¿Qué es una factura proforma?

Tanto si es la primera vez que oyes hablar de la factura proforma como si llevas tiempo preguntándote qué es y cómo funciona, en este artículo hemos recopilado todas las dudas que nos suelen trasladar nuestros clientes para que no te vayas de aquí sin saberlo.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es como un "adelanto" de la factura que está por venir. Técnicamente, es un documento provisional e informativo que recoge los detalles de una futura operación comercial.

La factura proforma no es vinculante (no obliga a nadie a nada), pero sí sirve para dejar constancia de las condiciones de la venta o servicio antes de formalizar la operación.

No tiene valor fiscal ni contable, así que no vayas a enseñársela a Hacienda porque te la van a tirar para atrás. Eso sí, en caso de conflicto, puede tener valor como prueba en un proceso judicial. Así que aunque sea un borrador, no te la tomes a la ligera: todo lo que pongas ahí debe ser real y alcanzable.

Como verás, se parece a una factura ordinaria porque incluye conceptos como el precio, los impuestos y demás, pero no llega a serlo. Y no, tampoco es lo mismo que un presupuesto, aunque la línea que los separa sea muy fina. La diferencia está en que la factura proforma anticipa cómo será la factura definitiva si todo sigue según lo previsto.

Te puede ser útil si estás negociando con un cliente o ajustando los últimos flecos de una operación. Es como decirle al cliente: “Mira, esto es lo que te voy a facturar si cerramos el trato”. Así, ambos tenéis claro qué esperar antes de dar el siguiente paso.

¿Cómo es una factura proforma, entonces?

Seguramente te preguntarás qué tiene de especial este tipo de factura, y en qué se diferencia de la factura normal. La verdad es que la factura proforma es un documento casi idéntico a una factura normal.

Aunque se parecen muchísimo, recuerda que la factura proforma no es más que un borrador. Cuando se cierra el trato y todo está listo, es cuando emites la factura ordinaria (la que sí tiene peso legal). Esta será la que registre en tu contabilidad y con la que cumplas tus obligaciones fiscales.

A efectos prácticos, la factura proforma debe contener casi la misma información que una factura ordinaria. Eso sí, hay algunos detalles específicos que no puedes olvidar:

1. Encabezado claro: Es imprescindible que pongas bien grande en la cabecera que se trata de una “Factura Proforma”. Esto evita confusiones y deja claro que el documento no es vinculante.
2. Fecha de emisión: Aunque no tenga validez contable, es importante incluir la fecha en la que se emite para que quede constancia.
3. Datos del proveedor y del cliente:
   • Proveedor: Aquí van tus datos, como nombre o razón social, dirección, NIF o CIF, y el número de IVA intracomunitario (si aplica).
   • Cliente: Nombre, domicilio y los datos fiscales del cliente potencial.
4. Descripción de los productos o servicios: Sé claro y detallado. Describe lo que estás ofreciendo, incluyendo el precio unitario y el total. ¿Hay costes adicionales, como transporte? También debe aparecer.
5. Impuestos aplicables: Indica los impuestos que se aplicarán en la factura definitiva, como el IVA o el IRPF, según corresponda.

¿En qué se diferencia la factura proforma del presupuesto?

Aquí la línea que separa a una de la otra es fina, pero hay diferencias.

Al enviar un presupuesto, estás dando a entender que eso es lo que podría costarle al cliente.

Al enviar una factura proforma estás dando un precio cerrado, poniendo un coste seguro por el bien o servicio.

Vamos, que la proforma está un paso más cerca de la acción, sobre todo en operaciones más complejas como exportaciones o ventas internacionales.

Diferencia entre proforma y albarán

Aunque ambos documentos se usan en procesos de compraventa, su propósito y contenido son bastante diferentes. Podríamos reducirlo a que la proforma se envía ANTES de entregar el producto, mientras que el albarán (si es que se usa), se entrega DESPUÉS de la recepción del producto.

El albarán, a diferencia de la proforma, es un documento de entrega. Su función principal es dejar constancia de que un producto o servicio ha sido entregado al cliente. De hecho, suele acompañar al pedido o se firma como prueba de recepción.

Por otro lado, el albarán tampoco tiene validez fiscal, pero sí puede usarse como prueba de que la mercancía o servicio ha sido recibido. Es una prueba importante en caso de reclamaciones.

Además, describe lo que se entrega (productos, cantidades, referencias), pero no incluye precios ni impuestos normalmente, salvo en casos específicos como ventas al contado.

Además, como ya adelantábamos antes, se usa durante la entrega de la mercancía o prestación del servicio, como justificante de que todo se ha recibido. Es más un documento que se entrega después.

Cómo hacer una factura proforma

Ahora que ya conoces todos los matices sobre la proforma, seguramente hayas deducido ya cómo hacerla. Al fin y al cabo, no tiene mucha complicación.

Simplemente, consiste en rellenar los mismos datos que en una factura normal. Si tienes dudas, sigue las indicaciones que te hemos dado más arriba sobre el contenido de este tipo de facturas, pero sobre todo acuérdate de indicar que es una factura proforma. Eso es lo único que necesitas recordar.

Ahora bien, dos cosillas que tienes que recordar, sí o sí:

• No necesitas tener numeración, al contrario de lo que pasa con las facturas ordinarias. De hecho, no pueden tener ni seguir la numeración de las facturas, porque no se declaran. Como mucho, puedes tener una numeración para uso tuyo interno.
• Recuerda añadir el IVA, ya que, a pesar de que no vas a presentarlas a Hacienda, la cuestión es que tu cliente pueda visualizar cómo podría ser la factura final. Incluir el IVA es necesario, o podría haber malentendidos.

Con todo esto, ya deberías de saberlo todo sobre las facturas proforma. En Quaderno te seguiremos ayudando con muchos más conceptos. Mientras tanto, te recomendamos aprovechar nuestra prueba gratuita para hacerte con un software que te ayudará a automatizar mucho tu gestión fiscal, donde se incluye la gestión de facturas proformas, además de facturas ordinarias, informes y muchas otras integraciones. Pregúntanos para saber si puede ser para ti.