Orden Ministerial de Verifactu: Resolvemos tus dudas

¿Quieres saberlo todo sobre la Orden Ministerial de Verifactu? Hoy te cuento lo que debes saber sobre el desarrollo normativo en el cual se regulan los sistemas informáticos de facturación que ya mencioné dentro de nuestra megaguía sobre el sistema Verifactu.

Yo soy Carlos, el CEO fundador de Quaderno, una empresa especializada en facturación electrónica con más de 10 años en el mercado español, y espero que esta guía te resulte muy útil.

¿Qué es la Orden Ministerial de Verifactu?

En realidad, nos estamos refiriendo a la Orden HAC/1177/2024, del 17 de octubre, que desarrolla los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación de empresarios y profesionales.

Como dice en su largo título en el documento del BOE, esta Orden se fundamenta en lo dispuesto en el Real Decreto 1007/2023 y el Real Decreto 1619/2012, y su objetivo principal es asegurarse de que los registros de facturación sean íntegros, conservados, accesibles, legibles, trazables e inalterables.

Tal y como comenta la AEAT, al publicarse esta Orden se inició el cómputo del plazo máximo de 9 meses para que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación (para empresarios y profesionales) adapten sus programas a la normativa. Cómputo que, por cierto, termina el 1 de julio de 2025.

Veámosla con un poco más de detalle…

Los requisitos técnicos para cumplir con el Verifactu, según la Orden

Para que un sistema de facturación cumpla con Verifactu (también llamado VERI*FACTU en algunos documentos) debe seguir unas especificaciones técnicas muy concretas:

1. Integridad e inalterabilidad: Cada factura debe generar una huella digital o hash que garantice que el contenido no ha sido modificado. Se exige el uso de firma electrónica basada en estándares europeos (ETSI EN 319 132) para reforzar la autenticidad de los registros.
2. Capacidad de conexión con la Agencia Tributaria: Los sistemas deben estar preparados para enviar registros de facturación de manera automatizada o en respuesta a un requerimiento de la AEAT. Es obligatorio el uso de certificados electrónicos para demostrar la autenticidad de los envíos.
3. Gestión independiente de varios contribuyentes: Si un software de facturación es usado por varios tributarios, debe permitir una gestión separada de los registros de cada uno, evitando interferencias.
4. Formato de registros estándar: Todas las facturas deben registrarse en formato XML con codificación UTF-8. Deben incluir datos específicos como el NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión, importe total y hash del registro anterior para garantizar la trazabilidad.
5. Conservación: Los registros de facturación deben conservarse en un formato electrónico legible durante el tiempo estipulado por la normativa. Se exige la posibilidad de exportar los datos para auditorías o inspecciones.

Las facturas verificables Verifactu

Aunque ya te lo he explicado en la guía que mencioné al principio de este artículo, es importante que te hable del concepto Verifactu, que hace referencia a los sistemas de emisión de facturas verificables.

Es un tipo de sistema de facturación que cumple automáticamente con los requisitos de la normativa. Si un software se adhiere a este modelo, se presume que sus registros son fiables y cumplen con la integridad, trazabilidad e inalterabilidad exigidas por la ley.

Los sistemas Verifactu generan facturas con un código QR y una frase de verificación. Esto permite que cualquier persona (incluida la AEAT) pueda verificar la autenticidad de una factura escaneando el código con su móvil o accediendo a la información asociada.

En Quaderno seguimos a rajatabla todos los requisitos técnicos de esta normativa y te ofrecemos el servicio de facturación con Verifactu. Válido también para desarrolladores que buscan una API para facilitarles la adaptación de su software.

El formato de los registros

Según esta Orden, los registros de facturación deben cumplir un formato específico. Para ello, se definen tres tipos de registros principales:

1. Registro de facturación de alta (para nuevas facturas)
2. Registro de facturación de anulación (cuando se cancela una factura)
3. Registro de eventos (para cambios o actualizaciones en el sistema de facturación)

Cada registro debe generarse en formato XML con codificación UTF-8, asegurando su compatibilidad y estandarización. La información mínima obligatoria en cada tipo de registro, definida en el artículo 13 de esta Orden Ministerial, es la siguiente:

1. Registro de alta

• NIF del emisor
• Número y serie de la factura
• Fecha de expedición de la factura
• Tipo de factura (simplificada, completa, rectificativa, etc.)
• Importe total
• Huella del registro anterior (para garantizar la trazabilidad)
• Fecha, hora y huso horario de generación

2. Registro de anulación

• NIF del emisor
• Número y serie de la factura anulada
• Fecha de expedición de la factura anulada
• Huella del registro de facturación anterior
• Fecha, hora y huso horario de generación

3. Registro de evento

• Identificador del productor del software
• Identificador del sistema informático
• Versión del sistema informático
• Número de instalación del sistema informático
• NIF del obligado a emisión
• Tipo de evento (actualización, incidencia, etc.)
• Huella del registro de evento anterior
• Fecha, hora y huso horario de generación

Además, recuerda que cada registro debe generar una huella digital o hash mediante un algoritmo especificado (previsiblemente SHA-256). Además, debe incluirse una firma electrónica basada en el estándar europeo ETSI EN 319 132, garantizando así que los datos sean íntegros, inalterables y verificables.

