Guía definitiva de la factura electrónica obligatoria en España

La factura electrónica obligatoria en España marca un hito importante en la digitalización de procesos comerciales y fiscales, representando un cambio significativo para empresarios y profesionales por igual.

Este artículo está diseñado para ser tu brújula en este nuevo paisaje digital. Desde los fundamentos de la ley hasta consejos prácticos para su implementación, te explicaremos cada aspecto de la factura electrónica obligatoria para asegurarte una transición sin sobresaltos.

¿Qué es la factura electrónica en España?

El Ministerio de Hacienda de España está en proceso de implementar una legislación innovadora que establecerá el uso obligatorio de la factura electrónica para todas las operaciones comerciales entre empresas (B2B).

Este cambio hacia la digitalización de documentos busca introducir un sistema de facturación específico, digital y sometido a una regulación exhaustiva.

Los objetivos clave de la iniciativa de facturación electrónica en España son:

• Optimizar y automatizar los procesos relacionados con la gestión financiera empresarial.
• Mejorar la puntualidad y eficiencia en los procesos de pago.
• Incrementar la eficacia en la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Esta estrategia de adopción de la facturación electrónica se alinea con un plan más amplio de la Unión Europea, conocido como VAT in the Digital Age (ViDA), que busca promover la implementación de la facturación electrónica y la presentación de informes digitales a lo largo de todo el continente europeo.

Se espera que la implementación de la facturación electrónica en España se haga efectiva en un periodo comprendido entre 2024 y 2025. Los detalles y normativas específicas que regirán este nuevo sistema de facturación electrónica fueron establecidos en la ley "Crea y Crece", promulgada en septiembre de 2022.

España no es el único país de la UE que avanza hacia esta modernización; otros estados miembros, como Francia y Portugal, también están desarrollando y adaptando sus respectivas normativas locales para incorporar la facturación electrónica, demostrando un esfuerzo conjunto por parte de la Unión Europea para avanzar hacia un futuro digital y eficiente en términos fiscales.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España?

En España, la obligación de emitir facturas electrónicas recae sobre todos los empresarios y profesionales que realicen transacciones comerciales entre empresas (B2B), asegurándose de que estas transacciones cumplan con los estándares y requisitos establecidos para la presentación de informes digitales.

Es importante señalar que, por el momento, las transacciones dirigidas a consumidores finales (B2C), es decir, ventas realizadas a particulares residentes en España, no se encuentran sujetas a las exigencias de la normativa de facturación electrónica.

Los empresarios y profesionales tampoco están obligados a emitir facturas electrónicas en España en las siguientes situaciones específicas:

• En el caso de transacciones realizadas con entidades situadas fuera del territorio español.
• Cuando se emiten facturas simplificadas bajo ciertas condiciones específicas, las cuales están detalladas en el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012. Este tipo de factura se permite en situaciones particulares, ofreciendo una alternativa menos compleja a la factura electrónica estándar bajo determinados criterios.

Estas disposiciones buscan equilibrar la eficiencia y la practicidad con la necesidad de cumplir con los requisitos de la legislación fiscal, permitiendo cierta flexibilidad dentro del marco regulatorio de la facturación electrónica en España.

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica obligatoria en España?

La implementación de la facturación electrónica en España está programada para iniciarse en el verano de 2024, aunque la mayoría de las empresas y profesionales del país no estarán sujetos a esta obligación hasta 2025 o incluso más tarde. El despliegue de esta normativa se realizará de manera gradual, siguiendo un enfoque escalonado basado en el volumen de negocios de las entidades, priorizando a aquellas con mayores ingresos.

El plan provisional para su implementación es el siguiente:

• Desde julio de 2024, las empresas con un volumen de negocio anual que exceda los 8 millones de euros estarán obligadas a adoptar la facturación electrónica.
• A partir del año 2025, esta obligación se extenderá al resto de empresas y profesionales.

