Inversión del sujeto pasivo: qué es y cómo funciona

¿Tienes dudas sobre la inversión del sujeto pasivo?, nosotros te ayudamos. En este artículo de Quaderno hemos recopilado todas las preguntas que suelen tener nuestros clientes, para que puedas tener en un solo sitio todas las respuestas.

Inversión del sujeto pasivo, ¿qué es?

La inversión del sujeto pasivo puede sonar como algo complicado, pero no te preocupes, vamos a explicarlo con claridad.

En una operación comercial normal, el vendedor actúa como intermediario del IVA: añade el impuesto a la factura, lo cobra al cliente y luego lo liquida con Hacienda. Fácil, ¿no? Sin embargo, con el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, este proceso da un giro y es el comprador (otro negocio) quien asume la responsabilidad de gestionar el IVA directamente.

Este mecanismo es una medida regulada por ley (de hecho, se trata del artículo 84.2 de la Ley del IVA). La idea es que sea el cliente, siempre que sea un empresario o profesional, quien se encargue de calcular el IVA y declararlo a Hacienda.

Veamos cómo a continuación

¿Cuándo una factura lleva inversión del sujeto pasivo?

La verdad es que se aplica en operaciones muy específicas, siempre que se cumplan ciertos requisitos legales. En este caso, la responsabilidad de liquidar el IVA recae en el comprador, en lugar del vendedor. Pero ¿en qué casos concretos esto es necesario? Vamos a explicártelo de manera clara y sencilla.

La inversión del sujeto pasivo se utiliza cuando la ley determina que el comprador, que debe ser un empresario o profesional, tiene que asumir el IVA. Estos son los casos más comunes donde se aplica este mecanismo:

• Operaciones con empresas extranjeras: Si el vendedor no está establecido en el territorio de aplicación del IVA (es decir, Península y Baleares) y lleva a cabo una venta sujeta a este impuesto, el comprador asume el rol de sujeto pasivo. Esto incluye transacciones realizadas desde o hacia territorios como Canarias, Ceuta y Melilla.
• Entregas de metales preciosos o materias primas específicas: Se aplica en la venta de oro sin elaborar o semielaborado (de ley igual o superior a 325 milésimas), también de plata, platino o paladio en bruto.
• Venta de desechos y residuos industriales: Incluye desperdicios de fundición y otros materiales similares.
• Prestaciones de servicios relacionados con derechos de emisión: Como la compraventa de derechos de emisión de gases de efecto invernadero o reducciones certificadas de emisiones.
• Operaciones inmobiliarias concretas: Por ejemplo:
  • Entregas de inmuebles como parte de un proceso concursal.
  • Ventas de inmuebles exentas del IVA cuando el comprador renuncia a la exención.
  • Ejecuciones de garantía sobre bienes inmuebles, donde el inmueble se transmite a cambio de la extinción total o parcial de una deuda.
• Ejecuciones de obra: Construcciones, rehabilitaciones o urbanización de terrenos formalizadas directamente entre el promotor y el contratista. También aplica en cesiones de personal para estas tareas.
• Rehabilitación de locales de negocio: Por ejemplo, si el arrendatario lleva a cabo obras de rehabilitación en el local que ocupa.
• Entregas de ciertos productos tecnológicos: Cuando se venden dispositivos como teléfonos móviles, consolas de videojuegos, tablets o portátiles, la inversión del sujeto pasivo puede aplicarse si:
  • El destinatario es un revendedor de estos bienes.
  • El destinatario es un empresario o profesional que adquiere bienes por un importe superior a 10.000 euros en una misma factura.

¿Qué condiciones deben cumplirse?

Para que una factura lleve la inversión del sujeto pasivo, es imprescindible que se cumplan estas condiciones:

1. El comprador debe ser empresario o profesional. No aplica en consumidores finales.
2. La operación debe estar recogida en los casos regulados por la ley. Aquí no vale improvisar, ya que solo se aplica en situaciones específicas.
3. El vendedor debe reflejar en la factura que la operación se acoge a la inversión del sujeto pasivo. Esto significa que el IVA no aparece en la factura, pero debe especificarse que el comprador es el responsable de su declaración.

¿Todavía no te queda del todo claro? Vamos paso a paso:

¿Cómo funciona la inversión del sujeto pasivo?

En el momento de la compra, el cliente proporciona su número de identificación fiscal (NIF) y el vendedor lo verifica. Este paso es clave, porque sirve para asegurarse de que la operación cumple con las condiciones necesarias para aplicar la inversión del sujeto pasivo.

Después, el vendedor emite una factura donde se especifica que se aplica este mecanismo, pero sin incluir el IVA en el total de la factura. Es decir, el importe se detalla como de costumbre, pero el IVA no aparece como un concepto adicional. Tanto el comprador como el vendedor deben conservar esta factura en sus registros.

