Lo que debes saber sobre el IVA de la UE si tienes clientes en Europa

Si tienes una empresa en cualquier parte del mundo y tiene clientes en la Unión Europea, ¡presta atención!

Es hora de tomarte en serio el IVA. Para aquellos que no lo saben, el IVA es el se es el impuesto del valor agregado, el impuesto que deberías aplicar a casi todas las ventas que realices en la UE, y el impuesto que deberías enviar a la UE cada trimestre.

Durante décadas muchas empresas que vendía bienes y servicios en la UE pensaban que, mientras pagasen impuestos en su país de origen, estaban haciéndolo bien. Pero ya no es así.

Como proveedor de productos digitales para clientes de la UE, eres es responsable de cobrar, recaudar, y liquidar este impuesto específico de Europa a los gobiernos individuales. Sí, esto significa en los 27 estados miembros de la UE y sus distintos tipos de IVA.

Pero, que no cunda el pánico, hemos simplificado el IVA en la UE para ti. Hemos recopilado toda la información esencial, respondido a todas las preguntas que imaginamos que están dando vueltas en tu cabeza y resumido todo lo relativo al IVA para empresas fuera de la UE.

¡Empecemos!

¿Qué es el IVA?

Primero podemos responder a la pregunta más obvia. IVA significa "impuesto al valor agregado". Es un impuesto al consumo que se aplica a todos los bienes y servicios, ya sean físicos o digitales. Eso significa que cada vez que un cliente compra un bien o servicio en la UE, paga el IVA en el acto.

El vendedor (tu empresa) cobra el IVA del cliente y paga una parte, o la totalidad, al gobierno. Piensa en ti mismo como una especie de intermediario fiscal. No es tu dinero el que paga el IVA, simplemente estás recaudando y enviando el dinero del cliente al gobierno.

Por eso es importante saber cuándo cobrar el IVA a tus clientes de la UE. Porque, si no le cobras el IVA al cliente, sí será tu dinero el que pagues. El gobierno seguirá esperando los impuestos, hayas cargado IVA o no.

¿Cuánto IVA debes agregar? Eso depende de dónde se encuentre tu cliente. Las tasas varían entre los diferentes estados miembros de la UE, oscilando entre el 17% y el 27%. En nuestra guía general de IVA, puede encontrar una lista actualizada de las tasas impositivas digitales en la UE.

¿Por qué las empresas no pertenecientes a la UE son responsables del IVA de la UE?

Porque los gobiernos europeos quieren asegurarse de recibir impuestos sobre todos los bienes y servicios consumidos por sus ciudadanos, incluso bienes y servicios provenientes de otras partes del mundo. Los productos físicos se gravan en la aduana. Los productos digitales -obviamente- no cruzan fronteras, por lo que no pasan por la aduana, por eso se les agrega el IVA al precio.

Si las empresas extranjeras no estuvieran obligadas a cobrar el IVA, imagina la desventaja que eso supondría para las empresas con sede en la UE. Sus productos costarían más, los clientes locales buscarían fuera de su país productos o servicios más baratos, y las empresas de la UE sufrirían. Obviamente, si las empresas de la UE sufren y realizan menos ventas, sus gobiernos recaudan menos impuestos.

Por lo tanto, exigir que las empresas no pertenecientes a la UE cobren el IVA iguala el campo las condiciones para los proveedores nativos, y aumenta los ingresos fiscales de los gobiernos de la UE.

Si estás interesado en los detalles legales, puedes consultar la directiva original de la UE de 2003 sobre el IVA en los servicios digitales.

¿Cómo debe gestionar el IVA de la UE una empresa no perteneciente a la UE?

De forma adecuada 😉

¿No te sirve esta respuesta? No te preocupes, a continuación te decimos los cinco pasos básicos para sobrevivir al laberinto del IVA:

1. Registra tu empresa para el IVA de la UE.
2. Verifica a tu cliente: ¿Quiénes son? ¿Dónde están?
3. Cobra el IVA, si es necesario.
4. Proporciona facturas con el IVA detallado (¡y mantén un registro!)
5. Envía declaraciones trimestrales de IVA.

Vamos paso a paso.

Paso 1: ¿Cómo se registra una empresa no perteneciente a la UE para el IVA de la UE?

Puedes registrarte para el IVA en el estado miembro de la UE que prefieras. Tienes 27 países para elegir. Si necesitas una base de habla inglesa, la opción más obvia es Irlanda.

Una vez que hayas elegido donde quieres basar tus operaciones fiscales de la UE, puedes registrarte en una ventanilla única (OSS) con esa autoridad fiscal local. Puedes hacerlo online, si quieres. Busca la opción "esquema fuera de la Unión", ya que este proceso está diseñado para empresas fuera de la UE.

Espera… ¿One-Stop qué? Sí, es un nombre divertido, y te ahorra mucho tiempo y energía. Te explicamos:

Una one-stop shop o OSS te permite consolidar todo tu IVA de la UE en una única declaración de impuestos, incluso si tus clientes viven en varios países diferentes.