En caso de posibles retrasos en la implementación de esta medida, el inicio de la primera fase podría aplazarse hasta 2025. De igual manera, la segunda fase podría retrasarse hasta la segunda mitad de 2025 o incluso hasta principios de 2026.

Este esquema refleja el compromiso del gobierno por facilitar la transición hacia la facturación electrónica, considerando las capacidades operativas de las empresas y profesionales para adaptarse a esta nueva modalidad de gestión fiscal.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en España?

El sistema de facturación electrónica en España se estructura en torno a varios actores clave, cada uno con roles definidos para garantizar un proceso eficiente y regulado:

1. Solución Pública de Facturación Electrónica. Supervisada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), esta solución ofrece un marco oficial para la emisión y recepción de facturas electrónicas.
2. Plataformas Privadas de Facturación Electrónica. Estas plataformas deben adherirse a los estándares establecidos por el Real Decreto 1007/2023, asegurando compatibilidad y seguridad en el manejo de las facturas electrónicas.
3. Empresas Emisoras. Son las responsables de generar y enviar las facturas electrónicas, ya sea a través de la solución pública o mediante plataformas privadas.
4. Empresas Receptoras. Reciben las facturas electrónicas, teniendo la obligación de procesarlas y gestionarlas conforme a la normativa vigente.

Las empresas que necesiten emitir facturas electrónicas obligatorias tienen la flexibilidad de optar por la solución pública proporcionada por la AEAT o por soluciones de facturación de terceros. Estos sistemas de facturación electrónica, tanto públicos como privados, están diseñados para interoperar, permitiendo una comunicación fluida y segura entre ellos.

Más allá de los aspectos técnicos del proceso, existen obligaciones específicas para los participantes del sistema de facturación electrónica. Esto incluye tanto a las empresas que emiten y reciben facturas como a los proveedores de servicios de facturación electrónica, quienes deben garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos establecidos para asegurar la transparencia, eficacia y seguridad del proceso de facturación electrónica en España.

Reglas para cumplir con la facturación electrónica española

La legislación española en materia de facturación electrónica establece una serie de requisitos detallados para garantizar la correcta implementación y gestión de este sistema.

Aunque es imposible enumerar todos esos requisitos, estos son algunos de los más relevantes para los negocios online:

• Emisión y recepción de facturas electrónicas. Las empresas y profesionales deben generar, enviar y recibir facturas electrónicas utilizando las plataformas privadas autorizadas o la solución pública proporcionada por la AEAT.
• Registro de facturas. Las empresas que opten por no utilizar la solución pública están obligadas a enviar copias de las facturas en el formato Facturae a la AEAT, asegurando así un seguimiento detallado y preciso.
• Información y estado de las facturas. Tanto emisores como receptores son responsables de proporcionar datos actualizados sobre el estado de las facturas mediante informes digitales.
• Interconexión e interoperabilidad. Los proveedores privados de servicios de facturación electrónica deben asegurar una interconexión fluida y la interoperabilidad entre diferentes soluciones tecnológicas y plataformas, facilitando así la comunicación entre usuarios de distintos sistemas.
• Conservación de facturas. Los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a mantener acceso a estas durante un periodo de cuatro años, para cumplir con los requisitos legales de archivo.
• Visualización, descarga e impresión. Los proveedores de servicios deben ofrecer a los usuarios la posibilidad de visualizar, descargar e imprimir las facturas electrónicas, asegurando su accesibilidad.

Adicionalmente, para cumplir plenamente con la normativa de facturación electrónica, las empresas y profesionales españoles deben mantener de forma electrónica los siguientes registros:

• Registro de facturas emitidas.
• Registro de facturas recibidas.
• Registro de bienes de inversión.
• Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Este marco normativo busca promover la eficiencia, transparencia y seguridad en el proceso de facturación, facilitando el cumplimiento fiscal y la gestión administrativa para las empresas en el entorno digital.

