Factura rectificativa: qué es y cuándo usarla

Son muchas las personas que han empezado a incluir por fin la factura rectificativa en sus tareas de gestión de facturas, y la verdad es que hace años que deberían de haber empezado a hacerlas.

En Quaderno llevamos años mentalizando a nuestros usuarios para que usen este tipo de facturas, y hoy te vamos a explicar todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es un documento contable que te permite corregir errores o modificar condiciones pactadas en una factura ya emitida.

Como el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012 impide alterar la factura original, se recurre a esta modalidad para reflejar cualquier ajuste sin cambiar el documento inicial.

Podríamos clasificar las facturas rectificativas en dos grandes grupos:

• Factura rectificativa por sustitución: Para corregir información que normalmente no afecta los importes, como errores en datos del cliente, fecha o domicilio.
• Factura rectificativa por diferencia: Cuando hay que ajustar importes, sobre todo. Se distingue entre:
  • Rectificativa positiva: Conocida popularmente como «rectificativa positiva». Cambia la factura anterior y se trata como un documento independiente que genera un nuevo pago.
  • Rectificativa negativa: Reduce o aumenta el importe, habitual en devoluciones o descuentos aplicados después de la emisión de la factura, y debe compensarse con la factura original.

Además, es posible que una única factura rectificativa abarque la corrección de varias facturas, siempre que se identifiquen de forma precisa.

¿Cuándo se debe hacer una factura rectificativa?

Tu deber es emitir una factura rectificativa tan pronto detectes un error u omisión en la factura original.

Como máximo, según la normativa, no pueden pasar más de 4 años desde el devengo del impuesto o desde que se produzcan las circunstancias que obligan a la corrección.

¿Cómo rectificar una factura ya emitida?

Si la factura ya está emitida, no puedes tocarla según el Real Decreto 1619/2012, pero, como sabes, todavía tienes el recurso de enviar una factura rectificativa que servirá para «anularla» o «corregirla». Te contamos cómo hacerla exactamente.

Crea un nuevo documento. Será muy parecido a una factura normal, pero con algunas particularidades:

• Datos básicos: Utiliza la misma información que figura en la factura original (fecha de emisión y de operación, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción de la operación, tipo impositivo y total), eso sí: con la numeración y serie propias de una rectificativa.
• Identifícala: Debe quedar claro en algún sitio que se trata de una factura rectificativa (por ejemplo, arriba del todo puedes poner «Factura rectificativa»)
• Referencia a la factura original: Indica de forma clara el número, serie y fecha de la factura que vas a corregir. Si abarcas varias facturas, puedes referir el periodo concreto al que se refieren.
• Motivo de la rectificación: Explica la razón que te lleva a emitir el documento y qué es lo que se cambia exactamente. Puede tratarse de errores en datos generales (como el NIF, domicilio o datos identificativos) o en datos económicos (errores en importes, cuotas de IVA, etc.). En el siguiente apartado te enseñaremos algunos ejemplos.

Recuerda que no hace falta que crees una factura rectificativa cada vez. Puedes llegar a corregir varias facturas, siempre que identifiques correctamente cada una de ellas. Todo con sentido común: que sean del mismo cliente y la corrección sea lógica y pertinente.

¿Sabes cómo aplicar todo esto en tus facturas? No tienes motivo para preocuparte. En Quaderno tienes una función que gestiona por ti las facturas rectificativas de manera automática, con solo hacer clic en la opción «Corregir» dentro de una factura ya emitida.

No obstante, si deseas crearte tus propias facturas rectificativas a mano, sin nuestra herramienta, también puedes.

Ejemplos de facturas rectificativas

Para que puedas tener una referencia clara a la hora de crear manualmente tus propias facturas rectificativas, aquí tienes algunos ejemplos de casos totalmente ficticios, y qué hacer.

Error en la aplicación del IVA

Si descubres que el IVA aplicado en la factura original es incorrecto, es necesario rectificar tanto la base imponible como la cuota tributaria. Por ejemplo, si se aplicó un 21 % en lugar del 10 % que correspondía, en la factura rectificativa deberás detallar los importes correctos.

