Lo que necesitas saber sobre la plataforma FACe

Sabemos que hoy en día mucha gente entra en la plataforma FACe, pero no les queda claro qué es ni para qué sirve, o cómo usarla.

Esto lo decimos porque cada día tratamos con clientes que están en la misma situación en la que estás tú ahora mismo, y por eso en Quaderno hemos decidido crear hoy un artículo respondiendo a todo lo que deberías de saber sobre el portal FACe, que tan confuso resulta para algunos.

¿Qué es la plataforma FACe?

FACe es la plataforma del Gobierno de España para enviar facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Sería una especie de «buzón» central (técnicamente se conoce como Punto General de Entrada) al que puedes subir tus facturas si trabajas con ayuntamientos, universidades, hospitales públicos u otros organismos oficiales.

En vez de enviar la factura directamente a cada organismo por su cuenta, lo haces a través de FACe. FACe se encarga de redirigirla al destinatario correspondiente. Una vez subida la factura, esa Administración podrá aceptarla, rechazarla o dejarla pendiente, y tú podrás consultar en todo momento en qué estado está.

Este sistema se creó para simplificar y unificar el proceso de facturación electrónica con las entidades públicas, y desde hace años es obligatorio usarlo si trabajas con cualquier organismo que esté dado de alta en FACe.

Por eso es tan importante que tu sistema de facturación esté preparado para generar facturas en el formato correcto…

¿Necesitas saber más sobre la base legal de esta plataforma o portal?, nosotros te hemos recopilado las leyes más relevantes:

• Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la creación del registro contable de facturas en el Sector Público
• Orden HAP/492/2014
• Orden HAP/1074/2014
• Orden HAP/1650/2015

¿Cómo funciona el sistema FACe?

FACe funciona únicamente con facturas electrónicas en formato Facturae, un estándar oficial en España. No te sirve ni un PDF ni una factura en Word o Excel. El archivo debe ser un XML estructurado según ese formato específico, y además tiene que estar firmado digitalmente con un certificado electrónico válido.

No es solo cuestión de crear y enviar una factura digital y ya está, sino que se siguen **unos requisitos técnicos **para que esa factura pueda ser validada por FACe.

Por ejemplo:

• La factura debe estar en formato Facturae (el de la última versión en ese momento).
• Debe incluir los códigos DIR3 de la Administración a la que va dirigida (estos códigos identifican a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora). Tienen números muy concretos, como si fueran una especie de «NIF». Por ejemplo, la Oficina Contable del Ayuntamiento de Granada tendría el código L01180877.
• Tiene que estar firmada con certificado digital (como el de la FNMT o un certificado de empresa válido).
• Debe contener todos los campos obligatorios que exige la ley (como el NIF de ambas partes, descripción del servicio, importe, fecha de emisión, etc.).

¿Te parece mucha complicación? Pues tenemos una buena noticia: en Quaderno damos soporte al formato Facturae, y te lo hacemos mucho más fácil que el aplicativo oficial. No tendrás que perder el tiempo intentando entender cómo hacer cada cosa, temiendo incumplir alguna normativa.

¿Quieres indagar más sobre el funcionamiento del FACe por ti mismo? Perfecto, entonces te recomendamos que te pases por el CTT, donde tienen toda la documentación y manuales. Ya verás que es bastante, pero igualmente a continuación te resumimos lo esencial:

¿Quién está obligado a facturar por FACe?

En general, si trabajas con la Administración Pública, te toca crear facturas electrónicas . Y con respecto a la plataforma FACe, se rige por el formato Facturae, como ya sabes. Así que, si vemos lo que dicen las leyes sobre las facturas de este formato, están obligadas a hacerlas todas las empresas y profesionales que emitan facturas a la Administración.

Si estás en alguno de estos grupos y vendes servicios o productos a un organismo público, ya lo sabes: tienes que usar FACe sí o sí.

FACe es el punto de entrada de la Administración General del Estado. Si facturas para el Gobierno de España, estás obligado a usar el portal. Si facturas para otra administración pública, puedes usar el portal de dicha administración o FACe.

Algunas comunidades autónomas o ayuntamientos tienen su propio portal (como la Generalitat de Cataluña o el Ayuntamiento de Madrid). Así que, antes de enviar nada, asegúrate de saber a qué Punto General de Entrada está conectado el organismo con el que trabajas.

¿Cómo darse de alta en la plataforma FACe?

No necesitas darte de alta como tal para poder enviar facturas por FACe. No hace falta que crees un usuario, ni que te registres con contraseña. Lo que sí necesitas es tener preparada tu factura en formato Facturae y contar con un certificado digital válido.

¿No sabes cómo crear tu factura electrónica? Veamos cómo podrías hacerlo en Quaderno:

Crea y envía tu factura para la plataforma FACe, con Quaderno

Como ya te hemos adelantado antes, en Quaderno tenemos soporte para el formato FacturaE, el que necesitas para mandar facturas por este portal. Te explicamos cómo funciona paso a paso en nuestra página de soporte.

Veamos cómo tienes que enviar una factura electrónica a una Administración Pública a través de FACe. Sigue estos pasos:

1. Accede al portal FACe: Ingresa a la página oficial
2. Selecciona «Remitir factura»: En la página principal, elige la opción «Remitir factura» para iniciar el proceso de envío.
3. Identifícate: Llegarás a esta página, donde FACe te da varias formas de identificarte para remitir tus facturas:
   • Cl@ve: Sistema de identificación electrónica para ciudadanos.
   • Firma electrónica: Utiliza un software de firma electrónica compatible, como AutoFirma.
   • Certificado electrónico: Emplea un certificado digital válido..
4. Completa el formulario de envío: Una vez identificado, proporciona la siguiente información:
   • Correo electrónico: Introduce tu dirección para recibir notificaciones sobre el estado de la factura.
   • Adjunta la factura: Selecciona el archivo de la factura electrónica en formato Facturae (.xsig o .xml) previamente generado y firmado digitalmente. Aquí es donde subes el archivo que has recibido en Quaderno.
   • Anexos (opcional): Si es necesario, puedes adjuntar documentos adicionales en formato PDF.
5. Remite la factura: Tras completar el formulario, haz clic en «Remitir Factura». FACe procesará el envío y te dará un justificante con el número de registro. Guarda este comprobante para futuras referencias.
6. Consulta el estado de la factura: Puedes monitorear el estado de tu factura en el mismo portal, utilizando el número de registro que has recibido.

En cuanto a los estados, te puedes encontrar con uno de estos:

• Recibida: Significa que ya han registrado la factura en el FACe. Ya es «consultable».
• Rechazada: El receptor ha rechazado la factura.
• Aceptada: El receptor ha aceptado la factura.
• Contabilizada la obligación de pago: Es una confirmación de que el receptor ha reconocido su obligación de pagar la factura.
• Pagada: Reconoce que la factura ya ha sido pagada.

Recuerda que algunas Administraciones Públicas pueden tener su propio punto de entrada de facturas electrónicas.

Si la Administración a la que diriges la factura carece de un punto general de entrada específico, deberás incluir en la factura los códigos DIR3 correspondientes a la oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora de dicha administración.

¿Qué te ha parecido nuestra explicación detallada sobre el funcionamiento de la plataforma FACe? Esperamos que te haya sido muy útil, y recuerda que puedes contar con nuestra herramienta para crear tus facturas, que es la parte más técnica de todo el proceso. Puedes probarla gratis o puedes contactarnos si quieres verla por dentro antes de dar el paso.