12 errores comunes que solemos cometer al facturar

Si tenemos en cuenta la importancia de las facturas para nuestros negocios, pensarías que la mayoría de los freelancers hacen todo lo posible para no cometer ningún error cuando envían sus facturas a sus clientes. Sin embargo, no siempre es así. De hecho, cometer errores al facturar es algo más común de lo que piensas.

A la hora de hacer y enviar una factura, se pueden cometer muchos tipos de errores: desde una simple errata a todo un defecto en forma que invalida la factura por completo. Te mostramos los 12 errores más frecuentes con los que puedes encontrarte.

1. Enviar la factura a la persona o departamento equivocado

Si trabajas con varios clientes, es bastante fácil que termines enviando a un cliente la factura de otro. En el mejor de los casos, todo acabará en una disculpa por la confusión (y que tengas que esperar un poco más para cobrar). En el peor de los casos, puede que acabes violando alguna cláusula de privacidad del contrato que has firmado con tu cliente, por divulgación de información confidencial, y te metas en un lío legal.

Por otro lado, si trabajas para una de esas grandes compañías con varios departamentos, puedes que envíes la factura a la persona equivocada. Cuando tratas con grandes empresas o instituciones públicas, puede ocurrir que la persona con la que has estado trabajando no es la misma persona que se encarga de pagarte. ¿Cuál es la forma más sencilla de saber quién es la persona que va a pagarte? Preguntándolo. Y recuerda que debes incluir sus datos en la factura para que esta no se traspapele.

2. No desglosar los conceptos

Cuando introduces los conceptos de tus facturas puedes introducir el nivel de detalle que estimes conveniente. Puedes usar conceptos generales («artículo para el blog» o «diseño web») o puedes desglosarlo en conceptos más específicos («dos artículos de 500 palabras sobre deforestación» o «un sitio WordPress con módulo de carrito de la compra»).

En cualquier caso, lo importante es que tu cliente y tú sepan exactamente qué es lo que se está pagando.

3. No revisar antes de enviar

¿Hay fallos de ortografía? ¿La moneda es correcta? ¿Los cálculos están bien hechos? ¿Has olvidado algo? Antes de enviar una factura, deberías hacerte todas estas preguntas.

Revisa tu factura dos veces para detectar erratas y fallos en los cálculos. Además de dar un aspecto lo más profesional posible a tus facturas, aumentarás las posibilidades de cobrar la cantidad exacta por el trabajo exacto. No hay nada peor que cobrar en una moneda incorrecta por un descuido al hacer la factura. ¡Revisa tu factura tres veces!

4. No facturar lo antes posible

No tengas prisa, pero tampoco esperes por tu cliente. Envía una factura después de finalizar cada uno de los hitos de un proyecto. O inmediatamente después de haber finalizado todo el proyecto.

Si envías la factura con prontitud, también aumentará las probabilidades de cobrarla puntualmente. O visto desde otro punto de vista, si envías una factura con retraso, el pago también llegará tarde. Hablando de lo cual…

5. No usar fechas de vencimiento

Enviar una factura a tiempo no vale de nada si no especificas a tu cliente cuándo esperas cobrarla. Nunca envíes una factura sin fecha de vencimiento, aunque sea una fecha a muy largo plazo (aunque tampoco lo entendería, pero esa es tu decisión).

Un consejo: indicar una fecha concreta es mucho mejor que decir algo tan genérico como «pagar en 30 días».

6. No recordar tus condiciones

¿Cuántas revisiones estás dispuesto a hacer? ¿Cuántas semanas adicionales de soporte ofreces después de finalizar el proyecto? ¿Cómo gestionas los reintegros y las devoluciones, y cuántos días tienen tus clientes para solicitarlos?

Es bastante probable que ya hayas incluido todas estas condiciones en tu contrato inicial, pero siempre es una buena idea recordárselo a tu cliente. De hecho, muchos clientes esperan a que el proyecto haya finalizado para empezar a hacer reclamaciones. Recordando tus condiciones en tu factura, estableces cuáles son tus límites y muestra a tu cliente cómo quieres ser tratado.

7. No hacer un seguimiento de los pagadores tardíos

El simple hecho de enviar una factura no garantiza que vayas a cobrar a tiempo. Ni siquiera que vayas a cobrar. Dicho esto, no hay razón para no hacer un seguimiento a este cliente dentro de lo razonable.

«¿Dentro de lo razonable?» Sí, dentro de lo razonable. Para saber un poco más sobre lo que quiero decir con esto, echa un vistazo a «Cómo gestionar los clientes que pagan tarde».

8. No poner tu logo en tu factura

Solo porque tu factura sea esencialmente el último paso en un largo proceso entre freelancer y cliente, no significa que debas dejar de lado su aspecto. Tu factura, exactamente igual que cualquier otro documento que hayas enviado a tu cliente, debe reflejar tu marca y tu profesionalidad.

Mejor aún, usa tu factura como una oportunidad para difundir tu marca. Pon tu logo en ella. Escribe tu dirección web y tu eslogan en el pie. No la sobrecargues de información, pero haz lo suficiente para recordar a tu cliente quién eres y qué haces, y por qué tu empresa debe permanecer en su mente como la que proporciona el mejor servicio.

No olvides usar tu verdadero nombre o razón social, además de tu marca. Recuerda que una factura es también un documento legal. No te dejes llevar solamente por las oportunidades de marketing pasivo 🙂

9. No establecer cómo quieres cobrar

Nunca asumas que tu cliente sabe cómo quieres cobrar tu factura. Si tu cliente está en China y tú estás en España, no querrás esperar durante un mes hasta que llegue un cheque por correo postal. Seguramente preferirás formas de pago alternativas como PayPal o Stripe.

Hablando de lo cual, haz que el proceso de pago sea lo más sencillo posible. Adopta las últimas tecnologías y empieza a aceptar pagos electrónicos.

10. No guardar (o hacer copias de seguridad) de tus facturas

Las facturas son uno de los documentos más importantes de cualquier negocio. Haz copia de seguridad de tus ficheros. Nunca sabrás cuándo los vas a necesitar de nuevo, por motivos impositivos o para reclamar un impago.

11. Añadir conceptos no previstos

Una de las formas más rápidas de conseguir enfadar a un cliente es añadir conceptos no previstos en tus facturas. Tu cliente nunca debe sorprenderse a la hora de recibir tu factura. Todas tus tarifas deben haber sido pactadas por anticipado.

Si necesitas incluir algún cargo adicional no previsto, la mejor manera de hacerlo es avisar a tu cliente antes de realizar el trabajo. Si tu cliente solicita algún tipo de tarea que no estaba pactada, hazle saber que tiene un precio y que tendrás que incluir el coste adicional en tu factura. Dale una oportunidad para lo piense dos veces y tome una decisión. Si elige seguir adelante, solo entonces podrás añadir ese cargo extra en tu factura (aunque, para evitar confusiones, te recomiendo añadirlo como un concepto por separado).

12. No facturar

Nunca jamás asumas que tu cliente sabe cuándo debe pagarte. Y no lo saben no porque sean tontos o porque quieran engañarte (aunque ambas cosas son posibles), sino porque, al igual que tú, ellos también son profesionales muy ocupados.

Por lo tanto, cobrar por tu trabajo es tu responsabilidad. Y el primer paso que debes dar para cobrar es enviar tu factura.

La buena noticia es que hacer y enviar una factura es un proceso muy sencillo. Especialmente si usas un programa de facturación como Quaderno.

Ya lo sabes: no tienes excusas para no enviar una factura. Y, retomando el punto de partida de este artículo, sería un gran error no hacerlo.