5 pasos para hacer mejores facturas

Si hay algo en lo que todos estamos de acuerdo, es que nadie nace siendo un experto en nada. Como freelancers y propietarios de pequeños negocios, a menudo no nos atrevemos a hacer ciertas preguntas porque tememos transmitir una supuesta imagen de ignorancia o falta de profesionalidad.

Me refiero a preguntas básicas del tipo «¿Cómo hago una factura?».

Para la mayoría de nosotros, hacer la primera factura es todo un rito de iniciación. Es la primera vez en la que formalmente demandamos una cierta cantidad de dinero por los servicios que hemos prestado o los productos que hemos vendido, y en la mayoría de las ocasiones no tenemos ni idea de cómo hacerlo. Es más, es muy probable que nos dé vergüenza preguntarlo.

Pero no hay vergüenza que valga. Hacer una factura no es nada de lo que debamos tener miedo. Los errores más comunes que todos comentemos cuando hacemos nuestras primeras facturas, también son los más sencillos de resolver. Simplemente, recuerda estos 5 pasos y verás cómo todo fluye como la seda.

Paso 1: conoce a quién y dónde vas a enviar tu factura

La persona con la que has interactuado a lo largo de un proyecto no tiene por qué ser la persona a la que debes enviar tu factura. Sobre todo si esa persona trabaja para una gran empresa.

Como regla general, cuanto más grande es el negocio, con más departamentos vas a tener que realizar algún tipo de gestión a lo largo de un proyecto. Incluso si has estado trabajando directamente con el jefe, puede suceder que tengas que mandar tu factura al departamento de contabilidad.

Debido a la complejidad inherente de las grandes compañías, los tiempos de espera para cobrar una factura tienden a ser mayores. Así que no esperes más tiempo del necesario y envía siempre tu factura al departamento correcto.

Incluso si trabajas para otro freelancer o pequeño negocio, asegúrate de enviar tu factura a la dirección correcta y comprueba que tu cliente no tiene una dirección de facturación diferente a su dirección de contacto.

Paso 2: muestra cómo y dónde contactar contigo

La dirección de tu cliente no es la única dirección importante. Él necesita también saber dónde y cómo contactar contigo. Asegúrate que tu factura contiene tu dirección de contacto (y tu dirección de facturación si es diferente).

Si tu negocio tiene un logotipo, no dudes en incluirlo en tu factura. Y dedica el tiempo que haga falta para elegir un buen diseño (o créalo tú mismo con tu diseñador de confianza). Cuanto más profesional parezca tu factura, mejor será la imagen que proyectes ante tu cliente y eso redundará positivamente en tu negocio.

Paso 3: los datos obligatorios

Existen una serie de datos que toda factura debe incluir:

• El número de factura. No puede haber ninguna factura sin un número que la identifique. Además de ser único, el número debe ser secuencial dentro de tu facturación y no puede existir ningún salto en tu numeración. Es decir, no puede haber ningún número sin usar en medio de una serie.
• La fecha de facturación. Toda factura debe incluir la fecha en la que fue emitida. La fecha debe ser posterior a la realización y entrega de tu trabajo.
• Los datos de tu cliente. Debes indicar el nombre, NIF y dirección fiscal de tu cliente.
• Tus datos de facturación. Lo mismo ocurre con tus datos. Debes indicar tu nombre completo, NIF y dirección fiscal.
• Los conceptos. Toda factura debe contener una tabla donde se especifica la descripción de tu proyecto/producto, su precio y los impuestos que incluye. Si tienes más de un proyecto/producto, añade una fila por cada uno de ellos.
• La fecha de vencimiento. No es un campo obligatorio, pero es muy recomendable incluir una fecha límite para el pago de la factura. Pacta dicha fecha con tu cliente antes de comenzar tu trabajo, y verás cómo se reduce el tiempo de espera para cobrar.

Paso 4: los pequeños detalles

Cuanto menos información innecesaria contenga una factura, más fácil será para tu cliente gestionarla y pagarla. Así que lo mejor es siempre centrarse en los datos obligatorios señalados anteriormente y evitar añadir información superflua.

Sin embargo, cuando te encuentres con un nuevo cliente o con un cliente «problemático», es probable que quieras añadir una serie de detalles extra (aunque estos ya aparezcan en tu contrato). Por ejemplo, podrías incluir información adicional sobre las condiciones de pago o tu política de devoluciones, o qué sucederá en el caso de que tu cliente no pague la factura en el plazo establecido.

En algunos caso, también puede ser interesante añadir información adicional sobre el servicio que has prestado. Si realizaste alguna hora extra o incluiste algún servicio adicional, no está de más indicárselo a tu cliente. Cuanto más transparente sea tu factura, mejor.

Paso 5: acelera tus ingresos

Hazlo todo lo más sencillo posible para tu cliente te pague. Cuantas más opciones le des para pagar, más fácil será para él abonarte tus servicios o tus productos.

Existen infinidad de formas de pago, aparte de las tradicionales transferencias bancarias o pagos en efectivo. Por ejemplo, puedes usar pasarelas online de pago, como PayPal o Stripe, o domiciliar tus facturas en la cuenta bancaria de tu cliente.

Aunque tengas tus preferencias, no descartes de entrada ninguna forma de pago. Que no haya ningún cliente que no quiera trabajar contigo porque no os ponéis de acuerdo en cómo se realizará el pago.

¿Necesitas más ayuda?

Como ves, crear una factura es algo muy sencillo. Solo basta con tener claro cuál es la información obligatoria que debes añadir, darle un aspecto lo más profesional posible, y ponérselo muy fácil a tu cliente para que te pague.

Si además quieres gestionar tu facturación de una forma simple para dedicar más tiempo a tu verdadero trabajo, siempre puedes usar una herramienta de facturación, como Quaderno.

No importa si eres un veterano o un novato, no hay excusa para no cobrar lo que te has ganado.