La declaración responsable

La declaración responsable es un documento oficial que certifica que un sistema de facturación cumple con todos los requisitos técnicos y legales establecidos en la Orden Ministerial Verifactu.

Este documento es obligatorio y debe estar siempre disponible dentro del propio software de facturación, accesible para usuarios, comercializadores y la Administración tributaria.

Este documento comenzará con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN» y, a continuación, deberá contener:

• Datos del software:
  • Nombre y versión del sistema
  • Código identificador único del software
  • Componentes y descripción técnica
• Cumplimiento normativo:
  • Confirmación de que el software cumple con el Real Decreto 1007/2023 y la Orden Ministerial Verifactu
  • Si el software está diseñado para operar exclusivamente bajo el modelo Verifactu.
• Datos del desarrollador:
  • Nombre o razón social de la empresa desarrolladora
  • NIF y dirección de contacto
  • Certificados electrónicos utilizados para la firma digital
• Firma del responsable con la fecha y lugar de emisión

Remisión de registros y respuesta a requerimientos

Los sistemas de facturación deben contar, además, con la capacidad de enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Esta remisión puede realizarse de dos formas:

1. Envío voluntario (modelo Verifactu): Las empresas pueden optar por remitir sus registros en tiempo real, haciendo más fácil la validación automática de facturas.
2. Envío bajo requerimiento: Si la AEAT lo solicita, el sistema debe permitir la remisión de los registros almacenados en un formato estructurado.

Algunas particularidades que hace falta recordar sobre el envío:

• Debe de hacerse siempre en formato XML, con los datos completos de cada factura.
• En el caso de los envíos en tiempo real, hay un intervalo de tiempo mínimo de 60 segundos entre envíos para evitar sobrecargas en la plataforma de la AEAT.
• La respuesta de la Agencia Tributaria incluirá un código seguro de verificación (CSV), confirmando la recepción y validación de los registros.

Según el artículo 16 de esta Orden, si una empresa experimenta incidencias técnicas que impidan la remisión de registros, el software debe reintentarlo al menos una vez por hora hasta completarlo.

Otros elementos indispensables de la Orden Ministerial Verifactu

Código QR en las facturas

Todas las facturas deben incorporar un código QR con la información esencial para su verificación. Este código debe cumplir con la norma ISO/IEC 18004 y contener:

• NIF del emisor
• Número y serie de la factura
• Fecha de emisión
• Importe total
• URL de validación en la sede electrónica de la AEAT

Tal y como te expliqué en nuestra guía sobre el Verifactu, además del código QR la factura debe incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Verifactu»

Estandarización de formatos

El uso de formatos estructurados (XML, UTF-8) es obligatorio para hacer más fácil la interoperabilidad y la auditoría por parte de la AEAT. Los datos deben estar organizados en bloques de información bien definidos para su rápida validación.

Conservación de registros

Los registros de facturación deben conservarse en formato electrónico durante el tiempo estipulado por la normativa y ser exportables para auditorías.

¿Cómo afecta todo esto a las empresas que desarrollan software de facturación?

Si eres una empresa desarrolladora de algún SIF (Sistema Informático de Facturación), deberás de cumplir con los requisitos de la Orden Ministerial Verifactu.

Te pongo un listado para simplificártelo y que quede claro lo que debes hacer ahora:

1. Adaptar el software a los nuevos estándares:
   • Implementar el formato XML con los campos obligatorios.
   • Incluir la generación de hash y firma electrónica.
   • Incorporar la capacidad de remisión de registros a la AEAT.
2. Actualizar los mecanismos de seguridad:
   • Implementar algoritmos de cifrado robustos.
   • Garantizar la inalterabilidad de los datos.
   • Permitir la trazabilidad completa de las facturas.
3. Gestionar la declaración responsable:
   • Cada sistema informático debe contar con una declaración responsable correctamente documentada y accesible.

Recuerda que si un sistema de facturación no se ajusta a la normativa, puede haber sanciones económicas y problemas administrativos con la AEAT.

Además, las empresas que no implementen las exigencias de Verifactu perderán competitividad en el mercado, ya que la conformidad con la ley es algo indispensable.

Espero que este artículo sobre la Orden Ministerial de Verifactu te haya sido muy útil para entender por fin de qué trata y cuáles son los detalles más importantes que hay que saber.

Recuerda que, si lo necesitas, en Quaderno contamos con una API para Verifactu que puede facilitar mucho la adaptación de tu software. Ponte en contacto con nosotros si quieres hacernos cualquier consulta al respecto.