Facturas a instituciones públicas

Caramelos envenenados (o cosas que debes saber antes de trabajar para una institución pública)

Como cualquier otra mañana, lo primero que haces nada más sentarte en tu puesto de trabajo es encender el ordenador y empezar a revisar el correo pendiente. En medio de una larga lista de mensajes descubres uno que te llama la atención. No conoces quién es el remitente, pero su dirección de correo parece oficial. Tu ayuntamiento. Multa es el primer que concepto que viene a tu cabeza (cosas de la memoria asociativa). Pero no, el asunto parece referirse a otra cosa. «Solicitud de presupuesto», dice. ¿El ayuntamiento me está solicitando un presupuesto? ¿A mí?

Resulta que alguien les ha dado buena referencia de tu trabajo y han decidido solicitarte una estimación para desarrollar un pequeño proyecto. El mensaje describe con detalle en qué consiste el trabajo y cuáles son los documentos que debes entregar si estás interesado. Tienes 5 días de plazo para presentar tu oferta. El proyecto parece interesante y aparentemente sencillo, pero nunca has trabajado con un organismo público y no sabes cómo afrontarlo.

Qué bien te vendría ahora ese dinero, piensas. Y sin dudarlo un segundo más, abres tu bloc de notas y empiezas a escribir tu propuesta.

Stop.

¿Estás seguro? ¿De verdad quieres trabajar para tu ayuntamiento?

Antes de tomar una decisión, te voy a pedir que dediques unos minutos a lo que voy a contarte. Quizás te ayude a descubrir caramelos envenenados.

Dinero que nunca llega

Sí, los contratos públicos son muy atractivos. Generalmente se paga por encima de los precios de mercado. Pero esos precios altos se pueden convertir en un arma de doble filo.

Cobrar una factura en 60 días equivale a entregarle un préstamo a tu cliente durante ese tiempo. Y mientras tu dinero no llega a tu cuenta, tendrás que seguir afrontando impuestos y gastos corrientes.

A menos que tengas unos buenos ahorros, la situación puede volverse insostenible. Cuanto mayor sea el importe de tu factura, más margen de maniobra debes tener para posibles imprevistos.

Cada día, decenas de pequeños negocios en todo el mundo se ven abocados al cierre debido al impago de sus facturas. Al contrario de lo que puedas pensar, los responsables de la mayoría de esos impagos no son los consumidores o las pequeñas empresas ahogadas por las deudas, sino instituciones públicas y grandes empresas. Precisamente los que más dinero gestionan.

Por ejemplo, en el 2013 los negocios europeos perdieron hasta 350 mil millones de euros debido a retrasos en los pagos o facturas incobradas.

La nueva directiva europea contra la morosidad aprobada en marzo de 2013, establece que las autoridades públicas tienen un plazo máximo de 30 días para abonar cualquier factura. En caso de no respetar dicho plazo, el acreedor tiene derecho a los intereses de demora correspondientes al interés oficial establecido por el BCE más un 8%, además de 40 euros de derecho de cobro.

Sin embargo, la realidad es muy diferente. Según el European Payment Index 2013, el tiempo medio de pago de una factura por parte de una autoridad pública es de 61 días.

Retrasos en los pagos en la instituciones públicas en Europa en 2013

Como ves, las diferencias son notables entre los países del norte y del sur de Europa. Si tienes la suerte de ser una empresa sueca o noruega, tu gobierno tardará menos de 10 días de media en pagar. Sin embargo, si eres una empresa radicada en España o Italia, ese tiempo puede superar tranquilamente los 75 días.

Toma tu tiempo para pensar en ello. Desde el momento en que emites tu factura hasta que la cobras, pueden pasar varias semanas, incluso meses. Y durante ese tiempo seguirás teniendo tus gastos habituales.

El maravilloso mundo de la burocracia

Papeles. Propuestas. Contrapropuestas. Informes. Más papeles. Revisiones. Auditorías. Más papeles…

Sí, trabajar para la administración equivale a dedicar una gran parte de tu tiempo a cumplimentar formularios y entregar informes de toda clase.

Recuerda que trabajas con dinero público y todo debe estar totalmente justificado. Lo cual es totalmente comprensible. Pero la burocracia puede llegar a niveles insospechados.

Plantéate si tienes realmente tiempo para realizar todo ese trabajo extra sin perder la paciencia. Y en caso afirmativo, ten presente en tu estimación todas esas horas de más.

Jerarquías sin fin

Las instituciones públicas están fuertemente jerarquizadas. Eso significa que vas a tener que reunirte con muchos subdirectores, ayudante, asesores… Probablemente con todo el mundo menos con la persona que realmente toma las decisiones.

No te extrañe si tu proyecto inicial acaba convirtiéndose en algo completamente diferente después de sufrir los cortes/modificaciones/aportaciones de todos los que creen que tiene algo que decir (sin tener ni idea). De alguna forma deben justificar su sueldo, ¿no?

Sus principales injerencias se centrarán en el color de una imagen o el tamaño de una tipografía. Probablemente no vayan más allá, pero harán que tires mucho trabajo a la basura y que tengas que dedicar más horas de las previstas.

Entonces, ¿no debo trabajar para una institución pública?

Depende. Lo importante es que valores los posibles riesgos y tomes una decisión con la mayor cantidad de información posible.

Si eres un negocio pequeño, yo te recomiendo que afrontes solo proyectos pequeños donde un retraso en el pago no suponga muchos problemas.

Procura que la avaricia no te ciegue. El dinero es un potente imán, pero como decía Santa Teresa (y Truman Capote),

«Más lágrimas se derraman por las plegarias atendidas que por las no atendidas.»

* En Quaderno nos encanta ofrecerte información sobre impuestos y contabilidad pero, ¡ojo, no somos asesores fiscales! Si necesitas más información o tienes dudas, te recomendamos que consultes con expertos en la materia.

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