En el motivo puedes escribir:

«Factura rectificativa que corrige el tipo impositivo aplicado en la factura Nº 345, de fecha 12/04/2025. Se ajusta el IVA de acuerdo al 10%, modificando la base imponible y la cuota tributaria.»

Recuperación de IVA en factura impagada

Si una factura emitida no se ha cobrado, y necesitas recuperar el IVA, debes emitir una factura rectificativa negativa. Por ejemplo, si la factura original por 1.200 euros (incluido el IVA) sigue impagada, la rectificativa se expedirá con el importe en negativo para compensar el error.

En el documento, especifica:

«Factura rectificativa para la recuperación del IVA de la factura Nº 567, de fecha 15/05/2025, correspondiente a una operación impagada. Se anula el importe total para ajustar la contabilidad y proceder a la recuperación del IVA según la normativa vigente.»

Error en el importe (rectificativa positiva)

Si en la factura original calculaste mal el importe, por ejemplo, facturaste 800 euros cuando el importe correcto era de 1.000 euros, deberás emitir una factura rectificativa positiva. En ella, incluyes la diferencia a favor del proveedor.

La descripción del motivo podría ser:

«Esta factura rectificativa corrige el importe de la factura Nº 789, de fecha 05/03/2025. Se añade la diferencia de 200 euros, ajustando el importe total a 1.000 euros.»

Así, se podrá generar un nuevo pago por la diferencia.

Error en los datos del cliente

Pongamos que en la factura original se consignó un NIF o nombre incompleto para el cliente. En este caso, lo habitual es emitir una factura rectificativa negativa para anular la información errónea y, a continuación, emitir una factura ordinaria con los datos correctos.

Podrías redactar la rectificativa de la siguiente manera:

«Factura rectificativa que anula la factura Nº 456, emitida el 20/02/2025, debido a datos incorrectos del cliente. Se procederá a emitir una nueva factura con los datos correctos.»

Error en la fecha de emisión

Supón que emitiste la factura original Nº 123 el 15/01/2025, pero la fecha correcta debía ser el 10/01/2025. En la factura rectificativa deberás repetir todos los datos de la factura original, pero usando una numeración y serie propias de las rectificativas.

Incluye un texto que diga algo así como:

«Esta factura rectificativa corrige la fecha de emisión de la factura Nº 123, originalmente emitida el 15/01/2025. La fecha correcta es el 10/01/2025.»

¿Puedo corregir una factura ya emitida?

Ese es el tema: no puedes. Muchos profesionales parecen haberse olvidado de esto, y no ha sido hasta la aplicación de la normativa Verifactu que han empezado a corregir ese error. Así que mentalízate con que solo te queda la opción de rectificar usando la factura rectificativa.

¿Qué diferencia hay entre una factura rectificativa y un abono?

Esta es una duda que hemos visto muy a menudo, así que te la vamos a responder.

Gracias a lo explicado en este artículo, ya sabes qué es una factura rectificativa, y que podemos estar hablando de factura rectificativa positiva o negativa, según si el importe modificado aumenta o disminuye, respectivamente.

Antes, el término «abono» se usaba para referirse a los documentos que corregían errores relacionados con devoluciones o descuentos.

Con la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, podríamos decir que el abono ha quedado integrado en la categoría de factura rectificativa negativa.

Es decir, en la práctica actual, cuando necesites anular o ajustar una parte del importe original (en devoluciones o para recuperar IVA en facturas impagadas) estarás emitiendo una factura rectificativa negativa, que antes se conocía como abono.

Esperamos que este artículo sobre las facturas rectificativas te haya sido muy útil, y recuerda que en Quaderno tendrás una herramienta que te servirá para automatizar mucho más la gestión de cualquier corrección. Contáctanos si quieres preguntarnos algo sobre nuestro producto, o anímate a probarlo gratis sin ningún tipo de compromiso.