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica en España

Las consecuencias de no cumplir con la legislación de facturación electrónica en España abarcan desde la recepción de notificaciones por retrasos hasta la penalización por llevar una contabilidad inadecuada. La normativa establece que por cada factura notificada fuera del plazo establecido, se aplicará una sanción que puede alcanzar hasta el 0,5% del importe total de la transacción. Las multas se sitúan en un mínimo de 300 euros y pueden llegar hasta un máximo de 6.000 euros por cada trimestre. Esto significa que el incumplimiento en la notificación de múltiples facturas electrónicas puede resultar en sanciones significativamente altas.

Además, la falta de mantenimiento de registros contables adecuados puede acarrear multas que varían desde los 150 euros hasta los 6.000 euros. Para las empresas operando en España, es crucial adherirse a los principios contables establecidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las cuales proporcionan un marco global para la contabilidad empresarial, garantizando la transparencia y consistencia en la presentación de la información financiera.

Formato de la factura electrónica en España

El Real Decreto1007/2023 detalla las especificaciones técnicas esenciales para la creación y validación de facturas electrónicas, asegurando su funcionalidad, circulación eficiente en el sistema y reconocimiento legal.

Se destacan dos requisitos fundamentales para la emisión de facturas electrónicas:

1. Solo se aceptan determinados formatos. Para ser reconocidas y procesadas adecuadamente tanto por la Administración Pública como por entidades privadas, las facturas electrónicas deben adoptar un formato estandarizado que sea compatible con la tecnología actual. Los formatos aceptados actualmente son:
   • XML CII: Formato universal del CEFACT de la ONU, aplicable a todo tipo de facturas.
   • UBL (Universal Business Language): Utilizado para facturas y notas de crédito, conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
   • EDIFACT: Formato estandarizado según la norma ISO 9735 para la factura electrónica.
   • FacturaE: Específico de España, emplea firmas XML y se adhiere al estándar XAdES para garantizar la seguridad y autenticidad de las facturas.
2. El origen y la autenticidad de las facturas electrónicas deben estar garantizados por la tecnología. Es crucial que tanto el origen como el contenido de la factura electrónica sean verificables y seguros, para confirmar su autenticidad. El gobierno español exige que esto se asegure mediante uno de los siguientes métodos:
   • Firma Electrónica Avanzada: Conforme al Reglamento eIDAS, esta firma garantiza la identidad del emisor y la integridad de la factura.
   • Tecnología EDI (Intercambio Electrónico de Datos): A través de un proveedor de servicios, este método permite la transmisión segura de documentos electrónicos, incluyendo facturas, entre las partes comerciales.

Estos requisitos no solo buscan estandarizar el proceso de facturación electrónica en España sino también fortalecer la confianza en las transacciones electrónicas, asegurando la autenticidad, integridad y no repudio de las facturas emitidas digitalmente.

Requisitos del informe electrónico (e-reporting) en España

El e-reporting, también conocido como informe electrónico, se erige como un pilar fundamental dentro de la legislación española referente a la facturación electrónica. Esta normativa impone a los compradores la obligación no solo de recibir las facturas electrónicas, sino también de reportar de forma eficiente y precisa el estado actual de dichas facturas. Este proceso asegura una mayor transparencia y facilita el seguimiento adecuado de las transacciones comerciales, reforzando así la integridad y la confiabilidad del sistema de facturación electrónica en España.

Los estados que deben reportarse a la administración fiscal son:

• La aceptación o el rechazo (total o parcial) de la factura, indicando la fecha correspondiente de dicha decisión.
• El pago total de la factura, acompañado de la fecha en que se efectuó el abono.
• Los pagos parciales de la factura, indicando tanto los importes con las fechas de esos pagos parciales.
• La cesión de la factura a un tercero para su cobro o su pago, indicando el nombre del cesionario y la fecha de la cesión.

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