A la hora de presentarlo a Hacienda, el comprador incluye tanto el IVA soportado (lo que paga por los bienes o servicios) como el IVA repercutido (lo que debería cobrar si fuera el vendedor) en su declaración de IVA.

Estos dos importes se compensan entre sí, lo que significa que, desde un punto de vista financiero, no hay un impacto directo en su cuenta bancaria. Pero Hacienda tiene toda la información sobre la operación, lo que ayuda a prevenir el fraude fiscal y sirve para que todo esté en regla.

¿Por qué se hace esto? Pues para simplificar las cosas. Es muy común en la construcción o en transacciones intracomunitarias dentro de la Unión Europea.

Además, en muchos casos, evita que el vendedor tenga que adelantar el IVA, lo cual es una ventaja importante para quienes operan con márgenes ajustados o flujos de caja limitados. Vamos, que es una forma de gestionar el IVA, trasladando la responsabilidad al comprador sin alterar el importe total del impuesto.

Un ejemplo real de inversión del sujeto pasivo

Una vez, un cliente nos contactó al equipo de soporte para pedirnos un ejemplo práctico de cómo funciona la inversión del sujeto pasivo en la vida real, ya que quería entenderlo mejor. Nos dimos cuenta de que era muy útil ilustrarlo así:

Imagina que la empresa Sara SaaS (España) vende una suscripción de software a Raquel Retail (Alemania). Ambas son empresas registradas a efectos fiscales en sus respectivos países. Entonces, ¿qué pasa con el IVA en esta transacción?

Paso 1: Sara SaaS calcula el IVA, pero no lo cobra en el momento de la venta

Cuando Sara SaaS detecta (por sí misma o a través de Quaderno) que la compradora, Raquel Retail, es una empresa registrada a efectos fiscales en Alemania. Ahí es cuando entra en juego la inversión del sujeto pasivo.

Sara SaaS no suma IVA al importe total que Raquel Retail tiene que pagar. La responsabilidad de Sara SaaS es únicamente añadir una nota a la factura indicando que “no se aplica IVA por inversión de sujeto pasivo”. Es en este punto cuando la responsabilidad de recaudación de impuesto se transfiere, o se “invierte”, a Raquel Retail.

Paso 2: Raquel Retail declara el IVA directamente en su próxima liquidación

Raquel Retail incluye el IVA correspondiente a esta compra en su próxima declaración fiscal. En esta declaración, Raquel básicamente indica: “¡Eh! Compré esto y aquí está el IVA repercutido que corresponde. Pero como lo compré para mi negocio, también lo pongo como IVA soportado. Es una declaración y una compensación al mismo tiempo.

¿Quién se puede acoger a la inversión del sujeto pasivo?

Ojo, porque este mecanismo no aplica a todo el mundo. Para que una operación pueda acogerse a la inversión del sujeto pasivo, el destinatario debe ser un empresario o profesional.

Es decir, si eres un consumidor final (como cuando compras una consola para jugar en casa o un móvil para uso personal), olvídate: esto no va contigo.

Si eres un profesional que compras algo para tu uso personal, tampoco puedes aplicar inversión de sujeto pasivo, es decir, tendrás que pagar el IVA correspondiente porque estás comprando como consumidor final.

Por otro lado, la operación tiene que estar incluida en los supuestos legales que mencionamos antes.

Además, el vendedor también tiene su parte de responsabilidad: debe reflejar en la factura que se aplica la inversión del sujeto pasivo.

Esto significa que el IVA no aparece desglosado en la factura, pero sí una mención clara indicando que el comprador es quien debe gestionarlo.

Por último, recuerda que este mecanismo está pensado para facilitar la gestión del IVA en operaciones específicas, sobre todo cuando hablamos de empresas o profesionales que interactúan a nivel nacional e internacional.

Si cumples con estos requisitos y tienes claro que la operación está dentro de los casos regulados, puedes acogerte sin problema.

¿Quién paga el IVA en sujeto pasivo?

Solo para que quede claro: en el caso de la inversión del sujeto pasivo, el responsable de pagar el IVA es el comprador. Eso sí, recuerda que este mecanismo solo aplica cuando el comprador es un empresario o profesional y se cumplen las condiciones específicas que marca la ley.

Si estás comprando algo para tu negocio y la operación entra dentro de los casos regulados, eres tú quien tiene que calcular y declarar el IVA a Hacienda.

¿Por qué algunos países usan este sistema?

Obviamente, la inversión del sujeto pasivo simplifica el proceso fiscal tanto para proveedores como para compradores, pero hay otra razón por la que los gobiernos están encantados de implementarlo.

El mecanismo de inversión del sujeto pasivo está diseñado, sobre todo, para prevenir el fraude fiscal.

De hecho, la UE pierde millones de euros cada año debido a empresas ficticias que recaudan el IVA o compran productos sin pagar este impuesto y luego desaparecen sin dejar rastro. Ese dinero nunca llega a las arcas públicas, sino que acaba en los bolsillos de los defraudadores. Esto es muy difícil de controlar cuando los proveedores son extranjeros, algo bastante común en las economías de la UE.