Supongamos que eliges registrarte en Irlanda. Solicitas una OSS de IVA en el la página de la autoridad fiscal de Irlanda. Vendes a clientes en España, Alemania, Hungría e Italia. Cuando llega la temporada de impuestos, envías una declaración de IVA a tu OSS en Irlanda. Tu OSS irlandés calcula cuánto IVA debe devolverse a las autoridades fiscales en España, Alemania, Hungría e Italia, y lo distribuye todo por ti. Genial, ¿verdad?

Para explorar qué país sería tu mejor opción, consulta la lista de sitios web de IVA OSS en nuestra guía de impuestos digitales de la UE. Este es un resumen rápido de cómo registrarse para el IVA de la UE:

• Elige un país de la UE
• Entra a su página web de OSS
• Busca el “esquema fuera de la Unión”.
• Regístrate
• Recibe tu número de IVA

Para obtener una guía más detallada, lee sobre cómo obtener un número de IVA si tu empresa no tiene su sede en Europa.

Paso 2: ¿Qué debe verificar sobre sus clientes en la UE?

Debes verificar dos cosas sobre tus clientes de la UE: quiénes son y dónde están. Lo primero determina si les cobras IVA, lo segundo determina cuánto.

• Determina quiénes son:

Cuando realices una venta en la UE, solicita el número de IVA del comprador. Las empresas tendrán uno, los particulares no. Desafortunadamente, algunos compradores pueden intentar fingir que son una empresa solo para evitar el cargo de impuestos, por lo que enviarán un VRN falso. Por esa razón, verifica que cada VRN sea válido. Puedes utilizar esta sencilla herramienta de validación VIES de la Comisión Europea.

• Determina dónde están:

Además de solicitar el número de IVA del comprador, también debes solicitar una prueba de su ubicación. Su ubicación determinará la tasa de IVA que agregues a la venta, ya que cada estado miembro de la UE tiene su propia tasa. (Encuentre una lista actualizada dede la las tasas impositivas digitales de UE en nuestra guía).

Para demostrarle al gobierno que estás cobrando suficiente IVA, también debes demostrar dónde se encuentra tu cliente. Por lo tanto, cuando realices una venta, solicita dos de las siguientes pruebas:

• Dirección de facturación
• Ubicación del banco del cliente
• País que emitió la tarjeta de crédito
• La ubicación de la dirección IP del dispositivo del comprador
• País de la tarjeta SIM (en casos donde la compra se realizó en un dispositivo móvil)

Finalmente, documenta esta evidencia de ubicación y mantenla registrada durante 10 años. Una década es un tiempo ridículamente largo, pero esa es la ley. Un software de contabilidad e impuestos en la nube puede facilitar la recopilación y el almacenamiento de esta evidencia; la recopilación de datos es automática y no hay riesgo de perder registros.

Paso 3: ¿Cuándo una empresa no perteneciente a la UE debe cobrar el IVA de la UE?

No siempre. Depende de dónde se encuentre su cliente y si su cliente tiene un número de IVA registrado válido o VRN.

• Si no tienen un VRN, cobra el IVA.

Esto significa que tu cliente es un consumidor final normal. Es tu transacción B2C promedio. Debes cobrar el IVA sobre la venta y luego seguir el resto del protocolo que explicamos anteriormente.

• Si tienen un VRN válido, no cobras IVA.

Esto significa que tu cliente es un negocio y, por lo tanto, está exento de cobrar el IVA. La transacción está cubierta por el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

¿Mecanismo de inversión del sujeto pasivo.? Esto facilita tu vida como vendedor, si estás vendiendo B2B. Con el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, el comprador es totalmente responsable de declarar el IVA sobre la transacción. Dado que a las empresas europeas se les puede reembolsar cualquier IVA que gasten en productos para su negocio, es más eficiente si -simplemente- se quedan con el dinero, en lugar de pagarte a ti y luego reclamarlo al gobierno.

Si deseas más información, consulta nuestra publicación sobre cómo funciona el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Paso 4: ¿Qué es una factura con IVA? ¿Cuáles son las mejores prácticas para la facturación del IVA?

Una factura con IVA incluye bastante más información que una factura normal. Cada factura debe contener:

• Nombre y dirección de tu empresa
• Número de IVA de tu empresa
• Fecha de la factura
• Número de secuencia de la factura
• Nombre y dirección del comprador
• Número de IVA del comprador.
• Si utiliza el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, también debes agregar el texto "IVA de la UE con inversión del sujeto pasivo."
• IVA (precio y tasa) aplicado a cada artículo
• Precio final después de agregar el IVA
• Moneda utilizada

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo estructurar una factura con IVA:

Mantén cada factura registrada durante cinco años. ¿Por qué? Porque las autoridades fiscales de la UE quieren que estén disponibles en caso de que alguna institución oficial pregunte sobre el IVA. Si alguna vez recibes una solicitud, tendrás que hacer que estos registros estén disponibles electrónicamente dentro de los 30 días. Por lo tanto, la mejor práctica es mantener los archivos digitales en un sistema de almacenamiento en la nube o, simplemente, dentro de su software de contabilidad/impuestos.

