. Con un OSS, puede evitar tener que registrarte individualmente en cada país donde realizas una venta.

Si deseas una orientación detallada, consulta nuestra Guía definitiva sobre impuestos digitales de IVA de la UE (en inglés) o lee nuestra publicación sobre lo que debe saber sobre el IVA si tiene clientes en Europa (en inglés).

Dónde se vuelve complicado el IVA de la UE

En última instancia, el VAT OSS simplifica la presentación, pero el proceso fiscal sigue siendo bastante complicada. En cada venta que realices dentro de la UE debe asegurarte de que estás el tipo de IVA correcto. ¿Está por encima o por debajo del umbral? ¿Está tu cliente en Dinamarca o Alemania? ¿Tienes dos pruebas de ubicación que lo prueben?

Conocer todos estos detalles para cada venta no es factible para el propietario de un negocio. A ver, no queremos subestimarte... Tal vez puedas hacerlo, pero ¿de verdad quieres hacerlo?

Puedes ahorrar tiempo y molestias usando un software de impuestos que recopila automáticamente evidencias de ubicación, aplica la tasa de IVA correcta, envía facturas de impuestos adecuados y -en general- te mantiene al tanto de cualquier cambio en la regulación del IVA. Eso es, en pocas palabras, Quaderno. Hacemos todo lo posible para facilitarle la vida.

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