¿Cuáles son los gastos deducibles para un autónomo en la declaración de la renta?

Los autónomos que tributan en estimación directa, tanto en su versión normal como simplificada, deben llevar un control estricto de sus ingresos y gastos. La diferencia entre ambas cantidades determinará los impuestos que deben pagar al presentar su declaración de la renta.

Caso aparte son los autónomos que tributan en estimación objetiva (los famosos módulos). Estos autónomos pagan una cantidad predeterminada y fija de impuestos, independientemente de sus gastos reales.

Por lo tanto, si perteneces al primer grupo (como la gran mayoría de los autónomos), seguramente te habrás preguntado muchas veces cuáles son esos gastos deducibles que puedes añadir en tu declaración de la renta.

En este artículo te desvelamos las claves básicas para saber si puedes añadir un gasto en tu próxima declaración del IRPF.

Requisitos de un gasto deducible

Evidentemente, cualquier gasto que hagas en tu día a día no es deducible. Ya sabes, me refiero a esa cena de última hora que hiciste en el McDonald's o la colección de los tickets de gasolina de tu último viaje de vacaciones.

La regla número uno para considerar un gasto como deducible es que este tiene que estar vinculado a tu actividad económica y además estar perfectamente justificado con su correspondiente factura.

Es decir, olvídate de incluir en la declaración del IRPF el recibo de la luz o la factura del teléfono si no puedes justificar que lo usas exclusivamente para ejercer tu profesión.

Para que no se te pase nada por alto y estés preparado en caso de que tengas una inspección, lo mejor es tener un programa de facturación donde puedas registrar todos tus gastos y anotar el motivo de su realización.

Como regla general, te recomiendo no caer en la tentación de inflar los gastos con decenas de tickets sin sentido, porque te será mucho más difícil justificarlo cuando sea necesario.

Gastos deducibles para un autónomo

Los principales gastos que puede tener un autónomo se agrupan de la siguiente manera:

• Consumos de explotación: materias primas, combustibles, envases, embalajes y material de oficina, y todo lo que es necesario de forma directa para el desarrollo de tu negocio.
• Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores contratados en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, y premios e indemnizaciones.
• Seguridad social a cargo de la empresa: todos los recibos a la seguridad social que has pagado tanto a tu nombre como a nombre de tus trabajadores.
• Otros gastos de personal: gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios, etc.
• Arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero que no tengan por objeto terrenos, y solares u otros activos no amortizables.
• Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc.
• Otros servicios exteriores: gastos en I+D, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía, y otros gastos de oficina no incluidos en los apartados anteriores.
• Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE), otros tributos y recargos no estatales, y tasas, recargos y contribuciones estatales. No podrás deducirte ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo tus declaraciones de impuestos.
• Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, etc.
• Amortizaciones: todos los activos de tu negocio pierden valor con el tiempo. La pérdida de ese valor la puedes aplicar como gasto deducible. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades.
• Otros gastos deducibles: libros y revistas profesionales, gastos de asistencias a cursos, congresos y conferencias, cuotas de asociaciones empresariales, etc.

Dudas comunes

La mayoría de los autónomos tienen una serie de gastos que siempre generan dudas. Son los gastos relacionados con el domicilio personal, los vehículos y los viajes de trabajo.

Si trabajas desde tu propia casa, podrás deducirte la parte proporcional de la superficie que uses para desarrollar tu negocio de los siguientes gastos:

• impuestos locales relacionados con la vivienda.
• gastos de la comunidad.
• seguros de la vivienda.
• amortización del domicilio.
• intereses de la hipoteca.

Es decir, si tu vivienda tiene 100 m2 y tu despacho ocupa 25 m2, podrás deducirte un 25% de todos esos gastos. Evidentemente, tienes que comunicar este porcentaje a Hacienda a través de los modelos 036 o 037.

Si la casa está en alquiler, entonces deberás pedir a tu casero que te haga un contrato con IVA, al menos para el porcentaje de la casa que usas para trabajar. Los contratos de alquiler de locales para negocios están gravados con dicho impuesto.

Con respecto a los suministros de la vivienda (agua, luz, teléfono, etc.), necesitarás tener contadores independientes para la actividad y para tu uso personal.

En cuanto a tu vehículo particular, solo podrás deducirte los gastos que este genera (incluyendo gasolina, seguro, etc.) si lo usas al 100% para tu actividad profesional. Y te aseguro que eso es bastante difícil de justificar.

Por último, podrás desgravarte todos los gastos de desplazamiento, estancia y manutención que hayas tenido durante un viaje profesional. La única condición es que, como su nombre indica, sea un viaje de trabajo. Así que olvida añadir esa escapada de fin de semana 🙂