Con la inversión del sujeto pasivo, las empresas ficticias ni siquiera llegan a tocar el dinero del IVA, así que no pueden huir con él. Los gobiernos nacionales se aseguran de que los impuestos queden en manos locales.

¿Qué es la inversión del sujeto pasivo opcional en la UE?

Desde junio de 2022, la Comisión Europea ha ampliado el uso de la inversión del sujeto pasivo opcional para vendedores con sede en la UE. Esto está recogido en el artículo 199 de la Directiva del IVA. Básicamente, permite a los Estados miembros de la UE aplicar las reglas de inversión del sujeto pasivo en casos adicionales, como ventas específicas en las que el estado miembro tenga sospechas sobre el vendedor o las transacciones.

El objetivo de estas reglas opcionales es reducir el fraude en el IVA, especialmente el conocido como fraude del operador intracomunitario desaparecido (MTIC). Este tipo de fraude ocurre cuando una empresa recauda el IVA o se beneficia de la inversión del sujeto pasivo para ahorrárselo, y luego desaparece antes de que llegue la fecha límite para presentar la declaración fiscal. Así, el gobierno nunca recupera ese ingreso fiscal.

¿En qué se diferencia la inversión del sujeto pasivo de un impuesto exento?

Algunos de nuestros clientes tienen dudas sobre las operaciones con tasa cero (o productos gravados al 0%) y cómo interactúan con la inversión del sujeto pasivo. A primera vista, parecen lo mismo: el vendedor no recauda ningún impuesto en la venta.

Sin embargo, técnica y legalmente, son escenarios diferentes. Una tasa cero significa que no se aplica ningún impuesto a la transacción, mientras que la inversión del sujeto pasivo simplemente transfiere la responsabilidad de pagar el impuesto del vendedor al comprador. En la inversión del sujeto pasivo, el impuesto sigue existiendo; simplemente no se cobra en el momento de la venta ni lo recauda el vendedor.

Cómo cumplir con el mecanismo de inversión del sujeto pasivo y los impuestos relacionados

Qué hacer si eres el vendedor

1. Verifica la ubicación y el número de registro fiscal del comprador. ¡Esto es muy importante!
2. No añadas ningún impuesto al coste total.
3. Asegúrate de incluir en la factura fiscal una nota indicando que estás aplicando el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Qué hacer si eres el comprador

1. Revisa la factura para comprobar que tanto la tasa de impuesto como el importe sean correctos.
2. Asegúrate de que la factura indique claramente que se aplica la inversión del sujeto pasivo.
3. Declara tanto tu compra como la venta del proveedor en tu declaración fiscal.

5 errores habituales al gestionar la inversión del sujeto pasivo

Aunque el mecanismo de inversión del sujeto pasivo facilita la gestión fiscal en las transacciones B2B, ¡todavía puedes cometer errores! Un fallo en la aplicación de este sistema podría hacer que termines pagando impuestos que realmente no te corresponden. (¡Qué horror!) Aquí tienes algunos errores que debes evitar:

1. No verificar que el comprador sea un negocio legítimo.: Si el comprador resulta ser una empresa falsa, podría desaparecer sin declarar ni pagar el IVA. Esto podría dejarte a ti con la responsabilidad de ese dinero. Para evitarlo, verifica la ubicación y el número de registro fiscal del comprador.
2. No reflejar en la factura que estás aplicando la inversión del sujeto pasivo: La factura es el registro oficial de este mecanismo. Si no indicas que se aplica la inversión del sujeto pasivo, podrías enfrentarte a problemas con las autoridades fiscales y acabar teniendo que pagar el impuesto tú mismo.
3. Ignorar la obligación de registrar el IVA en tu declaración: Como comprador, debes incluir tanto la compra como el IVA correspondiente en tu declaración fiscal. Si se te olvida, no solo perderás la oportunidad de solicitar un reembolso, sino que podrías recibir sanciones económicas.
4. Confiar ciegamente en la buena fe del comprador: No basta con asumir que todo está en orden. Una verificación básica del número de registro fiscal y de la ubicación del negocio puede ahorrarte dolores de cabeza más adelante.
5. No mantener un control adecuado de las facturas: Tanto compradores como vendedores deben conservar las facturas correctamente y asegurarse de que cumplen con todos los requisitos legales. Este es el principal respaldo frente a posibles auditorías fiscales.

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Nuestro servicio garantiza el cumplimiento total con las normativas fiscales, y la automatización de la inversión del sujeto pasivo es parte de eso. Si usas Quaderno para generar facturas automáticas y calcular impuestos, esto es lo que hacemos por ti:

• Confirmar la ubicación del comprador.
• Si estás en la UE, verificar el número de registro de IVA del negocio.
• Enviar una factura fiscal totalmente legal justo después de la compra.
• Indicar en la factura fiscal que se aplicó el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

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