La importancia de automatizar tu negocio

A veces hay que frenar en seco y pensar durante cinco minutos si realmente hemos tomado el mejor camino.

Sí, conozco ese momento por el que estás pasando. El día a día es absorbente. Tienes una montaña de correos electrónicos esperando respuesta, necesitas hacer cambios en tu web y no encuentras el momento, o el blog que te prometiste llevar al día lo tienes más que abandonado. Suma y sigue.

Demasiadas cosas por hacer. Y esa eterna sensación de que el día debería tener más horas.

Pero el problema no radica en la falta de tiempo. Al contrario. Tiempo siempre hay. El problema suele estar relacionado con la mala gestión del tiempo.

Hoy te voy a plantear una sencilla pregunta:

¿Cuánto tiempo dedicas cada año en tu negocio a gestionar únicamente tareas administrativas?

Lo más probable es que no lo hayas calculado nunca.

Yo tampoco lo hacía cuando comencé mi primer negocio.

¿Cuánto tiempo inviertes en tareas rutinarias?

Calcula el tiempo que inviertes cada vez que necesitas hacer una factura, calcular los impuestos que tienes que aplicar, enviarla a tu cliente, pasarla a tu contable para que la contabilice… Multiplícalo por el número las facturas que haces al año (espero que muchas).

Calcula el tiempo que perdiste el último trimestre en recopilar todas las facturas de ingresos y gastos de los tres meses anteriores, en clasificarlas y comprobar que no se te ha olvidado ninguna, en calcular los impuestos, en rellenar los modelos tributarios, en comprobar diez veces que son correctos… Multiplícalo por todos los modelos que tienes que presentar cada tres meses y vuelve a multiplicarlo por las cuatro veces que lo haces cada año. Y a eso súmale el tiempo que perdiste en enero pasado haciendo las declaraciones anuales, a cuál más enrevesada.

Calcula el tiempo que necesitaste la última vez que un cliente te pidió con urgencia una factura del año pasado, o el tiempo que tuviste que dedicar la última vez que quisiste hacer un listado de los gastos de los últimos seis meses para ver dónde estaba yendo tu dinero y eliminar costes superfluos.

Suma todo ese tiempo. Multiplícalo por el precio de tu hora de trabajo. Ese es el tiempo y el dinero que desperdicias cada año en gestionar tus facturas y gastos.

Imagina que pudieras dedicar todo ese tiempo a tu verdadero negocio, al que realmente te genera ingresos cada mes.

Haz este mismo ejercicio con cualquier otra familia de tareas que lleves a cabo en tu negocio.

¿Te da cuenta de la dimensión del problema? ¿De todo ese tiempo que malgastas continuamente?

Nosotros nos dimos cuenta hace mucho tiempo. Somos una empresa pequeña y no nos gusta nada utilizar mal el poco tiempo que tenemos.

La buena noticia es que todavía puedes recuperar el tiempo perdido y dedicarlo a tareas más productivas (o simplemente a tu tiempo libre) gracias a…

La automatización de tus procesos de gestión

Es probable que hayas pensado hacerlo alguna vez. Pero es también muy probable que lo hayas pospuesto por esto y lo otro, y al final nunca hayas terminado por hacerlo.

Esta vez deberías planteártelo en serio. Deberías tomar las riendas y ponerte de verdad manos a la obra.

No es complicado. Solo tienes que dejar de lado todo lo que suponga una distracción durante un par de horas.

Piensa qué tareas son repetitivas. Esas son las principales candidatas a ser automatizadas.

Filtra primero aquellas tareas que te generan más tiempo de trabajo. Empieza con ellas. Si eres capaz de automatizarlas, el impacto en tu negocio será mayor.

Por ejemplo, imagina que cada vez que recibes un correo electrónico de un potencial cliente interesado en tus productos o servicios, lo das de alta en tu lista de correos y le envías dos días después una newsletter relacionada con tus servicios.

Cuando recibes un correo a la semana, no hay mucha complicación en hacerlo manualmente uno a uno. Pero la cosa se complica cuando recibes cinco correos de este tipo cada día. Y se vuelve impracticable cuando son veinte.

Este es un caso típico de tarea que deberías automatizar. Normalmente, son tareas repetitivas en las que usas dos o más herramientas: tu programa de correo electrónico y un CRM, tu aplicación de control de horas y un programa de facturación, etc.

Cuando tengas identificadas las tareas candidatas, el siguiente paso es buscar la forma de automatizarlas.

¿Cómo automatizar tareas?

Pues usando cualquiera de las herramientas que existen en el mercado para automatizar tareas y procesos.

Yo te recomiendo que eches un vistazo a Zapier. Es una de las herramientas de automatización más usadas y tiene integraciones con las aplicaciones más populares.

Con Zapier puedes hacer cosas como: «cada vez que creo una nueva factura en Quaderno, quiero guardar una copia en PDF en la carpeta de Dropbox que comparto con mi contable».

O incluso cosas como: «cada vez que añado un gasto en esta hoja de cálculo, quiero que se mande un correo a mi contable para que esté al tanto».

Automáticamente. En un abrir y cerrar de ojos. Sin intervención humana. Sin fallos.

Y si te estás preguntando si se puede usar Zapier con Quaderno, la respuesta es sí 🙂

Integra Zapier con tu cuenta de Quaderno

Con la integración de Quaderno para Zapier puedes automatizar una gran parte de la contabilidad de tu negocio. Nosotros mismos lo usamos cada día.

Puedes hacer prácticamente lo que quieras cada vez que se emite una factura o registra un gasto en Quaderno. Desde mandar un correo a tu gestoría, a registrar los datos del cliente en tu CRM o enviar la transacción a tu programa de contabilidad.

Pero también puedes hacerlo a la inversa. Cada vez que haces una venta en tu tienda online, o registras un gasto en tu hoja de cálculo, o marcas como finalizado un proyecto en tu gestor de tareas, Quaderno puede crear automáticamente la factura o gasto correspondiente. Recomendamos hacer una revisión trimestral o bianual del proceso de compras de tu tienda online para comprobar que no hay errores ni fallas a la hora de comprar.

Las posibilidades son infinitas (como tu creatividad).

Pero no te quedes solo ahí. No solo automatices tu contabilidad con Quaderno. Haz lo mismo con tus listas de correos, con tu gestor de tareas, con tus newsletters…

Todo lo que sea susceptible de ser automatizado.

Aumentarás tu productividad. Las tareas siempre se llevarán a cabo, aunque te falle la memoria. Y sobre todo, tendrás más tiempo para lo verdaderamente importante.