Más sobre los tipos de facturas que existen.

Paso 5: ¿Cuál es el problema con la presentación de declaraciones de IVA de la UE?

Envía una declaración de IVA de la UE a tu OSS al final de cada trimestre (cuatro veces al año). Desde el último día de cada trimestre, tienes 20 días para presentar y pagar. Por lo tanto, los plazos son los siguientes:

• 20 de abril, para el primer trimestre que termina el 31 de marzo
• 20 de julio, para el segundo trimestre que termina el 30 de junio
• 20 de octubre, para el tercer trimestre que termina el 30 de septiembre
• 20 de enero, para el cuarto trimestre que termina el 31 de diciembre

Estos modelos se presentan online y necesitarás los registros de facturas con IVA para completar la presentación.

Algo a tener en cuenta: si realizaste alguna venta en una moneda diferente (por ejemplo, en corona danesa, pero tu OSS usa el euro), deberás convertir esas cantidades a la moneda oficial de su OSS. Utiliza para ello los tipos de cambio oficiales del Banco Central Europeo.

Según la información que ingreses, la página web de OSS calculará automáticamente cuánto IVA debes. Posteriormente recibirás instrucciones sobre cómo completar el pago.

Para obtener más detalles e instrucciones específicas, lee nuestra guía sobre cómo enviar una devolución de IVA OSS irlandés como una empresa fuera de la UE.

Para obtener algunos trucos contables, consulta cómo maximizar las declaraciones de impuestos comerciales.

¿Pueden las empresas de fuera de la UE conseguir el reembolso del IVA de la UE?

Sí. Si pagas de más en el IVA a través del esquema del VAT OSS, te devuelven el dinero. Pero no será de tu OSS, el reembolso vendrá directamente de las distintas autoridades fiscales donde se encuentran tus clientes. Por lo tanto, obtendrías un reembolso parcial de España, de Alemania, de Hungría o de Italia. Esto también significa que el reembolso se realizará en sus monedas locales.

Lo bueno es que los reembolsos se depositan directamente en su cuenta bancaria, independientemente de la información bancaria que proporcionarás en tu registro de OSS. ¡Así que asegúrese de que esos detalles estén actualizados!

¿Puede una empresa no perteneciente a la UE simplemente ignorar el IVA de la UE?

Legalmente, no. Si eliges no cumplir con la ley de IVA de la UE, corres el riesgo de ser atrapado por las autoridades fiscales. Tendrías que pagar los de años de impuestos atrasados más multas por no seguir las reglas. Un golpe como ese podría arruinar una pequeña empresa. Además, si resulta que intencionalmente has infringido la ley, podrías ir a juicio. Y nadie quiere ser condenado por fraude, ¿verdad?

Por último, pero no menos importante, míralo como una cuestión ética: si disfrutas del privilegio de vender a los clientes en un país, ¿no debería también respetar sus leyes? Es lo correcto.

Como se suele dicer, la tranquilidad no tiene precio.

Suena complicado... ¿Qué puede ayudar a las empresas de fuera de la UE a gestionar el IVA?

De acuerdo, tal vez todo no es tan simple como esperábamos. La mejor manera de aclarar y simplificar esta locura del IVA es utilizar una herramienta de contabilidad en la nube que automatice todo el proceso, desde cobrar el IVA correcto hasta emitir la factura adecuada. Todos tus registros se mantienen en línea de forma segura, incluso si tu ordenador falla.

Quaderno se encarga de todo este cumplimiento fiscal por ti, para que puedas dedicar tu tiempo a dominar el mercado europeo: mejorar tu producto, conocer a tus clientes, cuidar de tus empleados o cualquier otra cosa que importe más que preocuparse por los impuestos y tecnicismos.

De hecho, Quaderno puede hacer lo siguiente:

• Calcular la cantidad correcta de impuestos para cobrar a cada cliente, directamente en tu página de pago.
• Verificar automáticamente los números de IVA que recibes de tus clientes.
• Recopilar y almacenar las evidencias de ubicación del cliente que necesita obtener de cada venta.
• Crear y enviar facturas en varios idiomas y monedas.
• Enviar facturas con IVA de forma automática.
• Asegurarte de nunca pagas de más en tus declaraciones de IVA.
• Notificar cuando cambien las políticas fiscales o las tasas impositivas, para que siempre estés al tanto.

Quaderno te evita todos esos obstáculos y prepara los informes de datos de tu empresa para que los puedas entender fácilmente. Pruébalo gratis y comprueba cómo Quaderno puede eliminar toda la burocracia por ti.